Как мы сократили потери сырья при производстве полуфабрикатов с 50% до 2%

Заказчик - руководитель сети предприятий фудтех - от ресторанов до шведских линий в отелях. При производстве полуфабрикатов (котлет, пельменей и т.д.) он сталкивался с проблемой “потери” части сырья. Как это происходило:

На предприятие поступило 10 кг мяса. В процессе его обработки вес сократился до 8 кг. Куда исчезли оставшиеся 2 кг? Почему кусок мяса уменьшился? Это оттаивание, срочный заказ или, может быть, недобросовестность сотрудников? Точного и быстрого ответа на эти вопросы не мог дать никто.

Заказчик не согласился с такой неопределенностью — ему нужны были четкие данные.

Однако, чтобы разобраться почему, сколько и куда ушло сырья, приходилось проверять бумажные записи, искать исполнителей. Это долго и не всегда результативно. Кроме того, при “бумажном” учете инвентаризация занимала очень много времени.

Заказчик понял, что ему нужно….

Задача:

Сделать производственный процесс прозрачным для собственника и руководства, а также полностью уйти от бумажного учета.

Идея по решению проблемы:

Заказчик решил заказать разработку автоматизированной системы учета на всех этапах производства. Программа, которая будет фиксировать все данные про продукты. Как их обрабатывают. Как меняется вес, внешний вид, температура. Кто ответственный по текущему этапу. Одним словом, автоматизацию процесса контроля.

Итак, 10 кг говядины “путешествуют по кухне”. Их оттаивают, разделывают, делят на полуфабрикаты и т.д. В системе должны оставаться “следы” по каждому такому преобразованию. И больше никаких записей на бумаге. В итоге, в системе собственник должен увидеть, что стало с каждым куском говядины, сколько блюд из него изготовили, какие потери и по какой причине были в процессе.

Компания ITFox разработала приложение AVISK - систему автоматического контроля продуктов при производстве полуфабрикатов.

Внедрение AVISK на предприятиях общепита необходимо для:

1. Автоматического контроля процессов.

Система фиксирует перемещение каждого ингредиента. Как GPS, только для еды: фотофиксация, формирование накладных и т.п. по каждой стадии.

а) Каждый грамм продукции учтен. Видно, сколько пошло на котлеты, сколько на стейки, в суп и т.д. Все изменения веса записаны. На основе накопленных данных можно более точно планировать закупки.

б) В систему AVISK входят фотокассы - оборудование с камерой, несколькими датчиками и весами для проверки блюда на соответствие весу, температуре, эталонному внешнему виду. Т.е. контролируется не только количество продуктов, но и качество подачи на выдаче - уровень сервиса.

2. Прозрачного учета потерь.

AVISK фиксирует изменения продукции, например, при перемещении из холодильника в цех. Сколько теряется веса в процессе разморозки. А, может быть, от него действительно отрезает кусок какой-то неблагонадежный сотрудник? Или наоборот, вес увеличился за счет добавления других ингредиентов (при приготовлении фарша) и т.д.

3. Централизации учета.

Все собранные данные можно вывести в отчет в любой момент. Если в отчете управляющий видит какие-то значительные отклонения от нормы, то он всегда может проверить, почему так произошло. В системе хранятся фотографии по каждому этапу обработки.

4. Автоматизации инвентаризации и сопроводительной документации.

Инвентаризация стала проходить в несколько кликов. Экономия времени колоссальная. Раньше надо было поднимать “горы бумажек”, искать человека, который бумажку написал, который помнит (а, может, нет) почему так произошло и т.д.

Функции AVISK:

1. На этапе приемки товара:

- формирование документов о поступлении;

- фотографирование;

- фиксация температуры и веса.

2. При перемещении товара:

-отслеживание движения продукции между цехами;

-документирование каждого этапа обработки с возможностью для персонала оставлять комментарии.

3. При обработке сырья:

-учет трансформации сырья в полуфабрикаты;

-документация рецептур и технологических карт;

-автоматический расчет выхода готовой продукции.

4. Для инвентаризации:

-проверка остатков;

-сверка отчетных данных с фактическим наличием;

-формирование отчетов.

5. Фотофиксация:

-фотографирование товара на каждом этапе;

-хранение фотографий с документами и быстрый доступ к визуальной информации.

6. Аналитика и отчетность:

-создание отчетов о движении товаров,

-анализ потерь на разных этапах

-выявление проблем и “узких” мест процесса

Этапы проекта по разработке ПО (представлены на слайде): 

- аналитика

- прототипирование и дизайн

- разработка

- настройка интеграций

- тестирование

- масштабирование идеи

- презентация инвесторам

При разработке приложения мы использовали:

 - Frontend: выбрали React.js за его гибкость и производительность.

- Backend: использовали Django Framework и язык Python для быстрой разработки и работы с базами данных.

- Инфраструктура: облачные ресурсы SelectL с переходом на VK Cloud.

Разработка системы автоматизации включила в себя создание: 

1. Базового каркаса

2. Справочников

3.  Накладных

4. Системы отчетности

5. Модуля инвентаризации 

AVISK получает данные о продукте от датчиков Фотокассы.

Система интегрирована с Storehouse и iiko для возможности взаимного обмена накладными и справочниками.

Настраиваемые роли и интерфейсы. Для каждой должности свой набор функционала и уровень доступа.

AVISK охватывает и процесс производства и учетную деятельность. Соответственно, программой пользуются разные сотрудники. Кто-то в офисе за столом (менеджмент), кто-то на кухне (повара) и т.д.

Для удобства всех пользователей мы создали два интерфейса. Например, повару неудобно работать в программе с полным набором функций. Поэтому для кухни настроен урезанный вариант, который позволяет быстро создавать нужные накладные (обычно двух типов, связанных с переработкой товаров) всего в несколько касаний. Интерфейс разработан для планшета.

Другой интерфейс - для менеджеров, бухгалтеров. Разработан для ПК. Рассчитан на загрузку и редакцию справочников, формирование документов и отчетов. Имеет несколько уровней доступа.

Разделение интерфейсов упрощает и ускоряет работу.

В ходе работы над AVISK команда столкнулась с некоторыми сложностями. Они потребовали гибкости в подходах к работе и повлияли на ход выполнения. Выделим основные:

- Постоянно меняющиеся требования заказчика.

- По мере развития проекта, концепция продукта претерпела изменения.

Например, изначально функционал интерфейса администратора включал обязательный замер с использованием фотобокса. Однако в процессе работы это взаимодействие попросили убрать. Из-за этого команде пришлось пересмотреть базовую логику системы. В итоге было принято решение реализовать оба варианта работы. Регулировать доступ к этой функции можно через систему разрешений для различных должностей.

Еще один пример — необходимость внедрения приходной накладной. В изначальное ТЗ она не входила. Так же добавили классификацию товаров в виде справочника категорий. Эти изменения потребовали переработки структуры данных и пользовательских интерфейсов.

Сложная логика работы, особенно на бэкенде

Затруднения возникли также из-за самой архитектуры проекта. Логика работы бэкенда оказалась сложнее, чем предполагалось. Это было обусловлено:

- интеграцией различных модулей,

- обработкой больших объемов данных.

Например, разработка системы учета товаров и накладных потребовала создания многоуровневых алгоритмов обработки информации.

Важным моментом в развитии приложения стало проведение презентации для инвесторов. Команда проекта продемонстрировала потенциал системы и смогла привлечь финансирование.

Презентация состоялась в ресторане «Барселонета» в Сочи, где собрались потенциальные инвесторы. Команда тщательно подготовилась, настраивая систему для демонстрации. Были представлены все компоненты, включая компьютеры, фотобоксы, принтеры и планшеты, что дало возможность инвесторам детально ознакомиться с AVISK и ее возможностями.

На данный момент система AVISK успешно внедрена и находится на этапе опытной эксплуатации и тестирования.

Ближайшие планы по развитию системы включают:

1. Гибкие настройки фотофиксации. В зависимости от прав пользователя.

2. Разработка модуля прогнозирования потребности в сырье.

3. Интеграция с системами автоматического взвешивания.

4. Создание мобильного приложения.

5. Расширение аналитического модуля.

6. Создание интерфейса приемки и справочников учета для склада.

7. Система настройки допустимых отклонений от эталона.

9. Система учета трудозатрат.

10. Доработка функционала отчета о движении товаров.

AVISK изменил и ускорил процессы в бизнесе клиента:

1. Упрощение контроля - наглядность, скорость, минимум ошибок и путаницы.

2. Снижение потерь сырья с 50% до 2 %. Точный учет продукции на всех этапах уменьшает потери, в т.ч. от действий сотрудников.

3. Гарантия качества: система контролирует соблюдение рецептуры и технологий.

4. Более точная оценка эффективности работы производственной линии.

5. Обоснованное планирование закупок. Экономия до 30%.

6. Сокращение в 2 раза времени на оформление отчетности - экономия примерно 288 человеко-часов в год.

7. Упрощение инвентаризации.

8. Принятие управленческих решений на основе всегда актуальной информации.