От корпоративного портала к HR-экосистеме: цифровая трансформация «Автозавода Санкт-Петербург»

«Автозавод Санкт-Петербург» обратился к нам с прикладной задачей: после изменения корпоративного ИТ-ландшафта компании необходимо было восстановить утраченные внутренние сервисы и коммуникации и создать удобное единое цифровое окно для сотрудников.

Ранее часть этих функций обеспечивали зарубежные корпоративные решения. После их недоступности коммуникации и HR-процессы оказались разрозненными. Особенно это затрагивало производственный персонал: у значительной части сотрудников не было корпоративной почты, и важная информация распространялась через офлайн-каналы, личные обращения и различные несвязанные инструменты.

Это приводило к ряду проблем:

- сотрудники не получали информацию оперативно;

- HR и руководители тратили много времени на повторяющиеся вопросы и ручные коммуникации;

- запросы документов и сервисные обращения выполнялись вручную;

- процессы подбора, адаптации и оценки сотрудников были разрозненными.

Основная задача проекта на старте была достаточно практичной — создать современный корпоративный портал и единый канал взаимодействия сотрудников с HR-сервисами, при этом решение должно было быть импортонезависимым, удобным для производственного персонала и пригодным для дальнейшего развития.

Вместо того чтобы просто разработать новый корпоративный портал как отдельный сайт или внутренний сервис, мы предложили клиенту использовать KitBot (платформа с искусственным интеллектом для автоматизации найма и HR-процессов) как технологическую основу. Это позволило сразу решить текущую задачу — восстановить внутренние коммуникации и сервисы — и при этом заложить фундамент для дальнейшего развития.

Проект стартовал с портала и HR-бота как двух связанных точек входа в цифровую среду. Сначала были закрыты базовые задачи коммуникаций и доступа к сервисам. Далее, по мере появления новых задач бизнеса, на эту платформу начали добавляться новые модули и процессы.

Так корпоративный портал постепенно превратился из инструмента доступа к информации в центральную платформу HR-процессов предприятия.

Важно, что эта трансформация происходила поэтапно. Клиент не внедрял большую HR-систему одномоментно и не инвестировал значительный бюджет на старте. Вместо этого компания развивала уже работающую систему, добавляя новые возможности по мере необходимости.

Первым шагом стало создание нового корпоративного портала и запуск чат-бота на базе платформы KitBot.

Чат-бот стал доступным каналом коммуникации для всех сотрудников, включая производственный персонал, у которых не было возможности использовать электронную почту. Портал и бот работают как единая система: бот используется для уведомлений и быстрых сценариев, портал — для более сложных сервисов и администрирования.

Сотрудники получили доступ к:

- новостям и объявлениям компании;

- информации о графиках, транспорте и сервисах завода;

- справочной информации и контактам;

- запросу документов и справок;

- опросам и внутренним коммуникациям.

На этом этапе была решена исходная задача клиента: вместо утраченных и неудобных каналов появился новый импортонезависимый цифровой контур, доступный для всего предприятия.

Главная страница портала

Пример чат-бота в мессенджере сотрудника

После запуска базового единого окна стало понятно, что платформа может решать не только задачи внутренних коммуникаций.

Мы реализовали сценарий работы с ярмарками вакансий. Через чат-бот участники мероприятий стали регистрироваться, проходить интерактивный сценарий знакомства с компанией и автоматически попадать в базу потенциальных кандидатов.

Так портал и бот начали работать уже не только на действующих сотрудников, но и на внешний контур HR-процессов. Офлайн-мероприятия превратились из разовой активности в системный канал формирования кадрового резерва.

Бот проводит студентов через короткий интерактивный сценарий: участники отвечают на вопросы о компании, знакомятся с заводом и его возможностями, а также участвуют в небольшом квизе.

Все данные об участниках ярмарки собираются централизованно на портале, без ручного сбора контактов и ведения отдельных списков.

Когда база в виде портала и бота уже работала, следующим логичным шагом стала автоматизация адаптации новых сотрудников.

Мы реализовали процесс сопровождения сотрудника во время испытательного срока. Бот автоматически отправляет нужные сообщения, собирает обратную связь, напоминает о контрольных точках. Руководители получают напоминания о необходимых действиях, а HR — структурированные данные о прохождении адаптации.

В результате процесс адаптации стал более управляемым и прозрачным, а выявление проблем происходит значительно быстрее.

Бот сам инициирует коммуникацию: сопровождает сотрудника в ключевые моменты адаптации и задаёт контрольные вопросы по заранее заданным таймингам

Параллельно бот работает с руководителями: напоминает о контрольных точках, подсказывает, какие действия необходимо выполнить на каждом этапе, и синхронизирует их с обратной связью от сотрудника.

Сотруднику предлагается поставить оценку на каждом этапе адаптации. В случае негативной оценки, бот запрашивает развернутую обратную связь. Такие сигналы автоматически передаются в систему, создается задача для отработки HR-службой.

По мере роста роли портала как повседневного инструмента появилась следующая потребность: упростить навигацию внутри компании.

Мы добавили в портал модуль визуализированной оргструктуры — живую карту подразделений, сотрудников и руководителей. Это помогло сотрудникам быстрее ориентироваться в компании, находить нужных коллег и понимать структуру взаимодействия, а HR — поддерживать актуальность данных и порядок в организационной модели.

Теперь структура отображается не «списком», а понятно и логично: можно открыть схему, увидеть отделы, посмотреть состав команды и понять, кто кому подчиняется.

Детальная информация о сотруднике

Следующим этапом развития платформы стала автоматизация ежегодной оценки персонала.

На базе KitBot мы перенесли в систему процесс постановки целей, оценки компетенций, фиксации достижений, промежуточных этапов и итоговой оценки. Чат-бот используется для уведомлений и напоминаний о ключевых этапах оценки, а сама работа с данными проходит через портал.

Благодаря этому оценка стала:

- быстрее;

- прозрачнее;

- удобнее для сотрудников, руководителей и HR;

- связанной с реальными данными по развитию сотрудника, а не разрозненными таблицами.

Заполнение оценки сотрудником

Управление оценками сотрудников: интерфейс администратора

Итоговая оценка с рекомендациями

Портал выступает основной рабочей средой, где сосредоточены данные, сервисы и HR-процессы.Чат-бот стал каналом быстрых коммуникаций: через него сотрудники получают уведомления, напоминания и запускают нужные сервисные сценарии. Технологической основой всей системы выступает платформа KitBot.

Такая архитектура позволила развивать систему без появления новых разрозненных инструментов: каждый следующий модуль становился частью уже существующей платформы и усиливал её функциональность.

В результате «Автозавод Санкт-Петербург» получил не просто корпоративный портал, а масштабируемую цифровую HR-среду, которая поддерживает ключевые процессы работы с сотрудниками и кандидатами — от привлечения и адаптации до коммуникаций, развития и оценки персонала. Платформа продолжает развиваться: в партнёрстве с заказчиком мы внедряем новые инструменты и автоматизируем дополнительные HR-процессы предприятия.

Проект показал, что цифровая трансформация может происходить постепенно: начиная с решения конкретной операционной задачи и последовательно перерастая в единую платформу управления HR-процессами предприятия.

Ключевые результаты:

- 100% сотрудников получили доступ к единому цифровому каналу;

- число пользователей системы выросло с 100 до 1000 за первый месяц;

- количество рабочих встреч сократилось в 10 раз;

- число повторяющихся вопросов уменьшилось в 3 раза;

- типовые запросы стали обрабатываться за 3 минуты вместо 30 минут;

- ежегодная экономия составила около 1 млн рублей за счёт отказа от иностранных лицензий;

- 90% сотрудников отметили улучшение доступа к информации и удобство нового инструмента;

- нагрузка на HR по процессу оценки снизилась на 70%;

- количество контактов потенциальных кандидатов с ярмарок вакансий выросло на 85%;

- адаптация стала более управляемой, а проблемные кейсы начали выявляться в 2–3 раза быстрее.