Проверка комплекта закупки: сверка за пару часов вместо пары недель, более 500 закупок

Заказчик — Минцифра. Министерство проводит закупки регулярно и комплектами. В комплекте на одну закупку несколько документов: план-график, описание объекта закупки, обоснование начальной цены, коммерческие предложения и контракт. Они должны сходиться между собой: позиции, количества, единицы измерения, коды, адреса поставки, сроки.

Человек держит в голове десятки числовых соответствий сразу. Цена за единицу умножается на количество, строки складываются в этап, этапы — в итог, и всё это должно совпасть с коммерческими предложениями. Комплектов много, каждый большой, и ручная сверка занимала пару недель на комплект.

Требовалось найти расхождения до того, как закупка уходит на размещение, пока их ещё можно поправить. И сделать так, чтобы система не выдавала догадки за ошибки.

1. Разобрали документы. Файлы DOCX раскладываются на абзацы и таблицы с сохранением структуры: объединённых ячеек, многоуровневых заголовков, порядка блоков. Без этого таблица превращается в кашу из чисел.

2. Посчитали арифметику. Цена за единицу на количество, суммы строк, итоги этапов, общий итог. Считает обычная программа с жёсткими правилами, а не нейросеть: так результат можно проверить руками.

3. Сверили документы между собой. Коммерческие предложения сопоставляются с описанием объекта закупки и обоснованием цены: по позициям, единицам измерения и кодам. Отдельно проверяются адреса, даты и признаки.

4. Подключили нейросеть только для сложного. Она помогает, когда таблица плохо распозналась или позицию не удаётся сопоставить формально. Её ответ не заменяет данные, уже извлечённые верно.

5. Выдали отчёт со статусами. Каждая проверка получает «ОК», «Ошибка» или «Требует проверки». Специалист открывает список несошедшегося, а не весь комплект.

От клиента нужны комплекты в формате DOCX. Сканы и бумага — отдельная задача.

• Через систему прошло более 500 закупок с момента интеграции.

• Сверка комплекта занимает пару часов вместо пары недель.

• 92% позиций система сопоставляет сама. Остальные 8% выносит специалисту с уже подобранными аналогами.

• Система работает в промышленной эксплуатации, а не в режиме пилота.

Что сделали: систему, которая проверяет комплект целиком и показывает, где расхождение, в каких документах и в каких строках. Работает на серверах Минцифры, документы во внешние сервисы не уходят.

Границы: система сверяет документы между собой, а не с законом, и не заменяет юриста. Решение и подпись остаются за человеком. Эффект есть там, где закупки идут потоком.