Разработка системы контроля и планирования рабочего времени сотрудников

Мы, как компания, специализирующаяся на разработке программного обеспечения, периодически сталкивались с проблемой простоя или перегрузки разработчиков. Будучи IT-аутсорсинговым агентством, мы работаем сразу над несколькими проектами, выделяя под каждый команду от 3 до 15 человек. Иногда мы сталкивались со сложностями в планировании и распределении загрузки сотрудников (большой штат, сложно синхронизироваться). Конечно, это негативно сказывалось на рентабельности проектов.

Мы понимали важность эффективного планирования рабочего времени, поэтому решили разработать собственную систему управления загрузкой сотрудников. Поиск готовых решений на рынке не увенчался успехом - существующие системы либо были слишком сложными, либо не соответствовали нашим бизнес-процессам.

Первым шагом стало детальное изучение всех процессов компании. Были опрошены менеджеры проектов, проведено совещание с отделом разработки, а также получена обратная связь от ТОП-менеджмента, чтобы выявить ключевые боли и требования к будущей системе. На основе собранной информации был создан прототип, который лег в основу разрабатываемого программного обеспечения.

Для реализации проекта была сформирована команда, включающая менеджера, разработчиков и тестировщиков. Мы относились к своему проекту точно также, как и к коммерческому - ставили конкретные сроки, формировали отчеты, фиксировали прогресс. Перед командой стояла задача - сделать проект в течение 1 месяца. 

Вызов был принят! И началась активная работа.

Менеджер ставил задачи в виде карточек на доске Shtab, разработчики брали их в работу, а тестировщики подключались на этапе проверки. Отработанный процесс позволил уложиться в отведенные сроки и получить рабочую версию системы.

Разработанная система ItFox Gant имеет следующий функционал:

- График работы сотрудников с визуализацией загрузки по спринтам (5 рабочих дней). Загрузка отображается цветовой индикацией: зеленый - полная, красный - перегрузка, серый/желтый - частичная.

- Диаграмма загруженности, показывающая общую и проектную занятость каждого члена команды. Это помогает оперативно реагировать на неравномерную занятость, фиксировать загрузку. 

- Система мониторинга дат выставления счетов и статусов платежей, что помогает эффективно управлять дебиторской задолженностью.

Мы также намерены внести ряд улучшений в систему. В первую очередь, планируется внедрение анализа план/факт с помощью интеграции со счетчиком из сервиса Shtab. Это даст возможность контролировать время, которое сотрудники тратят на проекты.

После завершения тестирования мы собираемся создать собственный счетчик, который будет оснащен функцией захвата скриншотов и отслеживания индекса активности.

После внедрения ItFox Gant мы избавилась от проблем простоя и перегрузки персонала. Теперь руководство имеет полную картину по загрузке сотрудников, как в текущий момент, так и на несколько месяцев вперед. Это позволяет оперативно реагировать на изменения и предотвращать "сюрпризы" в виде простоя команд.

Ключевые преимущества системы:

- Кроссплатформенность и мгновенное обновление данных, в отличие от статичных таблиц Excel.

- Возможность адаптации под потребности других компаний, ведущих одновременно несколько проектов.

По словам Вячеслава Черкасюка, руководителя проектов ItFox, новая система значительно упростила управление загрузкой сотрудников и анализ проектов. Теперь нет необходимости сводить информацию из разных источников - система делает это автоматически.