Система управления промоакциями: удобный запуск акций в ритейле

Ситуация

Novex в течение года договаривается с сотней поставщиков для проведения акций по разным каналам. Менеджеры и поставщики обмениваются тысячами файлов Excel за год, которые отдел маркетинга обрабатывает и формализует в единую акцию, сводит и согласовывает все условия.

Проблемы

1. Все данные хранились на почте у сотрудников

Был общий формат, но не было единого хранилища данных с историей и статистикой. Искать файлы можно было только вручную на почте, тратя много часов.

2. Полуручной режим и низкая скорость работы

Загрузка в системы учета проходит в полуручном режиме. Это занимает много часов работы маркетолога и категорийных менеджеров, которые уходят на: скачать, открыть, копировать, вставить, отсортировать, поправить, сохранить, отправить, снова скачать и так по кругу. Много повторяющихся ручных операций и высокая вероятность ошибки из-за человеческого фактора.

У Novex есть свой отлаженный и работающий процесс создания и согласования акций, на котором завязаны важнейшие бизнес-процессы. Но он не ложился ровно на имеющиеся готовые решения. Процесс нужно было оцифровать и автоматизировать. Для этого нужно разработать кастомное решение: общий личный кабинет для маркетологов, поставщиков и категорийных менеджеров, который оптимизирует бизнес-процессы и экономит время для всех участников цепочки.

Опишем более подробно. 

До того, как мы начали разработку системы, процесс обмена данными выглядел так: поставщики договариваются с менеджерами Novex о проводимых акциях и обмениваются файлами Excel, в которых эти акции фиксируют. Сложность в том, что таблиц может быть очень много. Например, поставщик может прислать один файл с акциями, а через 5 минут еще один, уже скорректированный.

Когда менеджеры и поставщики договорились, они отправляют все файлы маркетологу, который корректирует акции и согласовывает итоговую таблицу.

Маркетологу могут приходить таблицы с сотнями товаров по одной акции. Он собирает все полученные данные с почты и вручную заносит в свой файл, проверяет, чтобы не было дублей. Все фильтрует, собирает, обрабатывает и проверяет. Очень много ручного анализа, чтобы разобраться в таком большом файле.

Затем маркетолог отправляет данные в IT-отдел, а уже они загружают их в системы учёта товаров, чтобы данные о товарах приходили в филиалы (чтобы вовремя печатать ценники и продавать товары по акции) в нужном виде и чтобы в других системах все были в курсе, что в определенный период на товар действует акция (скидка, 2+1, 1+1 товар).

Мы разработали личный кабинет для менеджеров, маркетологов и поставщиков, в котором можно создавать, редактировать, согласовывать, объединять и продлевать акции. В системе можно отслеживать все изменения, автоматически отправлять данные в системы учёта по специальному алгоритму. Планировать и обновлять акционные товары предложений поставщика до запуска акций.

Также SAP отдает в нашу систему данные о товарах и дерево категорий. Когда поставщик создаёт акцию, то Novex нужно знать, что у них есть нужные ему товары, а категорийщики и маркетолог должны видеть цену этих товаров при закупке, продаже и размер скидки на них. Чтобы это узнавать, мы забрали данные о товарах из SAP на сторону нашего сервиса.

Работа с акциями:

Возможность добавлять акции, корректировать по ним массовые и точечные данные, импортировать акции через файл в систему. Согласовывать акции можно в специальном окне, где владелец процесса принимает или отклоняет изменения кнопками «принять» или «отклонить».

Импорт новых акций. Если нужно внести много новых акций (например, 400), то поставщики и менеджеры могут импортировать файлы с акциями массово в систему.

Импорт обновленных акций. В марте 2022 года был массовый пересчёт цен из-за падения рубля. Система подготовлена для таких ситуаций: если нужно масштабно изменить все цены, то их меняют в табличных данных, импортируют эти документы на сайт, а информация из документов умно распределяется куда нужно по графам системы (цена — в цены, проценты скидок — в процент скидок и т.д.).

Конфликты. Если при загрузке акций какие-то из них дублируются (уже есть в системе), то это подсвечивается в специальном окне «конфликты». Там можно отсмотреть и решить все конфликты с помощью соответствующих кнопок.

Если нужно откорректировать размер скидки нескольких товаров, например (внести штучные изменения), то это сразу можно сделать в нашей системе. 

Это часть таблицы, она скроллится влево еще на много столбцов.

Система позволяет запускать акции на всю филиальную сеть или только на выбранные филиалы. Например, можно запустить акцию 2+1 в филиалах по всей Новосибирской области, либо лишь в трех филиалах Novex в Новосибирске. Это помогает контролировать запуск акций и решать возникающие проблемы. Все акции собираются в одной системе автоматически и централизованно, все действия логируются в одном месте. 

Система автоматически отправляет в системы учета только нужные и актуальные данные. Например, автоматически отправляет информацию только о новых акциях за выбранный промежуток времени. Это помогает избежать дублирования информации и лишней работы с системами учёта. Отправляет данные:

— В SAP (глобальная система учёта товаров);

— В S-Market (автоматизированная система управления товародвижением);

— В Set Retail (система для автоматизация торговли, управляет кассами филиалов, где печатаются ценники и чеки, etc).

Все изменения логируются в журнале изменений. Видно, какой пользователь и когда корректировал данные, поэтому легко отследить любые изменения в акциях. Если корректировки вносил пользователь с низким уровнем доступа, то его корректировки должен принять администратор кнопками «принять» и «отклонить», прежде чем они отобразятся у других пользователей. Пользователь видит свои логи и логи, доступные для его уровня.

Ролей пользователей несколько:

— категорийные менеджеры;

— поставщики;

— маркетологи;

— администраторы.

Отчёты о продажах для поставщиков. Мы планируем внедрить функциональность, которая будет автоматически формировать отчёты по завершенным акциям для поставщиков. Чтобы на основании проведенных акций рассчитывались суммы для взаиморасчетов между Novex и поставщиками (компенсации). Это поможет поставщикам быстро и автоматизированно получать информацию, которую не нужно будет собирать руками.

Интеграция с Битрикс24. Планируем интегрировать разработанный нами сервис в Битрикс24.

С акциями стало работать куда проще: появилось общая система для создания, редактирования, согласования и продления акций. Энтропия при запуске акций заметно уменьшилась, раньше все этапы проводили люди вручную и процесс не был прозрачным, так как все взаимодействие происходило в переписках на почте.

Сейчас все изменения логируются, участники получают оповещения о них, загруженные акции самостоятельно распределяются в сервисе и отправляют нужные данные в системы учёта. Акции можно корректировать массово или точечно, а при загрузке обновленных или новых акций система поможет скомпоновать данные в нужные столбцы и строки. Мы продолжаем отлаживать систему управления акциями, отслеживая сложности при работе и собирая обратную связь от сотрудников Novex.

Прочитать нашу статью про создание сервиса управления промоакциями на vc.ru можно по ссылке: https://vc.ru/trade/442746-sistema-upravleniya-promoakciyami-udobnyy-zapusk-akciy-v-riteyle-dlya-postavshchikov-kategoriyshchikov-i-marketologov