Внедрение 1С:Документооборот для проектировщика систем связи ЛЕО Телеком

Основным направлением деятельности компании Лео Телеком является проектирование, построение, ввод в эксплуатацию и последующее обслуживание промышленных систем связи. Компания выполняет работы по построению таких систем для производственно-технологических нужд заказчика в формате "под ключ", т.е. в полном цикле от исследования потребности заказчика до сдачи в промышленную эксплуатацию.

В связи с ростом компании появилась необходимость в управлении договорами: создание, движение, хранение, актуальность, передача и, в конечном счёте, своевременное уничтожение.

В какой-то момент стало понятно, что подписание документов занимает большое количество времени и требует от сотрудников знания путей движения для каждого документа. В противном случае документы могли теряться, задерживаться подписантами или проверяющими, или отвергаться по причине неверного выбора пути согласования. Всё это вело к задержкам и путанице.

Цели проекта внедрения:

— Ускорение процесса согласования;

— Исключение потерь сканированных копий документов;

— Получение возможности сравнения подписанных и согласованных версий документов (контроль версий);

— Исключение ошибок при движении по маршруту согласования;

— Исключение большей части ошибок из-за невнимательности;

— Хранение истории согласований документов с возможностью анализа хода согласования.

Развёртывание системы и новой тестовой базы данных (БД) 1С: Документооборот на сервере WeJET;

Перенос первичных данных о структуре предприятия Лео Телеком, списка сотрудников, данных организаций;

Формирование НСИ в соответствии с требованиями ТЗ;

Формирование комплексного процесса согласования;

Формирование условий маршрутизации согласования в соответствии с ТЗ;

Тестирование работы пользователей с системой в рамках тестового сервера разработки WeJET;

Передача оттестированной программы для размещения в собственной локальной сети организации;

Интеграция 1С: Документооборот с информационными системами регламентированного бухгалтерского и управленческого учёта предприятия.

— В системе реализован механизм контроля версий документов и прикрепленных файлов

— Созданы необходимые виды внутренних, входящих и исходящих документов

— Для документов настроены маршруты согласования на основании триггеров (условий маршрутизации), указанных в ТЗ

— Настроена система ведения номенклатуры дел, нумерация документов и сроки их хранения

— Обеспечена возможность постановки задач сотрудникам через систему и контроль исполнения по срокам и очерёдности

— Реализован автоматизированный учёт ведения договоров с клиентами и поставщиками

— Документы ведутся в едином формате по заранее определённым шаблонам заполнения

— Настроенная номенклатура дел и зоны хранения обеспечивают быстрый поиск документов как в электронной, так и в физической форме