Как небольшому агентству выстроить операционку и не тонуть в рутине: опыт «Инфодонск»

О чем этот кейс

Небольшие агентства часто сталкиваются с одними и теми же проблемами: документооборот отнимает время, контроль бюджетов требует ручного труда, а изменения в рекламных системах нужно отслеживать параллельно с основной работой.

«Инфодонск» — агентство интернет-маркетинга, которое специализируется на контекстной рекламе, маркетинговых исследованиях и аналитике продаж. В команде шесть человек, средний бюджет проекта — от 100 000 до 500 000 рублей. Основные клиенты — интернет-магазины, IT-сервисы и компании из сферы оптовой торговли.

Проблема: рост требований при ограниченных ресурсах

В 2015 году изменились условия работы с рекламными системами. Чтобы получать агентскую комиссию от Яндекса, нужно было становиться плательщиком НДС. Для небольшой команды это означало:

• усложнение бухгалтерии
• дополнительные затраты на администрирование
• отвлечение от профильных задач

Нужно было найти способ работать с рекламными бюджетами клиентов без лишней операционной нагрузки.

Решение: делегировать рутину сервису

Агентство подключилось к партнерской программе eLama в 2015 году. Это не просто инструмент для управления рекламой — это способ передать часть операционных процессов на сторону сервиса. Что конкретно изменилось в работе:

1. Документооборот стал электронным

Раньше документы нужно было печатать и отправлять курьером. Теперь всё проходит через ЭДО, отчёты приходят уже заполненными. Экономия времени — несколько часов в неделю.

2. Появился контроль бюджетов через API

Команда написала скрипт, который через API сервиса собирает информацию об остатках на рекламных счетах. Теперь отдельный специалист следит за бюджетами и заранее предупреждает клиентов о необходимости пополнения — за 3–5 дней до окончания средств.

3. Решение нестандартных ситуаций — через поддержку

Перенос рекламных аккаунтов, проблемы с модерацией объявлений, сложные кейсы с рекламными системами — всё это решается через Службу Заботы. Не нужно тратить часы на переписку с техподдержкой площадок.

4. Маркировка рекламы — автоматически

Передача данных в ОРД происходит на стороне сервиса. Это снижает риск ошибок и освобождает время специалистов.

5. Обучение команды — на готовых материалах

Вебинары по обновлениям площадок и образовательные материалы используются для онбординга новых сотрудников. Не нужно создавать внутреннюю базу знаний с нуля.

Результат: дополнительные 5–7% выручки и устойчивые процессы

Партнерское вознаграждение приносит агентству 5–7% от выручки. Этой суммы хватает, чтобы содержать отдельного специалиста по контролю бюджетов.

Но главное — не деньги, а стабильность процессов. В 2022 году, когда Google остановил показ рекламы в России, на аккаунтах клиентов остались бюджеты. Сервис помог оперативно вернуть деньги — без долгих разбирательств и ожидания.

«Для нас важно понимать, что завтра мы не проснёмся с заблокированными кабинетами и зависшими деньгами на счетах», — комментирует Галина Кузнецова.

Что взять на заметку другим агентствам

Опыт «Инфодонск» показывает: даже небольшая команда может выстроить устойчивые процессы, если правильно распределить задачи. Что стоит проанализировать в своём агентстве:

• Сколько времени уходит на документооборот и можно ли его автоматизировать
• Как организован контроль бюджетов клиентов — есть ли риск пропустить момент, когда деньги закончатся
• Кто отслеживает изменения в рекламных системах и как быстро команда адаптируется к новым требованиям
• Есть ли план действий на случай форс-мажора — блокировки аккаунтов, изменения условий площадок

Партнёрские программы рекламных сервисов — один из инструментов, который помогает решить эти задачи. Подключение к таким программам не требует кардинальных изменений в работе, но может заметно упростить операционку.

Новым партнерам, которые подключатся к партнерской программе до 31 марта 2026 года, eLama до конца 2026 года будет выплачивать максимальное вознаграждение независимо от оборота клиентов — до 9% по Яндекс Директу, 10% по таргету, 5% по Telegram Ads и до 20% по другим рекламным системам. Подробнее об условиях программы eLama — на сайте.