Программное обеспечение для автоматизации финансового учета ресторанного бизнеса

Сеть ресторанов London Restaurant Group столкнулась с серьезной проблемой организации финансового учета при расширении бизнеса и открытии новых заведений. В условиях роста количества ресторанов необходимость в грамотном учете стала критически важной. Под "грамотным" учетом подразумевается система, которая будет простой, прозрачной, быстрой и доступной в режиме реального времени, позволяя контролировать основные показатели эффективности бизнеса.

Рестораторы часто ведут учет в таблицах Excel, что может быть приемлемо для одного заведения, но создает проблемы при необходимости собирать отчеты с нескольких ресторанов. К числу проблем, с которыми сталкиваются рестораторы, относятся:

- Ручной ввод всех доходов и расходов только управляющими и финансистами.

- Разное оформление статей расходов у разных управляющих, затрудняющее сводку отчетности.

- Трудности в прогнозировании и сравнении эффективности работы ресторанов.

Таким образом, перед ItFox стояла задача разработки системы автоматизации финансового учета, которая избавила бы от "бумажной волокиты" и предоставила достоверные данные для корректных прогнозов и оперативного реагирования на неблагоприятные события.

Для решения обозначенных задач ItFox разработала систему автоматизации "РестОтчет". Эта программа позволяет вести учет всех доходов и расходов из 12 ресторанов, интегрируя данные из различных систем и обеспечивая доступность информации в режиме реального времени.

Ключевые цели разработки:

- Создание системы с возможностью сводить финансовые показатели на лету, сравнивать их и делать прогнозы.

- Освобождение управляющих, финансистов и директоров от части функций, связанных с первичным вводом финансовых данных.

- Разработка веб-приложения, доступного на мобильных устройствах (Android, iPhone, iPad).

На первом этапе была разработана первая версия автоматизации финансового учета в программе 1С. Мы провели тщательное тестирование работы системы на 12 ресторанах, после чего интегрировали ее с бухгалтерией. Это позволило получить рабочую версию, на основе которой началась разработка веб-приложения "РестОтчет".

В процессе разработки первого этапа мы создали детальное техническое задание, в котором учли все требования и пожелания заказчика. Особое внимание было уделено интуитивной логике и упрощению функционала, чтобы сократить время работы с программой для пользователей.

На втором этапе мы сосредоточились на создании веб-приложения "РестОтчет". Важно было обеспечить интеграцию с существующими системами учета, такими как IIKO, R-Keeper, 1С-бухгалтерия, а также системами управления складом. Это позволило обеспечить автоматическую подгрузку данных о продажах, стоимости продуктов и безналичных расчетах.

Также мы разработали удобный интерфейс, позволяющий пользователям быстро и легко вносить данные. Для этого была создана система прав доступа, благодаря которой любой сотрудник с соответствующими правами мог вносить наличные траты и чеки с использованием своих мобильных устройств.

Третий этап заключался в внедрении и "шлифовке" системы "РестОтчет" с учетом опытной эксплуатации и получения обратной связи от пользователей. Мы проводили обучение сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать новую систему.

Важным аспектом было создание двух модулей приложения: вводного модуля для фиксации операционной деятельности и отчетного модуля, который предоставляет информацию в виде графиков, таблиц и дашбордов для прогнозирования новых планов меню и расходов.

В результате внедрения системы автоматизации "РестОтчет" для London Restaurant Group, заказчик смог достичь значительных результатов:

- Увеличение свободного времени у топ-менеджеров, финансистов и управляющих на 30%.

- Экономия до 20% затрат за счет сокращения издержек благодаря грамотному финансовому планированию.

- Повышение эффективности работы заведений благодаря прозрачному учету и работе с достоверными показателями.

Теперь рестораторы могут быстро и удобно контролировать основные финансовые показатели. Управляющий персонал делегирует задачи, включая возможность самостоятельного внесения расходов менеджерами. Все сотрудники подключаются к учету, что объединяет работу бухгалтеров, управляющих, менеджеров и финансистов.

Система "РестОтчет" стала незаменимым инструментом для сети ресторанов, обеспечив ее эффективное развитие и управление.