Разделить потоки и ускорить документооборот: как компания «АВТО-ЕВРО» внедряла «БИТ Финанс»

АО «АВТО-ЕВРО» специализируется на продаже запчастей для иномарок и отечественных автомобилей. Ассортимент интернет-магазина компании превышает 10 млн артикулов. «АВТО-ЕВРО» также развивает такие направления бизнеса, как продажа оборудования для автосервиса и развитие тренинг-центр для обучения сотрудников автосервиса.

Основными предпосылками к автоматизации бизнес-процессов компании стали:

• Отсутствие автоматизированной системы управление потоками денежных средств;

• Ручной сбор управленческой отчетности;

• Скорость подготовки управленческих отчетов.

Из-за того, что согласование платежных документов происходило по электронной почте, и их поток мог насчитывать до 40 тыс. единиц в день, заказчик столкнулся с невозможностью обрабатывать такие объемы, а соотвественно эффективно вести основную деятельность.

Выявить проблему и подобрать решение

Для выбора наиболее подходящей системы автоматизации было проведено тщательное обследование работы компании.

В качестве основного метода сбора информации было выбрано проведение интервью с владельцами предприятия и ответственными пользователями.

Использовались также дополнительные методы обследования:

• метод изучения и анализа предоставленных, отчетных и вспомогательных форм в формате MS Excel и другой информации, используемых в организации для ведения оперативной деятельности и формирования управленческой отчетности;

• метод проведения совещаний с презентацией типового функционала программного продукта «БИТ.ФИНАНС для Бухгалтерии предприятия 3 КОРП».

В результате обследования были поставлены основные задачи автоматизации проекта:

• Создать информационную систему для компании на базе типового решения «БИТ.ФИНАНС для Бухгалтерия предприятия 3 КОРП» и «1С: Документооборот»;

• Реализовать в новой системе отражения операций по следующим блокам: Казначейство; Бюджетирование.

• Автоматизировать сбор фактических данных в разрезе управленческой аналитики.

При этом для их решения был определен следующий состав программных продуктов:

• «1С: Бухгалтерия КОРП предприятия» для каждого юридического лица компании заказчика;

• «БИТ.ФИНАНС для Бухгалтерия предприятия КОРП»;

• «1С: Документооборот».

Как вдвое ускорить документооборот

Всего процесс автоматизации «АВТО-ЕВРО» занял полгода. На первом этапе проекта работала команда, состоящая из руководителя проекта, программиста и двух аналитиков, на втором – потребовались усилия программиста и аналитика.

В рамках эксплуатации системы была выявлена такая проблема, что объем документов, мигрирующих между системой «БИТ.ФИНАНС» и двумя бухгалтерскими базами, не мог быть обработан штатными средствами. Для ее решения был использован метод порционной загрузки, когда, например, единый поток из 40 тыс. документов разбивался на потоки по 10 тыс. единиц, что позволило значительно ускорить их загрузку. Дополнительный эффект дало также отложенное проведение документов по регистрам бухгалтерии. В результате обмен удалось ускорить в два раза.