Умный график работы: автоматизация планирования для сети пиццерий «Пицца Фабрика»

До внедрения новой системы планирование смен велось в Excel. Пока филиалов было немного, это работало, но по мере роста сети подход перестал справляться.

У каждого филиала были собственные файлы, без единой базы данных.

Возрос риск ошибок и потери информации.

Сравнение плановых и фактических данных занимало слишком много времени.

Не было наглядного анализа загрузки по часам и подразделениям.

В результате менеджеры тратили много времени на ручные сверки, а прогнозирование нагрузки и потребности в персонале становилось всё сложнее. Компания искала решение, которое:

объединит графики всех филиалов в единую систему;

синхронизируется с внутренним учётом компании;

будет автоматически рассчитывать нагрузку и помогать планировать смены;

исключит ручные ошибки и дублирование данных.

Для «Пицца Фабрики» были разработаны два веб-модуля: «График работ» и «Мастер-график».

 Оба модуля интегрированы с внутренней системой управления, но развернуты как изолированные сервисы в отдельных контейнерах Kubernetes — это упрощает обновления и масштабирование.

Архитектура и интеграция

Для модуля «Мастер-график» мы создали отдельную базу данных, которая получает из основной системы только нужную для расчётов информацию.

 Передача данных реализована через набор микросервисов, каждый из которых отвечает за свой тип сущностей: филиалы, подразделения, должности, сотрудников, заказы, продукцию, графики и т.д.

Такое разделение позволило:

- снизить нагрузку на основную базу данных;

- ускорить обработку и расчёты;

- повысить стабильность и отказоустойчивость системы.

Модуль «График работ»

Это инструмент для менеджеров, который позволяет в несколько кликов:

- выбрать филиал и месяц;

- фильтровать сотрудников по должности или подразделению;

- назначить смены и сохранить изменения.

Система автоматически исключает уволенных сотрудников и синхронизирует данные с базой компании, исключая ошибки и дубли.

Модуль «Мастер-график»: аналитика и прогнозирование

«Мастер-график» визуализирует общую загрузку ресторана и помогает планировать смены на основе фактических данных.

В расчётах используются:

- фактическая нагрузка — количество заказов, время выполнения, загрузка кухни и доставки;

- плановые показатели — ожидаемый объём заказов и работы по часам;

- штатное расписание — состав сотрудников, должности и лимит рабочих часов;

- исторические данные и сезонность — информация за прошлые периоды, помогающая учитывать пиковые часы и дни.

Эти данные собираются из разных модулей внутренней системы и объединяются в единую аналитическую картину.

Как это работает для разных подразделений

Система учитывает специфику всех ключевых зон ресторана:

- Кухня — загрузка по приготовлению блюд, скорость выполнения заказов.

- Касса и зал — поток клиентов, скорость обслуживания, время ожидания.

- Доставка — количество курьеров, время на выполнение заказов.

- Административный персонал — загрузка менеджеров и управляющих.

По каждой зоне формируется свой набор метрик и план-факт анализ, что позволяет видеть реальную эффективность работы ресторана.

Что видит руководитель

На дашборде отображается вся ключевая информация:

- количество сотрудников в смене;

- плановая и фактическая нагрузка по заказам и блюдам;

- разница между планом и фактом по каждому подразделению.

Таким образом, руководитель видит актуальную картину работы ресторана и может оперативно корректировать график.

Нагрузочное тестирование

Так как система должна обрабатывать большие объёмы данных, особое внимание уделили производительности.

 Мы провели нагрузочные тесты при одновременной работе до 5000 пользователей, использовали балансировщики и клонирование процессов для распределения нагрузки.

 Также выделили отдельную базу данных под модули, чтобы исключить влияние на основную систему.

В результате «Мастер-график» стабильно работает даже в пиковые часы и обеспечивает бесперебойное функционирование всех ресторанов сети.

После запуска системы менеджеры получили удобный инструмент для планирования и анализа графиков работы по всем филиалам.

Основные эффекты:

Время на составление расписаний сократилось в разы — Excel полностью заменён.

План-факт сравнение по часам и подразделениям стало доступно в пару кликов.

Уволенные сотрудники автоматически исключаются из расписания.

Повысилась прозрачность планирования и контроль нагрузки.

Улучшилось распределение ресурсов кухни и доставки, снизились пиковые перегрузки.