Внедрение CRM-системы для компании по подбору персонала — обработка заявок ускорена на 80%

К нам обратился клиент, занимающийся массовым подбором персонала. Одной из ключевых задач было наладить управление большим потоком заявок, поступающих из разных источников, и обеспечить координацию работы специалистов.

До обращения к нам управление заявками велось в мессенджерах, но когда количество откликов достигло десятков в день, это начало вызывать хаос: заявки терялись, затягивались сроки обработки, а контролировать данный процесс становилось очень сложно.

Для решения проблемы мы предложили поэтапную автоматизацию. 

Сначала мы настроили автоматизированное поступление заявок от соискателей со всех каналов в единое место — таким местом стали Яндекс.Таблицы.

В таблице фиксировались ключевые данные каждой заявки: контактная информация отправителя, источник поступления, ответственный за обработку сотрудник и текущий статус обработки. Настройка таблицы и обучение совместной работе с таблицей заняли 3 дня.

Несмотря на первичную автоматизацию Яндекс.Таблицы не смогли закрыть все потребности заказчика. Мы не могли оперативно собирать и анализировать данные, если таблицами одновременно пользовались сотрудники со стороны заказчика. Подготовка аналитических отчетов занимала больше времени, чем планировалось.

Поэтому мы приняли решение о разработке и внедрении CRM для обработки входящих заявок. У клиента был запрос на внедрение максимально простого решения, понятного даже начинающим специалистам и непродвинутым пользователям. Также одним из ключевых требований была конфиденциальность данных. Учитывая эти пожелания, наш выбор пал на разработку собственной CRM-системы.

1. Централизованное хранение данных. Все заявки автоматически поступают в единую CRM-систему благодаря интеграции с почтой. В ней фиксируются номер телефона из заявки, время ее поступления, статус и сотрудник, ответственный за отработку. По запросу клиента возможна индивидуальная настройка полей.

В данном случае заказчику было важно отслеживать регион и дату смены статуса заявки, чтобы понимать, насколько быстро сотрудники берут заявки в работу.

2. Статусы и комментарии. В CRM-системе предусмотрены следующие статусы заявок: «Новая», «В работе», «Отказ», «Недозвон», «Заключен договор» и пр. (статусы могут быть адаптированы под запрос клиента). Кроме того, сотрудники могут оставлять комментарии к каждой заявке, что позволяет фиксировать причины отказов, даты повторного контакта с соискателем и т.д.

3. Telegram-бот для оперативной работы. Бот отправляет уведомления о поступающих заявках ответственным сотрудникам прямо в мессенджер Telegram. Помимо уведомлений, сотрудники могут отрабатывать заявки в мессенджере, обновляя их статусы и оставлять комментарии. Данный функционал позволяет быстро реагировать на поступающие заявки — такой подход увеличивает вероятность успешной сделки.

4. Настройка ролей. CRM-система поддерживает гибкую настройку ролей с разными уровнями доступа для сотрудников. Данный функционал позволяет руководителям контролировать, кто именно к каким данным имеет доступ, что повышает безопасность работы с заявками.

5. Дашборд для руководителей. В CRM-системе предусмотрен дашборд, который позволяет руководителям получать сводную информацию по заявкам. Он отображает количество заявок в каждом статусе и их распределение по ответственным. Это даёт возможность оперативно выявлять проблемные зоны и корректировать работу.

Внедренное решение помогло нашему клиенту:

1. Повысить прозрачность обработки заявок. Все заявки отслеживаются в CRM-системе по установленным статусам. Это позволяет руководителям видеть, на каком этапе находится каждая заявка и своевременно выявлять задержки или проблемы в процессе обработки.

2. Снизить количества необработанных заявок. Дашборд в CRM-системе предоставляет руководителям возможность видеть полную статистику по заявкам. В нем отображаются данные по каждому ответственному сотруднику: общее количество заявок и их распределение по статусам. Благодаря этому, руководители могут анализировать, кто из сотрудников имеет большее число заключенных сделок, а у кого наблюдается высокий процент отказов.

3. Усилить контроль за работой сотрудников. Благодаря внедренной системе количество необработанных заявок снизилось на 80%. Теперь каждая заявка автоматически распределяется между ответственными сотрудниками и оперативно обрабатывается, что исключает их потерю.

4. Снизить количество ошибок. Автоматизация процессов уменьшила количество ошибок, связанных с ручным вводом данных.

CRM-система и Telegram-бот стали для клиента инструментами оптимизации бизнес-процесса и позволили повысить качество работы с заявками.