Внедрение 1С:Документооборот для поставщика климатического оборудования DAICHI

Компания Daichi с 1997 года занимается поставками климатической техники ведущих производителей мира в Россию, а с 2019 года начала выпускать кондиционеры под собственным брендом. Сегодня в ее активе более 100 сертифицированных сервисных центров, 21 представительство, 47 оптовых баз и больше 5 тыс. партнеров во всех регионах РФ.

Для автоматизации оперативного управленческого учета заказчик использовал 1С:ERP, а для автоматизации бизнес-процессов – западную систему, которая на сегодняшний день устарела, не поддерживала современные функции и не обладала достаточной гибкостью. В связи с этим, компания решила перейти на отечественный софт, который впоследствии можно было бы интегрировать с 1С:ERP и создать на его основе корпоративную среду для автоматизации различных задач.

Среди предложенных систем клиент выбрал 1С: Документооборот 3.0, во многом благодаря возможности создания цифрового архива документов.

Управление проектом шло по технологии Scrum, чтобы в максимально сжатые сроки заказчик мог получить результат. Были проведены:

— Обследование (сформулированы пожелания и требования к системе)

— Моделирование

— Проектирование (составлены задания на доработку выявленных функциональных разрывов по итогам моделирования)

— Разработка недостающего функционала

— Тестирование функционала

— Внедрение

Если бы в рамках организации работ использовалась классическая технология «водопада», то за время изучения и проектирования бизнес-процессы заказчика могли бы серьезно измениться, и это бы только затормозило и усложнило внедрение продукта.

На первом этапе была осуществлена автоматизация бизнес-процессов по согласованию договоров, формированию заявок на оплату и контролю исполнения задач. Для этого бизнес-аналитики подготовили перечень документов, которые необходимо было автоматизировать, а технические специалисты настроили шаблоны документов в рамках новых цифровых процессов.

До этого согласование договоров у заказчика проходило в ручном режиме, теперь же для этого бизнес-процесса настроены различные маршруты, что значительно сокращает сроки обработки документов и повышает эффективность работы всей компании.

Второй блок внедрения 1С: Документооборот коснулся кадрового учета. Здесь были автоматизированы такие вопросы, как:

— Подача заявки на командировку;

— Создание отчета по командировке;

— Подготовка заявления на отпуск;

— Перенос отпуска;

— Утверждение отпуска.

Для удобства заказчика система была доработана таким функционалом, как, например, установка лимитов по затратам на командировку в зависимости от места назначения (Россия или другие страны) или создание напоминаний о необходимости сдать отчет по командировке.

На данном этапе предполагается, что в этой системе будет работать 600 сотрудников головного офиса в Москве, а впоследствии она будет расширена и на сеть филиалов по всей России.

Проект был реализован за восемь месяцев силами команды из четырех человек: руководителя, архитектора и двух разработчиков.

В будущем заказчик строит планы по развитию системы с точки зрения новых направлений и расширения функционала. Кроме того, есть намерение по разработке мобильного приложения.