Какой планировщик задач вы считаете самым удобным для совместной работы сотрудников агентств и представителей заказчика?

Question

Грачья · Accepted Answer

Мы используем Microsoft Azure DevOps с чат-ботом в Telegram. Считаю, что это отличный выбор для совместной работы агентства и представителей заказчика. Адаптация таск-трекера под Agile-подход дает нашим командам свободу в планировании спринтов и управлении бэклогом, что обеспечивает более гибкий и результативный процесс разработки.

А постановка задач непосредственно из мессенджера значительно упрощает создание задач с минимальной тратой времени.

Олег · Answer

Для совместной работы сотрудников агентства и представителей заказчика идеального универсального планировщика нет — многое зависит от процессов, бюджета и готовности команды поддерживать инструмент. Мы прошли несколько этапов.

Сначала использовали Jira. Она привычна нашим продуктовым командам, хорошо настраивается, поддерживает интеграции и дополнительные модули. Но для внешних заказчиков Jira часто оказывается избыточной и не самой дружелюбной: сложный интерфейс, лицензии, ограничения по доступам. Плюс из-за проблем с оплатой и отношением вендора к пользователям мы начали искать альтернативы. Пробовали Youtrack и Яндекс.Трекер — у них есть сильные стороны, но они не полностью закрывали наши сценарии совместной работы с клиентами.

В итоге мы написали MVP собственного планировщика и сейчас внедряем и дорабатываем его внутри команды. В нём сделали акцент именно на collaboration между агентством и заказчиком: общее пространство проекта, роли для сотрудников агентства и представителей клиента, прозрачные статусы задач, комментарии, файлы, уведомления, согласования и отчёты. Заказчику не нужно разбираться в сложной системе — он видит только свой проект и необходимые действия. Для нас это гибкий инструмент, который можно быстро адаптировать под конкретные процессы.

Да, разработка отвлекла часть бэк- и фронт-разработчиков от основных задач, но в итоге мы получили работающий продукт, удобный и нам, и заказчикам. Поэтому если говорить о самом удобном планировщике для такого сценария, то для нас сейчас это наше собственное решение — при условии, что команда готова его поддерживать и развивать. Если же ресурсов на собственную разработку нет, я бы рекомендовал отталкиваться от готовых решений: Jira — для сложных внутренних процессов, Youtrack или Яндекс.Трекер — как более гибкие и доступные альтернативы.

Дмитрий · Answer

Сразу скажу, что идеальной системы не существует, как и не существует одинаковых бизнесов. Выбор системы для ведения CRM, приемки задач от клиентов, базы знаний, системы управления проектами, финансового учета и т.п. должен в первую очередь базироваться на индивидуальных процессах в компании, для которой система подбирается. Именно с построения процессов, или хотя бы с общей их формализации нужно начинать, чтобы использовать их в качестве требований к рассматриваемым системам.

Выбор системы еще больше усложняется, если захочется иметь несколько систем в одной — где-то будет удобная CRM, но слабый функционал управления проектами, где-то наоборот. Поэтому многие компании, особенно на нашем digital-рынке, используют сразу несколько систем в связке. В этом подходе есть и плюсы, и минусы, так как с одной стороны, вы получаете заточенные под решение конкретных задач инструменты, с другой — сотрудникам приходится разбираться сразу с несколькими системами. Также зачастую необходимо настраивать между системами обмен данными, и это часто становится непреодолимой проблемой для тех, у кого нет разработчиков в штате.

Наличие облачной или серверной (коробочной) версии системы, принадлежащей только вам, также является важным критерием выбора. Если важна безопасность данных и возможность доработки (программирования) системы под свои специфические задачи, то без “коробки” не обойтись.

После исхода многих зарубежных систем с РФ-рынка, выбор для тех, кто только выбирает систему, стал, конечно, проще. ;-) Но для тех, кто уже использует несколько систем, переход на российское аналогичное ПО или поиск возможностей остаться на зарубежных системах, стали очень болезненными и трудозатратными.

Мы пошли по самому сложному пути, решив все свои процессы по группе компаний объединить в одну систему, выбрав российское ПО “1С-Битрикс 24” с установкой на собственном сервере. Так как у нас есть в штате есть разработчики, мы сами являемся интеграторами Битрикс24, для нас это был логичный шаг.

В интернете можно найти бесконечное количество статей с холиваром в комментариях на тему, хорош Битрикс24 или ужасен. У обеих сторон находятся убедительные аргументы своей правоты, и мы, по правде говоря, согласны с каждой точкой зрения этих полярных мнений, так как невозможно в универсальной многофункциональной системе все сделать так, чтобы это устраивало всех. Но, если вернуться к первому абзацу моего комментария, — идеальной системы не существует, а наши требования таковы, что фактически под них подходит только Битрикс24.

Мы выбрали “коробку”, чтобы доработать систему под себя. Первый год после перехода мы работали в стандартном функционале системы, чтобы все сотрудники адаптировались в новой среде. Потом стали внедрять свои собственные “фичи”, отчеты, интерфейсные улучшения и тому подобное, постепенно превращая систему в уникальный программный продукт, который закрывает все наши потребности.

На текущий день мы используем Битрикс24 как:

CRM;
Тикетную-систему для клиентов;
Систему управления проектами по интернет-маркетингу, разработке и поддержке сайтов, ведению различных ежемесячных услуг на абонементе;
Систему документооборота;
Файловое хранилище;
Базу знаний по проектам и по регламентам агентства;
Новостную систему для важных объявлений и опросов по компании;
Календарь для бронирования встреч внутри компании и с внешними подрядчиками;
ведем чаты по проектам, командам и по отделам;
проводим созвоны и видео-конференции;
ведем учет и планирование традозатрат по проектам;
даже первичные бухгалтерские документы (акты, счета, договора) теперь мы создаем в системе;
и сейчас внедряем себе учет расходов, чтобы получить систему финансового учета внутри единого контура Битрикс24.

А теперь, как сказала стюардесса в старом анекдоте про 5-ти этажный самолет: “Мы со всем этим г%$#ом попытаемся взлететь”. Мы взлетели. Но сможете ли взлететь вы, а скольки этажный самолет вам нужен — решать вам.

Самое важное, что нужно сделать при выборе системы (это даже важнее построения бизнес-процессов компании) — найти адепта “перехода на новую систему” внутри вашей фирмы. Обязательно нужен человек, который будет больше всех заинтересован в переезде, в выборе системы, в ее настройке и доработке. Это нужно для того, чтобы довести этот достаточно сложный и долгий процесс до победного конца, а не остановиться на стадии оплаты лицензии. Найдите того, кому этот выбор и переезд больше всех нужен. Возможно, этим адептом нужно стать именно вам. Удачи!

«Какой планировщик задач вы считаете самым удобным для совместной работы сотрудников агентств и представителей заказчика?»

Переход на внешний сайт