За 2 месяца собрали кастомную систему для форума благотворительного фонда Натальи Водяновой

Клиент — фонд «Обнаженные сердца». Он поддерживает семьи, которые воспитывают детей с особенностями развития, а также развивает инклюзивное образование в России и за рубежом. Его основала Наталья Водянова.

С 22 по 24 ноября 2021 года фонд проводил IX Международный благотворительный форум. Это было большое офлайн-мероприятие с насыщенной программой: параллельные сессии, несколько залов, много гостей, спикеров и партнеров.

Все должно было пройти без очередей на входе и путаницы в расписании, а еще с возможностью собрать подробную аналитику по итогам. Организаторы хотели получить внутреннюю систему, которая:

→ помогает регистрировать участников на месте, учитывает ковид-документы и печатает бейджи с QR-кодом;

→ фиксирует, кто заходит в какой зал и когда;

→ собирает всю эту информацию и показывает статистику: сколько человек пришло, какие секции были самыми популярными, кто задерживался дольше обычного.

Готовых решений под этот сценарий форума не было, поэтому наша задача — разработать кастомную систему для мероприятия с нуля.

Мы собрали кастомную систему, которая закрывала весь процесс — от регистрации до аналитики. Она работала через веб-приложение: не нужно было ничего дополнительно устанавливать, запускалась на компьютерах, планшетах и мобильных устройствах. 

Сама идея — вроде простая: регистрация, бейджи, трекинг, статистика. Но на практике все оказалось гораздо сложнее. Форум проходил вживую, с большим количеством гостей и плотным расписанием.

Система должна помогать:

→ учитывать ковид-документы;

→ печатать бейджи на месте;

→ отслеживать перемещения между залами, повторные визиты и время присутствия;

→ собирать статистику в моменте и после форума.

Мы с нуля продумывали логику, интерфейсы и аналитику. То есть как регистрировать, как сканировать, как учитывать повторные визиты, как не потерять данные. При этом все должно было работать стабильно: на ресепшене, у хостес с iPad, без сбоев и сложного обучения.

Плюс к этому — жесткий срок. Всего 2 месяца на разработку, запуск и тестирование. Нам нельзя было допустить ошибок. Заказчик — крупный благотворительный фонд с высокой публичностью.

Система состояла из 3 частей — о них расскажем ниже.

На входе хостес вбивали имя, проверяли документы и сразу распечатывали бейдж с персональным QR-кодом, так как система самостоятельно генерировала PDF-карточку. В итоге с ее помощью можно было быстро подготовить бейджи, сократить время на регистрацию и избавиться от ошибок. А еще у каждого участника был уникальный QR, по которому его идентифицировали в любой момент.

Система умела отправлять email-уведомления, чтобы подтверждать регистрацию, с разными шаблонами: для гостей с проживанием и без. Также мы сделали SMS-рассылку по базе зарегистрированных участников.

У каждого зала стояли хостес с айпадами. Они сканировали QR-коды на бейджах, и система фиксировала: кто и в какой зал вошел, когда, насколько долго там задержался. При выходе QR сканировали повторно — так собирали точные данные о том, сколько времени человек присутствовал в каждом зале.

Если участник покидал сессию раньше или заходил повторно — система это тоже фиксировала. Таким образом организаторы отслеживали посещаемость и вовлеченность: кто остался до конца, кто перемещался между секциями и как именно.

Организаторы получали живую статистику: по залам, времени, количеству людей. Можно было посмотреть, какие секции собирали больше всего гостей, кто из спикеров вызывал интерес, а где залы полупустые.

Статистика обновлялась в реальном времени и сразу попадала в дашборд — это помогало выгружать итоговые отчеты после форума.

Мы собрали рабочую систему за 2 месяца: без лишнего, по делу, с прицелом на задачу. Система сняла нагрузку с команды форума: мероприятие собрало около 5000 участников из 193 городов и 22 стран:

→ регистрация шла без очередей;

→ у хостес все работало с первого клика;

→ организаторы в любой момент видели, где сколько людей и что интересно аудитории.