Разработка системы учета, внедрение и обучение сотрудников БиоФАРМАХОЛДИНГ

БиоФАРМАХОЛДИНГ — это российский производитель мед. изделий на основе коллагена. Они производят те самые филлеры, которыми косметологи разглаживают морщины.

Одна из инноваций фирмы — препарат Коллост, который признан не только в России, но и за рубежом. Мы сотрудничаем с БиоФАРМАХОЛДИНГ (БФХ) c 2021 года, комплексно занимаясь разработкой и поддержкой сайта Коллост.

В рамках сотрудничества представители бизнеса обратились к нам с более сложной задачей, которая и является нашей специализацией — разработка ERP-системы.

БФХ поставил перед собой амбициозные цели по выручке и доле рынка, но росту мешало несколько проблем. Система управленческого учета была на базе Excel и не справлялась с большим объемом данных: долгая загрузка; медленная работа файлов, вылеты, ошибки; нет многопользовательской работы.

Эту проблему решила бы 1С ERP, но это очень дорогое и долгое по внедрению решение (от года до двух лет), что ставило под угрозу выполнение планов компании. Поэтому мы предложили другое решение — разработать кастомную ERP-систему под задачи бизнеса, которая обеспечит управленческий учет и планирование производства.

Совместно с клиентом мы определили следующие задачи:

- В сжатые сроки (до 1 года) разработать и внедрить на производство онлайн-платформу для ввода, хранения и агрегации данных внутреннего учета компании.

- Инструмент должен работать стабильно, быстро и выдерживать большие объемы данных.

- ERP-cистема должна быть масштабируема и расти вместе с бизнесом в ближайшие 5-10 лет.

Мы сформировали выделенную рабочую группу из 9 специалистов в области разработки, дизайна, тестирования и управления проектами вместе с экспертом со стороны БФХ, чтобы успеть в поставленные сроки. Глубоко погрузились в бизнес-процессы компании, провели серию интервью с сотрудниками, чтобы понимать их задачи. Сложность заключалась в количестве взаимосвязей данных и процессов. Но мы смогли разобраться, учли взаимодействие отделов и предложили заказчику вариант реализации модулей.

Для разработки мы выбрали современный стек технологий. Бэкенд построен на фреймворке Laravel, данные хранятся в БД PostgreSQL. Всё на самых свежих и безопасных версиях. Фронтенд написан на Vue3 с использованием библиотеки Quasar. 

Благодаря качественно спроектированной архитектуре решения, мы обеспечили скорость, надёжность и возможность масштабирования системы: 

- сервисы API бэкенда и фронтенда разнесли по разным серверам с применением балансировщика нагрузки. 

- база данных PostgreSQL включает несколько вариантов репликации, за счет чего можно масштабировать систему. 

Опираясь на брендбук компании, мы создали удобный пользовательский интерфейс и лаконичный дизайн, который не отвлекает сотрудника лишними элементами от работы.

За 6 месяцев мы оцифровали все процессы в компании и опубликовали первую рабочую версию системы. 

Следующим шагом нам нужно было перенести данные за последние 5 лет из Excel в новую ERP-систему. В процессе выяснилось, что данные не нормализованы, то есть не приведены к единому формату. Это поставило под угрозу весь проект, так как нормализация данных — это очень долгая работа. Нужно 2-3 месяца ждать, когда к задаче сможет подключиться 1C департамент или выделить сотрудников для ручной переработки данных, что займет много времени и не исключает ошибок из-за человеческого фактора. 

Поэтому, чтобы уложиться в дедлайн, мы предложили решение — внедрить в ERP-систему автоматизацию, которая приводит данные к единому формату. Так мы привели данные БФХ в порядок за неделю! 

Чтобы перестать вести учет в старой системе и начать вести в новой, производство пришлось остановить на 2 дня. Это большие финансовые потери для предприятия, поэтому у нас был только один шанс внедрить систему без ошибок и перенести все данные корректно. 

Для этого мы два дня работали в сверхурочном режиме: наш технический специалист с проектным менеджером и экспертом со стороны БФХ импортировали систему, 4 часа отсматривали ошибки, исправляли, снова импортировали, и так по кругу, пока мы не добились безупречной работы!

Чтобы люди быстро включились в работу на новой системе, нам нужно было обучить сотрудников. Мы работали с каждым департаментом, проходясь с ними по сценариям. Это позволило быстро начать пользоваться системой и войти в работу с первого дня внедрения.

Давайте посмотрим, из чего состоит ERP-система: 

В удобном навигационном меню сотрудники могут найти модули, которые необходимы для автоматизации работы. 

Главная страница представляет собой быстрые ссылки, которые пользователь может настроить под себя, закрепив часто используемые отчеты или формы ввода данных. Это удобно и значительно ускоряет ежедневную работу. 

Мы добавили возможность управления пользователями (создание, редактирование и удаление) и ролями, чтобы сотрудники с разным уровнем доступа могли редактировать только те данные, которые находятся в их зоне ответственности.

Также мы добавили подмодуль для составления факта выполненных работ и отслеживания успеваемости сотрудников лаборатории.

Модуль справочник мы создали для хранения информации об объектах в базе данных. Каждому документу присвоен свой номенклатурный номер, который позволяет идентифицировать продукцию. Ее можно отфильтровать по производителю, поставщику, дате создания и другим параметрам. 

«‎Статус контрагентов» предназначен для визуализации репутации поставщиков на основе статистических данных из системы. Этот подмодуль особенно полезен отделу контроля качества и бухгалтерии.

Мы создали ряд модулей для отслеживания финансовых и складских операций на производстве. В них удобно в реальном времени смотреть отчетность для принятия управленческих решений и оценивать результативность предприятия. 

В рамках складского учета можно создать новый расход, доход, приход на склад или перемещение. Модуль «Приемка» позволяет учесть новые поступления материалов на склад. Для обмена информацией между отделом контроля качества и другими подразделениями мы разработали модуль «Извещение». Он необходим, чтобы отслеживать перемещения товара по контрольным точкам, где продукция проходит испытания.

Мы также создали подмодуль — «вывод на печать», чтобы печатать документы согласно установленному шаблону.

Мы разработали функционал, позволяющий проводить входной контроль сырья, мониторинг характеристик продукции, фиксацию дефектов и выводов по коммерческой эффективности контрагентов. Как итог, отдел контроля качества формирует разрешение на реализацию продукции.

За 11 месяцев мы перевели компанию на современную масштабируемую систему для производственного планирования и управленческого учета. Она устойчива к высоким нагрузкам, способна обрабатывать большой объем данных и позволяет одновременно работать разным сотрудникам с разных устройств. На сегодняшний день ERP-система ежедневно интенсивно эксплуатируется предприятием.