Разработка CRM-системы для менеджера по продажам

Создание CRM-системы с нуля: сделать удобный кабинет для менеджера по продажам, в котором будет вестись учет всех лидов и клиентов, храниться история общения по заявкам, и где сейлз сможет отслеживать прогресс выполненной работы (план и факт).

История этой разработки началась в день, когда была недоступна CRM-система, где в тот момент мы вели учет заявок. Менеджер на целый день остался без доступа к задачам и контактам, не смог связаться с теми, кому обещал позвонить.

И тогда мы задумались о минусах использования сторонней программы:

- все данные наших клиентов, включая конфиденциальную информацию, хранятся не у нас,

- при недоступности ресурса останавливается работа менеджера; есть страх потерять все данные, в случае более серьезного сбоя,

- мы планировали оцифровать далее все бизнес-процессы компании, чтобы их было удобно контролировать, но ни одна из систем, которые мы тестировали, не давала всех нужных нам возможностей,

- за использование программы нужно платить: на 1-2 менеджеров сумма выходит не большая, но если переводить всю компанию — уже существенная.

Было решено приступить к разработке собственной программы, которая станет фундаментом для нашей системы автоматизации — BrickCRM.

В последующих этапах были реализованы:

- Кабинет партнера,

- Кабинет менеджера проектов,

- Кабинеты директора и администратора,

- Функционал маркетолога,

- Кабинет сотрудника для отслеживания KPI,

- Мобильные приложения для всех ролей.

Для работы в системе нужно авторизоваться.

Наша команда использует для коммуникации мессенджер Slack, поэтому добавили возможность войти с помощью Slack-аккаунта по нажатию одной кнопки. При этом система проверяет совпадение email-а пользователя и его авторизацию в мессенджере.

Стартовой страницей для сейлза является Дашборд. Здесь он видит план продаж, достигнутые на текущий день результаты. И также созданные по лидам задачи: просроченные подсвечиваются красным, а выполненные уходят вниз списка.

С Дашборда можно перейти к Динамике продаж, где можно посмотреть изменение результатов за период.

Изначально список лидов был сделан в виде таблицы, а шаг воронки — этап, на котором сейчас находится заявка, указывался в одном из столбцов. Но в процессе использования CRM-системы поняли, что удобнее будет визуально распределить данные по этапам, чтобы понять, сколько заявок на каком шаге находится.

Первый вариант страницы с заявками

Карточки с лидами по методу Kanban

Вот то преимущество, на которое мы расчитывали, приступая к разработке своей CRM-системы: если что-то работает не лучшим образом — мы можем это исправить!

Для быстрого поиска заявки по названию или контактному лицу есть поиск. А если нужно отсортировать список по городу, источнику заявки, оказываемой услуге или другим параметрам — используется Расширенный фильтр.

Полученный список лидов можно выгрузить в формате Excel, удобно, чтобы собирать аудиторию для рекламы. Например, сохранить всех, кто интересуется разработкой мобильного приложения в городе Казань.

Если какой-либо фильтр используется часто, сохраните его: будет отображаться наверху страницы. Управление фильтрами (создание, редактирование, удаление) происходит здесь же или на странице Фильтры.

Новая заявка может поступить автоматически с сайта, в этом случае она подсвечивается красным до тех пор, пока менеджер ее не обработает. Или же заводится вручную.

При заполнении контактных данных, если такой клиент уже есть в нашей Базе, информация подставится автоматически.

Далее в Карточке созданной заявки отображается вся информация по обращению: контактные лица, статус, задачи и заметки менеджера, прикрепляются материалы. Сохраняем здесь всю историю переписки, чтобы по прошествии времени легко было вспомнить, о чем говорили с клиентом. А для руководителя это дополнительный инструмент проверки качества работы сейлза.

Закрыть лид можно со статусом Отказ или Сделка. При отказе нужно обязательно выбрать причину. Все завершенные заявки переходят в раздел Архив, и менеджер может вернуться к ним при необходимости.

В разделе Контакты собирается список контактных лиц со всех заявок, его тоже можно отфильтровать и/или выгрузить.

Для просмотра подробной информации нужно перейти в Карточку клиента. Все заявки, проекты, актуальные спринты отображаются здесь, с возможностью быстро оказаться на нужной странице.

Аналогично собираются и данные по компаниям. Из Карточки можно перейти к лидам или проектам организации, посмотреть контактных лиц и реквизиты.

Сразу сделали внесение реквизитов в отдельных полях, т.к. планируем дальше автоматизировать процесс составления договоров и счетов.

Кроме основного функционала CRM-системы, сотруднику также доступен Календарь — здесь он может посмотреть накопленные отпускные дни, запланированные мероприятия, свои больничные и отгула.

В разделе Справочники происходит управление городами, а в Фильтрах — сохраненными фильтрами. Wiki — ссылка для быстрого перехода в Базу знаний нашей компании.

Кабинет менеджера по продажам стал первым этапом в создании корпоративной ERP-системы. Мы оцифровали работу с заявками, что позволило перейти к следующей большой задаче — автоматизации учета проектов.