«Рулог Коннект»: b2b-портал для логистического оператора

Раньше «РУЛОГ» был частью глобальной компании HAVI, логистического гиганта, который более 50 лет управляет цепочками поставок от производителя сырья до конечного покупателя по всему миру. В основе ИТ-ландшафта HAVI лежат цифровые продукты — интегрированные сервисы, отвечающие за планирование, прогнозирование и оформление заказов, оптимизацию процессов, снабжение и аналитику.

В процессе локализации бизнеса и ИТ-сервисов в России было необходимо полностью импортозаместить всю инфраструктуру с опорой на опыт HAVI, при этом без перерывов в работе сервисов, без потери качества и быстро — до конца 2023 года. Частью этого огромного проекта по импортозамещению стали мы, 65apps, когда взяли на себя разработку B2B-портала.

B2B-портал — это сервис для ресторанов, клиентов «РУЛОГа», в котором можно:

- работать с заказами,

- делать новостные рассылки для информирования пользователей,

- фиксировать отчетность по поставкам,

- получать фото и документы от точек продаж,

- проводить опросы,

- обрабатывать обращения клиентов в службу поддержки.

Портал — это верхушка сложного логистического айсберга, единое окно входа и выхода всех заказов, информации по всем данным, которые интегрируются в системы склада, логистики и документооборота. Поэтому необходимо было создать отказоустойчивый продукт, хорошо проработанный в интеграции и в логике.

Воссоздать систему с почти полувековой историей развития сложнее, чем сделать продукт с нуля и развивать его — а у нас был всего год, чтобы полностью перенести бизнес-процессы клиента на новую систему до отключения от ресурсов HAVI.

Несмотря на сжатые сроки, мы выделили 2 месяца на проведение качественного исследования. Это дало нам возможность как следует разобраться во внутренней логике системы и спроектировать ИТ-решение таким образом, чтобы оно обеспечивало работу всех бизнес-процессов на привычно высоком уровне. А оставшиеся 9 месяцев мы заложили на разработку MVP, интеграцию в новую ERP-систему и объединение с другими сервисами, разработка которых шла параллельно.

На этапе дискавери наши аналитики разбирали сложные бизнес-процессы и выясняли, как они связаны с другими сервисами: какие это данные, по каким маршрутам они перемещаются внутри системы.

Систему работы B2B-портала мы изучали и воспроизводили, имея ограниченные артефакты: текущие бизнес-процессы, имеющиеся файлы, API и данные по взаимосвязям различных объектов системы. 

Для восстановления маппинга мы использовали ретроспективный анализ — от результата к началу. То есть буквально смотрели на портал как пользователи, делали набросок сущностей с атрибутами, опираясь на то, что фронтенд портала получает от бэкенда. Далее шли в мастер-систему и при помощи бизнес-пользователей изучали содержание справочников и основных объектов.

Чуть меньше чем за 2 месяца мы разобрались в архитектуре системы и сформировали обязательные сценарии, которые легли в основу MVP. Также мы дополнительно разработали ряд улучшений, которые сделали интерфейс более удобным для сотрудников и внешних пользователей, и при этом не нарушали привычной логики работы портала.

Разработка MVP портала заняла 10 месяцев. 

Для обеспечения задач бизнеса необходимо было на старте заложить качественную архитектуру — гибкую и масштабируемую систему, которая будет легко развиваться вместе с компанией. Мы использовали микросервисы: они прекрасно закрывают поставленные задачи, легко интегрируются, обеспечивают отказоустойчивость, а также позволяют обновлять систему частично, не затрагивая работу других сервисов. 

В MVP вошли все ключевые бизнес-сценарии, связанные с публикацией контента и работой с заказами, календарем, новостями. Они необходимы для обеспечения операционной деятельности компании. 

Переезд проходил итерационно: начинали с 60 ресторанов — отлаживали в них работу системы, проверяли работоспособность в целом, отлавливали неочевидные ошибки, быстро их исправляли, и затем в три этапа подключили всех остальных клиентов. Сейчас в системе более 1000 ресторанов. Масштабирование портала прошло за 7 недель, и к 31 декабря 2023 года все клиенты уже перешли на новый сервис. 

- За год разработали и внедрили более 30 полезных функций для оптимизации процессов создания и обработки заказов. 

- В рамках развития платформы для взаимодействия с участниками цепочки поставок внедрили интеграцию с системой прогнозирования и планирования, которая позволяет рассчитать индивидуальный прогноз по заказам и планировать доставки для каждого клиента. Что в итоге позволило оптимизировать и снизить время на работу с заказами. 

- В проекте используется много интеграций, поэтому много внимания уделили фичам, которые улучшают персистентность и консистеность данных, а значит увеличивают скорость и качество передачи информации между системами. 

Для оценки удовлетворенности пользователей команда развития цифровых продуктов и аналитических решений «Рулог» измеряет показатель NPS. Благодаря развитию и оптимизации сервиса за год показатель показывал стабильный рост:

- 53% в I квартале

- 72% во II квартал

- 80% в III квартале 

Система позволяет отслеживать и отображать в графиках метрики производительности и отказоустойчивости работы b2b-портала. Сбор логов и отображение метрик в графиках реализовали с помощью Grafana Monitoring, Open Telemetry и Prometheus. 

Благодаря новой системе управление работоспособностью сервиса стало прозрачнее, а реагирование на сбои — оперативнее. 

Упростили процедуру приемки доставки через автоматизацию: перешли на электронные сопроводительные документы. Весь процесс проходит на b2b-портале: вносятся все корректировки, фиксируются контрольные параметры и расхождения, что значительно сокращает время обработки доставки.  

Все данные автоматически синхронизируются с учетными системами клиента. 

По результатам внедрения цифровой доставки на пилотных клиентах удалось сократить время приемки на 40% и снизить вероятность ошибок.

Клиенту было важно перейти на новое ПО бесшовно, без затрат на переобучение сотрудников, без ущерба для повседневных рабочих процессов и без падения эффективности работы и дополнительной нагрузки на службу поддержки клиентов.

Все так и получилось — мы разработали новое ПО и за 7 недель плавно перевезли на новый продукт 1000 ресторанов, клиентов РУЛОГ. Для пользователей практически ничего не изменилось — мы сохранили привычный UX и визуальную часть, сделав интерфейс более удобным: мы доработали логику процессов под локальный рынок, улучшили навигацию между разделами, упростили процесс публикации новостей и документов, работу с каталогом продуктов. 

А благодаря гибкой масштабируемой архитектуре, продукт легко развивать, добавлять новую функциональность и интеграции с новыми сторонними сервисами. 

«Это большой и сложный, но крайне успешный проект. Чем масштабнее задача, тем важнее работать четко по плану, а он в таких случаях состоит из множества пунктов. Нас выручила совокупность факторов: глубокая вовлеченность клиента в проект, профессионализм коллег и обоюдное желание сделать качественный продукт». 

— Ромуальд Годлевский, руководитель проекта 65apps