От Excel к автоматизации: разработка системы ведения заказов для завода по производству профлиста

Клиент: «Азия Строй Инвест» производит профнастил, металлический сайдинг, металлочерепицу, и продает их оптом и в розницу. С 2008 года в Барнауле работает основной цех и офис, а в 2013 году открыт дополнительный цех в Новокузнецке. Особенность производственного процесса и важное конкурентное преимущество компании в том, что изделия изготавливают по индивидуальным размерам заказчиков.

В течение многих лет все заказы клиентов, наряды на производство и заявки на доставку оформляли в Excel по шаблону. По мере роста объема заказов и производства становилось все сложнее работать в «ручном» режиме. Поэтому понадобилась программа, которая позволит хотя бы частично автоматизировать рутинные задачи, и будет более надежной с точки зрения хранения данных.

Перед нами была поставлена задача разработать программу, которая:

• заменит Excel;

• автоматизирует расчеты;

• будет более надежной (отслеживание правок, централизованное сохранение информации с разделением прав на операции);

• внешне не отличается от привычной таблицы.

Процесс работы над созданием приложения был разбит на несколько этапов:

1. Обследование: изучение текущих бизнес-процессов, номенклатуры, технологии работы.

2. Разработка и согласование начального технического задания.

3. Несколько этапов разработки, после каждого из которых результаты демонстрировали заказчику, вносили корректировки в интерфейс и детализировали функционал.

4. Внутреннее тестирование.

5. Установка программного обеспечения у заказчика, заполнение справочников и опытная эксплуатация.

6. Доработка и исправление ошибок по итогу опытной эксплуатации.

7. Переход к промышленной эксплуатации.

В ходе изучения бизнес-процессов в компании заказчика выяснилась важная особенность этого проекта — сложная структура номенклатуры продукции, что влияет на оформление заказов и ведение прайса.

В простом «классическом» прайсе цена зависит от вида товара и 2-3 дополнительных факторов. В нашем случае на цену последовательно влияют несколько факторов, причем все они взаимосвязаны:

→ Сначала выбираем форму металлопрофиля (форм-фактор).

→ Для каждой формы есть определенный набор возможных толщин материала.

→ Для каждого форм-фактора и толщины материала есть свой набор покрытий.

→ Производство ведется на заказ, поэтому длина изделия индивидуальна.

И это еще не все — после учета указанных выше факторов нужно выбрать вид прайса: розничный, оптовый или дилерский. В результате у одного товара может быть до 10-12 вариантов цены. При разработке программы нам нужно было учесть эту особенность, чтобы облегчить ведение прайса и полностью автоматизировать расчеты при оформлении заказа.

Еще на моменте обсуждения деталей технического задания мы выяснили, что заказчика не устраивает классический способ выбора товаров из справочника, как это реализовано, например, в программах семейства 1С.

Поэтому была разработана уникальная экранная форма, максимально ускоряющая ввод информации о заказе. Структура интерфейса такова, что, несмотря на сложное устройство номенклатуры продукции и прайса, выбор товарной позиции выполняется по нескольким введенным символам с автоподстановкой значений из справочника.

Визуально форма практически не отличается от привычной для менеджеров таблицы. Но за счет автоматизации для ее заполнения нужно совершать меньше действий, чем раньше, а многие ошибки ввода просто исключены.

Следующим этапом проекта стала автоматизация процесса формирования наряд-заказов с учетом даты выполнения и особенностей производства.

Разные станки могут производить продукцию определённого форм-фактора, поэтому на каждый станок должен формироваться отдельный наряд, вбирающий в себя позиции из разных заказов. При этом порядок следования позиций в наряде должен соответствовать последовательности производства изделий — от большей длины к меньшей. Такая организация производства позволяет избежать деформации продукции и облегчить погрузку.

При формировании расписания доставки продукции также важно правильно рассчитывать вес и максимальные габариты каждого заказа. Это позволяет подобрать подходящий автомобиль, исходя из его вместимости, грузоподъемности и заявленной даты доставки продукции.

В результате разработки и внедрения нашего решения наряд-заказ на производство стал формироваться автоматически, сразу с учетом заявленной даты готовности и технологических особенностей (производство продукции одноименного форм-фактора от большей длины изделия к меньшей). Кроме того, если в заказе есть позиции, которые производят только в Новокузнецке, менеджер может сразу добавить их в подзаказ и отправить его на производство.

Разработка и внедрение системы помогли достигнуть целей, обозначенных на старте проекта. Компания получила инструмент для автоматизации рутинных расчетов, сохранив при этом привычный порядок работы и знакомый сотрудникам формат ввода данных.

Кроме этого, уже после завершения основного этапа внедрения в качестве доработки реализована отправка печатной формы по email. Менеджеры создают проекты заказов и прямо из системы отправляют их на согласование клиентам по электронной почте. Также автоматизирована рассылка прайсов постоянным клиентам по адресам из справочника контрагентов.