Сервис выдачи ключей для ГК ИНСИТИ

«ИНСИТИ» строит много и сдаёт несколько литеров в год. Каждый литер на 300-400 квартир. И когда объявляют дни выдачи ключей, дольщики толпой появляются примерно в одно время. Специалисты «ИНСИТИ» испытывают сверхнагрузку, а дольщикам приходится стоять в очереди. Всем некомфортно.

Нужно было упорядочить выдачу ключей и документов. Клиент дал задачу разработать сервис, в котором каждый дольщик сможет забронировать удобную дату и время приёма своей квартиры.

Ранее создавать подобный сервис нам не доводилось, поэтому задача стала ещё интереснее. Совместно с клиентом мы принялись прописывать сценарий: как должен работать сервис со стороны пользователя и как со стороны застройщика.

Определили важные вводные:

- Один менеджер обслуживает одного клиента в один интервал времени (временнóе окно).

- Интервал времени встречи дольщика с менеджером — 20 минут.

- Календарь сам определяет свободные временные окна (приём с 9:00 до 16:40).

- У разных ЖК могут быть разные условия временных окон.

- Сервис интегрирован с «Битрикс24».

- Все задачи на подтверждение брони делятся между 2 аккаунтами в «Битрикс24» в зависимости от номера квартиры.

За 3 недели мы разработали и протестировали сервис.

Пользователь выбирает ЖК, номер литера и квартиры.

Выбирает дату и время.

Вводит данные собственника и нажимает на кнопку «отправить».

Получает подтверждение по СМС и email.

1. Как только пользователь оставляет заявку, в «Битрикс24» формируется сделка со статусом «ожидание».

2. Менеджер видит статус «ожидание» и пробивает данные дольщика.

3. Если всё сходится, менеджер подтверждает встречу — статус в Б24 меняется на «встреча подтверждена».

4. Временнóе окно считается забронированным и становится недоступным на сайте.

5. Происходит автоматическая отправка СМС и email пользователю.

Если данные пользователя не сошлись с данными из списка дольщиков, менеджер отклоняет заявку. То же самое происходит, если пользователь сообщает, что не сможет явиться в выбранное время. В обоих случаях временнóе окно автоматически освобождается для новых бронирований.

Сервис онлайн-записи на выдачу ключей мы взяли на техподдержку. Когда очередной дом готов к сдаче, мы заводим его в систему и прописываем количество и длительность временных окон, привязку каждого окна к определенному менеджеру и прочие индивидуальные параметры.

Дольщики тепло восприняли новый сервис. Онлайн-запись на выдачу ключей стала новой нормой для «ИНСИТИ». Больше никакого столпотворения дольщиков и перегруза у менеджеров. Сервис работает постоянно и бесперебойно.

Через сервис оформлено 2375 заявок за первый год работы.