Организация хакатонов на новом уровне: кейс успешной платформы

Хакатоны.рус — это крупнейший информационный портал про хакатоны, проект АНО «Цифровая молодежь». Они занимаются продвижением и организацией хакатонов и IT–мероприятий с 2018 года. За это время провели и продвигали более 95 IT–событий по всей России.

Обычно для организации таких хакатонов нужны большие затраты человеко-часов, чтобы упорядочить списки, структурировать команды, собрать для жюри решения команд, получить от них оценку, а после сделать дизайн сертификатов участников и дипломы. На это у организаторов уходит до 80% всего времени.

Клиент к нам пришел с основной задачей — разработать единую платформу для того, чтобы упростить, оцифровать и автоматизировать всё, что возможно.

Что нужно было сделать:

— Упростить регистрацию, сбор списков, поиск команды и формирование процессов онлайн- и офлайн- IT-мероприятий.

— Сделать платформу удобной на всех этапах соревнований, а также выводить таймлайн мероприятия для Организаторов, Жюри и Участников.

— Дать возможность проводить мини-курсы, митапы и вебинары во время хакатона.

— Реализовать все принципы и возможности офлайн-мероприятий.

— Облегчить поиск участников для HR-целей, а также сделать наглядное выведение итогового рейтинга.

— Ускорить выставление оценок от членов жюри по разным критериям, уникальным для каждого хакатона.

— Автоматизировать проведение чек-пойнтов, выдачу и генерацию сертификатов.

Также выяснили: участникам онлайн- и офлайн-соревнований важна возможность поиска разработчиков в команду, а у организаторов много времени уходит на формирование списков команд, сбор их решений, предоставление их на оценку жюри, генерацию уникальных кодов, регистрацию и выпуск сертификатов участников совместно с дизайнером.

Главной нашей задачей была цифровизация и автоматизация организационных процессов. Чтобы разработать функционал личных кабинетов, команда провела исследование поведения участников, экспертов и организаторов хакатонов.

В результате у нас получилось реализовать все процессы, разработав 3 вида личных кабинетов для участников, жюри и организаторов. И получилось успешно расширить функционал для организаторов и жюри, сделав сервис еще более удобным.

— Версия MVP была готова уже через 2 месяца, за год система была готова к работе;

— Разработанная система уменьшила затраты человеко–часов в 8 раз, теперь организаторам не нужно самостоятельно вбивать все данные в сложную таблицу и управлять ей вручную;

— По словам участников хакатонов, работа «на удаленке» стала удобнее. Весь процесс легко организовать, а динамику проекта удобно отслеживать;

— Сократилось количество пропущенных дедлайнов. До внедрения платформы на одном из мероприятий 16 из 52 команд нарушили дедлайны, после внедрения их количество уменьшилось до 3 благодаря динамическому таймлайну;

— Жюри легко найти все материалы команд в личном кабинете. Теперь нет необходимости искать это в разных таблицах, а путаница результатов исключена.