Внедрение подсистем 1С: ERP Управление предприятием для магазинов бренда Дом Фарфора

Компания ООО «Алеф-М» - это сеть мультибрендовых магазинов посуды и предметов декора «Дом Фарфора». История компании начинается с 1965 г., когда открылся крупнейший магазин «Дом фарфора» на Ленинском проспекте в Москве. Сейчас «Дом Фарфора» предлагает покупателям знаменитые мировые марки класса люкс, в том числе эксклюзивные.

Специфика финансовой деятельности компании заключается в сложной архитектуре с наличием большого количества интеграционных сервисов, основанной на системе 1С:Управление Торговлей 10 редакции. До внедрения в компании отсутствовало как таковое управление потоками денежных средств – все согласования происходили через электронную почту, отсутствовал процесс бюджетирования, в связи с чем сбор управленческой отчетности занимал такое количество времени, что приходилось регулярно выходить за рамки сроков подготовки отчетности.

С подобным набором исходных данных достаточно сложно было осуществить единовременный и комплексный переход на систему 1С:ERP, однако именно сложности привели к ряду нестандартных решений, которые сделали реализованный проект уникальным.

Классическая ERP-система представляет собой единое информационное пространство, в котором хранятся данные обо всех транзакционных движениях. Однако в данном случае ERP выступал и в качестве самой транзакционной системы, и в качестве консолидированной базы, в которую загружались данные из сложно переписанной системы 1С: Управление Торговлей 10 и из бухгалтерских баз, где отражались расходные движения.

Под нужды заказчика были модифицированы такие подсистемы «1С: ERP Управление предприятием 2», как «Казначейство», «Бюджетирование БДДС и БДР», а также «Управленческий учет в 1С: ERP».

Было принято решение начать внедрение с подсистем «Казначейство» и «Бюджетирование».

Благодаря внедрению блока ручное согласование перешло в электронный формат:

- Вся история согласования заявки сохраняется;

- Контролируются платежи и лимиты расхода;

- Выстроена очередность оплат, ничего не теряется, есть понимание, кому, когда и что платить;

- Платежные поручения формируются автоматически;

- С помощью документооборота было разработано 15 уникальных маршрутов согласования с учетом различных условий.

В компании существует большой пул поставщиков, по которым необходимо отслеживать выделенный лимит оплат. Для этого в ERP-системе было выделено отдельное рабочее место. Данное рабочее место позволяет руководителю ЦФО ДФ и ВиО распределять суммы по заявкам в рамках выделенного лимита. Распределенные лимиты автоматически попадают на технический счет в платежном календаре для дальнейшего распределения оплат.

В компании существует понедельное выделение лимитов на оплаты. Для данной задачи было также создано отдельное рабочее место для сотрудников казначейства, где они контролируют выделенные лимиты понедельно, сравнивая их с фактическими тратами.

В рамках работ по внедрению подсистемы была разработана методология Бюджетирования и автоматизации управленческих аналитик:

• Классификатор статей ДДС и затрат

• Управленческая структура подразделении и ЦФО

• Перечень направлений деятельности группы компании

• Сопоставление статей УУ и БУ

• Методика сбора фактических данных БДДС И БДР

Дополнительно разрабатывалась методология сбора консолидированных плановых бюджетов БДДС и БДР, разработаны инструменты сверки фактических данных между системами 1С: ERP/Торг/БП.

В данной ERP-системе не ведется транзакционный учет, он ведется в УТ и в бухгалтерских базах, ERP выступает в качестве консолидированной системы. Классическая ERP- система для этого не предназначена.

Был разработан отдельный механизм сбора фактических данных в разрезе управленческих аналитик в базах УТ и бухгалтерских базах – по уже настроенной трансляции данные загружаются в ERP и трансформируются в факты по управленческим статьям БДДС и БДР.

— План-фактный анализ по бюджету движения денежных средств (БДДС) – в разрезе год/месяц

— Сохранение всей истории согласования заявки – электронное согласование всех заявок на оплату

— Автоматический расчет остатков по счетам с учетом заявок, прогнозных платежей

— Избегание кассовых разрывов и выстраивание очередности оплат

— Контроль выделенных лимитов

— Отдельная цепочка согласовании сверхбюджетных заявок на оплату

— Автоматическое формирование платежных поручений

— Полный контроль денежных потоков в организации

— Контроль валютных платежей

— Контроль задолженностей по поставщикам