Платформа для аттестации иностранных граждан

К нам обратился Университет Льва Толстого с задачей перевести процесс проведения экзаменов в цифровой формат, не нарушая существующие регламенты и очный сценарий сдачи. Требовалось не просто создать платформу, а аккуратно встроиться в существующий процесс тестирования.

Дополнительно необходимо было учесть требования, которые обычно остаются за рамками базовой цифровизации:

— видеофиксацию экзаменов;

— хранение и управление большими объемами видеоданных;

— формирование протоколов и отчетных документов;

— выгрузку данных во внешние (в том числе федеральные) реестры;

— работу в закрытом контуре заказчика.

Экзамены по русскому языку для иностранных граждан являются обязательными для получения патента, РВП и ВНЖ. При этом форматы экзаменов различаются:

— для патента — только письменная часть;

— для РВП и ВНЖ — письменная и устная части.

До внедрения системы процесс был полностью ручным: запись по телефону, оформление заявок сотрудниками при личном визите, бумажные заявления и последующая ручная обработка документов. При этом сохранялись строгие требования к фиксации экзамена и отчётности, что создавало значительную операционную нагрузку.

Для реализации проекта была разработана комплексная платформа, включающая веб-админку для управления экзаменами, заявками и пользователями, а также отдельное приложение для проведения экзаменов с фиксацией процесса.

Основной акцент сделан на обеспечении стабильности и безопасности сдачи за счёт изоляции этого процесса от административного контура.

На старте мы проработали ключевые пользовательские сценарии и требования к надежности системы в условиях экзаменационной нагрузки. Особое внимание уделили тому, как система будет вести себя во время длительных сессий и при работе с чувствительными данными.

При проектировании учитывали:

— необходимость устойчивой работы при одновременной записи видео и обработке данных;

— различные жизненные сценарии заявок (переносы, неявки, пересдачи);

— требования к хранению и доступу к материалам экзаменов;

— работу системы в закрытом контуре заказчика;

— синхронизацию данных между частями системы без потери целостности.

Также заранее учли работу с большими объемами данных и видеозаписей, чтобы система сохраняла стабильность при росте нагрузки.

Ключевая часть системы — модуль проведения сессии. 

Для обоих форматов используется общий подготовительный этап:

 — проверяется техническое состояние оборудования;

 — выполняет идентификацию кандидата: участник подтверждает личность и предоставляет документ, который визуально сверяется специалистом с данными из заявки;

 — запускается фиксация видео, аудио и экрана.

Далее процесс отличается в зависимости от сценария:

 — при устной части проходит общение со экспертом, при этом всё действие записывается и в дальнейшем оценивается на основе видеоматериалов;

 — при письменной части кандидат проходит тестирование, используя код доступа и выполняя задания в системе.

Запись ведётся на протяжении всей сессии и привязывается к конкретной заявке. После завершения материалы становятся доступны для проверки специалистами.

Была реализована гибкая статусная модель, учитывающая реальные сценарии:

— создание и заполнение;

— подтверждение и оплата;

— допуск и прохождение экзамена;

— неявка, перенос или отмена;

— завершение с результатом (сдан / не сдан).

Система учитывает сложную логику оценки:

экзамен может считаться несданным даже при достаточном общем балле, если не пройдены минимальные пороги по отдельным обязательным разделам. Эта логика встроена в платформу и применяется автоматически.

Экзамены сопровождаются длительными видеозаписями, поэтому отдельное внимание было уделено их обработке и хранению:

— загрузка и хранение видео в S3-совместимом хранилище;

— привязка файлов к экзаменам и заявкам;

— обеспечение быстрого доступа для просмотра;

— поддержка стабильной работы при больших объёмах данных.

Система автоматически формирует:

— протоколы экзаменов;

— ведомости;

— отчёты по результатам;

— выгрузки для внешних систем.

На выходе формируется структурированный пакет данных:

— таблицы с результатами;

— документы в PDF;

— связанные файлы с ссылками из отчётов;

— архивы для передачи и хранения.

Также система подготавливает данные для загрузки во внешние, в том числе федеральные, реестры, структурируя их в нужном формате.

Система внедрена и используется для проведения экзаменов. Через платформу проведено около 460 экзаменов.

Процесс был полностью переведен в цифровой формат:

 — автоматизирована работа с заявками;

 — исключены ручные операции при фиксации данных;

 — обеспечена видеофиксация экзаменов;

 — централизовано хранение результатов и документов;

 — реализована автоматическая генерация отчётности и выгрузок.

На текущем этапе система закрывает базовые потребности и продолжает расширять функциональность. 

В планах:

 — добавление аналитики и статистики по экзаменам (количество сдач, явка, пересдачи, динамика);

 — разрезы по специалистам и категориям кандидатов: система позволит анализировать загрузку специалистов (сколько экзаменов принял каждый) и процент успешной сдачи, а также смотреть статистику по кандидатам — например, по гражданству — чтобы понимать, где выше или ниже процент прохождения и видеть общую картину по экзаменам;

 — запуск внешнего портала для самостоятельной подачи заявок с загрузкой документов;

 — развитие инструментов для управления базой экзаменационных вопросов внутри системы.

Платформа позволила перевести процесс проведения экзаменов в цифровой формат и снизить зависимость от ручных операций. Одновременно было заложено основание для дальнейшего внедрения аналитики и расширения пользовательских сервисов.