СоцБыт: как цифровая платформа повысила лояльность сотрудников нефтекомпании на 80%

Несколько тысяч сотрудников заказчика работают в условиях Крайнего Севера, поэтому стояла задача автоматизировать бизнес-процессы и обеспечить бесперебойную работу сервиса. От этого зависят комфорт и настроение вахтовиков, а значит, качественное или не очень выполнение производственных задач.

Задачи, которые должна решать IT-система: Обеспечение работников комфортными условиями — проживание, питание, досуг, перевахтовка и подача заявок на устранение поломок в режиме реального времени. Проведение регулярных опросов работников по заранее разработанным методическим указаниям. Оценка каждой категории объекта. Оперативное обновление данных о расписании работ, графиках заездов и отъездов, наличии жилья и других бытовых услуг.

Благодаря новой цифровой платформе стало возможно:

1. Оцифровать и автоматизировать процессы управления бытом сотрудников на месторождении. 

2. Создавать списки сотрудников и управлять ими в одном месте.

3. Формировать заявки на размещение и трансфер персонала на основе этих списков.

4. Управлять объектами размещения — гостиницами, общежитиями.

5. Обрабатывать онлайн-заявки на проживание, анализировать загрузку и планировать размещение.

6. Обрабатывать заявки на бытовые услуги в местах проживания.

7. Управлять инфраструктурными объектами, включая спорт и досуг; рассматривать заявки на посещение.

8. Управлять объектами питания: публиковать меню и принимать предзаказы.

9. Собирать отзывы и оценки проживания, питания и сервиса; формировать рейтинги объектов.

10. Настраивать индивидуальные дашборды показателей эффективности.

11. Проводить опросы сотрудников по заданным методикам.

Сервис автоматизирует управление всей социально-бытовой инфраструктурой на месторождении.

Мы применили наш опыт в разработке сложных ИТ-систем для корпоративного сектора, в частности в областях автоматизации бизнес-процессов и продуктового подхода. Это позволило провести приемо-сдаточные испытания по подготовленным сценариям и методике в запланированные сроки.

Антон Клименков, CEO Adeptum Digital Production® 

Мы определили, кто будет пользоваться сервисом и за что они будут отвечать, и создали три основные роли:

1. Верхнеуровневый администратор — сотрудник, который управляет сервисом: выдает права, присваивает роли, создает цифрового двойника месторождения. То есть обладает самым широким функционалом.

2. Комендант — сотрудник, который отвечает за какой-либо процесс или объект на месторождении: за гостиницу, столовую, транспорт.

3. Простые пользователи без прав управления.

Но в процессе разработки появилась потребность еще в двух ролях:

1. ЕОЛ — лицо, ответственное за группу работников. Он видит информацию только о своих подчиненных: ФИО, график работы, место проживания, номер телефона.

2. Верхнеуровневый руководитель — может просматривать аналитику, отчеты и базу данных.

Чтобы было проще управлять данными, мы создали модуль «Сотрудники».

Руководители могут создавать списки по вахтам, датам, отделам и искать сотрудников по ФИО. Куратор — использовать готовые списки для расселения сотрудников, а те, кто отвечают за перевахтовку — видеть, на какое количество человек нужно заказать транспорт.

Что это дало:

1. Экономию времени. Теперь списки для решения разных задач формируются быстрее.

2. Готовые списки. Их удобно переиспользовать при создании новых заявок на размещение, трансфер, организацию мероприятий.

Сервис работает на базе большого количества данных — списки сотрудников, информация о транспорте, гостиницах, столовых, объектах досуга. Эти данные — фундамент сервиса.

Чтобы с этими данными было легче работать, мы создали взаимосвязанную структуру справочников. Каждый пользователь видит различные данные, в зависимости от его ролевой модели.

Например, куратор, отвечающий за перевахтовку, видит списки сотрудников, их график работ и информацию о транспорте. А куратор гостиницы видит информацию, которая касается только его объекта: список проживающих, даты проживания, заявки на устранение неполадок на его объекте.

Таким образом, человек концентрируется только на своих непосредственных задачах, не отвлекается на другую информацию и не вмешивается в работу других.

Чтобы пользователь мог создавать и отслеживать заявки, мы присвоили заявкам статусы, которые отображают текущее состояние любой заявки и информирует об ее изменении:

1. создана;

2. принята в работу;

3. в работе;

4. завершена;

5. отклонена.

Эту модель можно масштабировать, добавляя новые услуги и статусы. 

Один из ключевых разделов сервиса — здесь создается цифровой двойник всей инфраструктуры на месторождении:

1. Данные обо всех общежитиях — количество мест, цены, доступность.

2. Объекты питания.

3. Объекты досуга.

За каждым объектом закрепляется ответственный. Так формируется полная база данных о месторождении в цифровом формате.

Последовательность действий при создании заявки на размещение:

1. Формируется база всех мест размещения на месторождении — «номерной фонд». Данные берутся из офлайн-источников и заносятся в онлайн-справочники.

2. Создаются списки сотрудников, для которых требуется размещение.

3. Руководитель оценивает в модуле «Рабочий стол» наличие мест и стоимость проживания в нужном объекте на нужный срок.

4. Если вариант подходит, руководитель формирует заявку на размещение конкретных сотрудников.

Например, Иванов И.И. отвечает за проживание. Ему нужно разместить в гостинице 5 сотрудников, которые скоро прибудут на вахту.

Раньше пришлось бы тратить ресурсы на поиск вариантов, сравнивать их по цене и условиям. Теперь Иванов И.И. делает так:

1. Формирует список из 5 человек или берет готовый список.

2. Выбирает оптимальный по цене и качеству вариант размещения.

3. Создает заявку на бронирование номеров.

Это экономит массу ресурсов на рутинную работу по поиску жилья для командированных сотрудников.

После того как Иванов И. И. размещает заявку, подрядная организация подтверждает, что может разместить 5 человек — бронь подтверждена. Дальше система автоматически уведомляет сотрудников о том, куда и на какой срок их заселили.

Все процессы интегрированы с ERP системой и проходят в онлайн-формате, это избавляет от путаницы при заезде на месторождение.

В этом модуле реализованы два режима работы: для пользователя и для администратора.

Пользователь выбирает блюда из меню и оформляет заказ в выбранном пункте питания на определенное время, то есть оставляет заявку. Если статус заявки меняется, то пользователю приходит уведомление.

Администратор формирует меню — загружает из Excel или создает вручную. На основе меню составляется расписание на каждый прием пищи с указанием даты. Админ может отклонить или принять заявку, которую оставил пользователь.

Что это дает?

Для пользователей:

1. Просмотр актуального меню с ценами.

2. Быстрый выбор и заказ блюд по расписанию.

3. Отслеживание статуса заказа в личном кабинете.

4. Возможность оставить отзыв о качестве.

Для администратора:

1. Удобная загрузка меню из Excel без ручного ввода.

2. Автоматизация составления блюд на недели, месяцы.

3. Автоматическое уведомление о новых заказах.

Организация трансфера вахтовиков от пункта сбора до рабочих мест в сервисе происходит так:

1. Берутся списки сотрудников из модуля «Размещение».

2. На основе списка куратор формирует перечень транспорта и расписание рейсов.

3. Администратор оформляет запрос на трансфер.

4. Если мест в рейсе меньше, чем заявок, сервис сам распределяет по свободным местам на другие рейсы.

5. Работнику приходит уведомление со временем рейса, регистрационным номером и маркой автомобиля.

На основе заявок формируются списки пассажиров — расписание и вместимость транспорта учитываются. Каждый работник знает время и место отправления, а также транспорт, на котором поедет.

В этом модуле можно:

1. Создавать и проходить опросы.

2. Просматривать статистику и результаты опросов.

3. Ограничивать количество попыток.

Сервис может автоматически предлагать пройти опрос, например, после того, как сотрудник доберется до места. Надо только настроить. Так вы получите неплохой актив — обратную связь от аудитории, которая внесет ценное мнение в ваш SWOT-анализ.

Через настройки можно устанавливать правила, по которым возможны различные действия внутри отдельных модулей системы.

Например, указать, что заявку на бронирование места в общежитии можно подать не раньше, чем за 14 дней и не позже, чем за 7 дней до дня заселения.

Или настроить, что уже оставленный отзыв нельзя отредактировать или удалить.

Похожие возможности есть в модуле «Доступность объектов». Там можно указать, какие именно общежития или другие места проживания будут доступны конкретной подрядной организации и отображаться в их системе.

У такого подхода есть несколько важных фич, например:

1. Сроки подачи заявок на размещение можно настроить так, чтобы у гостиниц было достаточно времени для бронирования и подготовки номеров.

2. Запрет на редактирование отзывов гарантирует достоверность обратной связи от сотрудников.

3. Ограничение видимости объектов для подрядчиков позволяет скрывать внутреннюю инфраструктуру компании.

В 8 раз увеличилась скорость обработки заявок на размещение. 

В 12 раз увеличилась скорость обработки заявок на перевахтовку. 

До 80% повысился уровень удовлетворённости сотрудников бытовыми условиями. 

Проект взял награду независимой премии в области цифровой трансформации RB Digital Awards 2024, став лучшим it решением для корпораций в номинации «Операционная деятельность.