Система электронного документооборота, подписей и согласований

Задача: Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) для оптимизации процессов согласования документов

Цель:

Переход от бумажного к электронному документообороту с целью упрощения процессов согласования документов, улучшения прозрачности и повышения эффективности работы с документами внутри организации.

Cоздать и установить систему ЭДО на серверах организации или в облачной платформе.

Настроить роли пользователей и разрешения для обеспечения соответствующих уровней доступа для различных категорий пользователей.

Настроить рабочие процессы согласования документов в соответствии с внутренними процессами организации.

Миграция данных:

Оцифровать существующие бумажные документы и импортировать их в систему ЭДО.

Обеспечить точное внесение всех соответствующих метаданных для каждого документа.

Обучение и поддержка пользователей:

Провести обучающие сессии для сотрудников по эффективному использованию системы ЭДО.

Предоставить руководства пользователя и справочные материалы.

Оказывать постоянную поддержку для решения возникающих вопросов и проблем на начальном этапе использования.

Автоматизация рабочих процессов:

Разработать и внедрить автоматизированные рабочие процессы для согласования документов, включая уведомления на каждом этапе процесса.

Настроить автоматическое отслеживание статусов и отчетность для обеспечения видимости текущих этапов согласования в режиме реального времени.

Безопасность и соответствие нормативным требованиям:

Внедрить меры безопасности для защиты конфиденциальных документов, включая шифрование и управление доступом.

Обеспечить соответствие системы ЭДО применимым нормативным требованиям и стандартам.

Мобильный доступ:

Обеспечить мобильный доступ к системе ЭДО через веб-интерфейс или мобильное приложение.

Обеспечить возможность безопасного просмотра и согласования документов с мобильных устройств.

Тестирование и обеспечение качества:

Провести тщательное тестирование системы ЭДО для проверки работоспособности всех функций.

Устранить любые выявленные ошибки или проблемы в ходе тестирования.

Запуск и поддержка после внедрения:

Реализовать поэтапный план запуска для обеспечения плавного перехода на новую систему.

Обеспечить поддержку после внедрения для решения возникающих проблем и сбора отзывов для постоянного улучшения.

Результаты:

Повышенная прозрачность и прослеживаемость статусов истории работы с документами.

Увеличение эффективности работы с документами и снижение зависимости от физического хранения.

Улучшение коммуникации между сотрудниками, работающими над общими документами.

Большая гибкость благодаря возможности согласования документов удаленно с мобильных устройств.

Ключевые показатели эффективности (KPI):

Сокращение среднего времени согласования документов.

Увеличение количества документов, обрабатываемых в электронном виде.

Уровень удовлетворенности пользователей после внедрения.

Соответствие требованиям безопасности и нормативным стандартам.