«КОРУС Консалтинг» оптимизировал управление финансовыми потоками в «Рив Гош»

«Рив Гош» — федеральная сеть премиального сегмента в индустрии красоты. Компания активно расширяет свою сеть: открывает новые точки продаж, развивает интернет-магазин, сотрудничает с маркетплейсами. У «Рив Гош» есть три филиала дистрибьюции и собственное производство. Портфель СТМ включает 30 брендов, в планах компании — значительно его расширить.

Задача:

Прежнее ПО, которое использовалось для согласования договорной документации и заявок на оплату, перестало устраивать бизнес. Поэтому «Рив Гош» принял решение перевести процессы на «1С:ERP Управление холдингом» и «1С:Документооборот».

«Рив Гош» совместно с «КОРУС Консалтинг» разработали программу комплексной трансформации ИТ-ландшафта на базе «1С:ERP Управление холдингом». Одним из направлений работы стало внедрение подсистем «Лимитирование» и «Документооборот». ИТ-специалисты автоматизировали следующие процессы:

Согласование проектов договорной документации по расходным договорам и договорам аренды. Постобработка и передача в архив

• Проверка контрагентов отделом экономической безопасности

• Формирование и согласование финансово-хозяйственных документов

• Согласование резервов и заявок на расход

• Согласование заявок на оплату

• Контроль и анализ расходов

На первом этапе проекта реализовали в системе работу с документацией по некоммерческим расходам: договоры ГПХ, расходные договоры (услуги, поставки для строительства и т.п.), договоры аренды и финансово-хозяйственные документы по ним. Затем компания планирует автоматизировать процессы по коммерческим и доходным контрактам.

Лимитирование расходов: если раньше служба контроллинга осуществляла проверку постфактум вне систем, то в новой системе реализована установка лимитов по статьям, контроль по ЦФО, статьям на этапе отправки договора на согласование

• Согласование заявок на расход: ранее проверка осуществлялась вне систем, уточнения удлиняли процесс. Теперь инициатор заявки сам видит заявленные бюджеты и остатки по статьям и ЦФО

• Согласование заявок на оплату: реализован более короткий маршрут, т.к. расходы уже подтверждены

• Добавление и проверка контрагентов: инициатор сам добавляет по ИНН/КПП, данные по контрагенту заполняются автоматически. В системе проводится проверка отделом экономической безопасности и оповещается об истечении срока проверки

• Согласование электронных и бумажных форм договорной документации: упростили процессы и маршруты

• Контроль сроков выполнения задач: реализовали рассылку ежедневных отчетов в адрес руководителей о статусе выполнения задач.

ИТ-специалисты пересмотрели и оптимизировали маршруты согласования документации, внедрили механизм контроля выполнения задач, а также выполнили интеграцию с ЭДО.

Еще одним достижением является реализация превентивного контроля бюджетов. Если раньше служба контроллинга получала информацию о расходах постфактум в момент закрытия периода, то теперь бюджет «съедается» при проведении договора или заявки на расход, и можно в онлайн-режиме отслеживать остаток.

В системе настроены отчеты, которые позволяют:

• Анализировать план-факт по расходам

• Отслеживать, по каким статьям были сформированы лимиты, по каким контрагентам и договорам были сформированы расходы и кем они были согласованы

• Посмотреть первичную документацию

• Выявить, какие расходы были зарезервированы, но по ним не предоставлены закрывающие документы.

Чтобы обеспечить быстродействие систем в условиях большого объема документов, проектная команда совместно со специалистами «Рив Гош» доработали механизмы интеграции. На стороне «1С:ДО» реализовали многопоточную обработку очередей обработки задач и бизнес-событий, которая учитывает приоритет документов. На реализацию проекта затрачено 20 787 человеко-часов. «Рив Гош» продолжает развитие системы.