Флайск 
Тендеры и лиды
Информация
Воронка подбора персонала показывает путь кандидата от отклика до выхода на работу и число людей, которые срезаются или остаются на каждом этапе. Есть шесть метрик, от конверсии между этапами до нагрузки на рекрутера, и формулы для каждой из них дальше в статье.
Если вы собственник, руководитель компании, HR-руководитель или рекрутер, которому нужно объяснить руководству, почему вакансия закрывается третий месяц, тогда эта статья для вас.
Вакансия закрыта, человек вышел на работу, вопросов к подбору, вроде, нет. Но когда руководитель спрашивает, почему на позицию менеджера ушло четыре месяца и во сколько это обошлось компании, ответить менеджер не сможет, при этом, если воронка подбора не разбита на этапы. Потому что видно только итоговый результат, а путь, которым кандидат к нему пришёл непонятен.
Видно, что вакансия закрыта, но не видно, на каком этапе отсеялось больше всего кандидатов.
Видно, что рекрутер загружен, но не видно, сколько вакансий он держит одновременно и где у него предел.
Видно счёт за размещение вакансий, но не видно, какой источник дал вышедших на работу людей, а какой принёс только отклики.
Если не знать этих цифр, то принять какое-то решение по подбору можно только по загрузке рекрутера. А когда позиция всё ещё открыта, бюджет на размещение уже потрачен, только тогда замечают ошибки.
Этапы у каждой компании свои, где-то кандидат сразу встречается с руководителем, где-то проходит скрининг, два интервью и только потом получает оффер, а в массовом подборе часть шагов автоматизирована, при этом базовая последовательность повторяется от розничной точки до найма разработчиков, это отклик, скрининг резюме, первый контакт, интервью с рекрутером, интервью с заказчиком, оффер и выход на работу. На каждом этапе компания теряет часть кандидатов по разной причине, от разошедшихся зарплатных ожиданий до долгого ожидания слота в календаре у заказчика вакансии.
Этот список работает как база, к которой привязываются шесть метрик подбора. Без зафиксированных этапов и дат перехода между ними метрики считать не из чего, поэтому таблица ниже задаёт единый список этапов для всей статьи. Столбец с местом типичных потерь помогает заранее понять, на каком переходе стоит ждать проблем ещё до того, как накопится статистика по своим вакансиям.
Число этапов меняется, а логика счёта остаётся прежней. Метрики считаются по датам перехода между этапами, поэтому дата каждого перехода должна фиксироваться в системе подбора, в CRM или хотя бы в общей таблице. Но если дат нет, то метрики приходится считать по памяти.
Конверсия показывает, какая доля кандидатов переходит с одного этапа воронки на следующий. Общая конверсия считается от отклика до выхода на работу и даёт одну итоговую цифру, например 0,5% от общего числа откликов. Поэтапная конверсия раскладывает эту цифру на составляющие и показывает, на каком именно переходе теряется больше всего кандидатов, на скрининге резюме, на этапе дозвона или на согласовании оффера.
Руководителю, который видит только общую цифру, сложно понять, что нужно менять в процессе, это будет текст вакансии, работу рекрутера на дозвоне или скорость согласования с заказчиком. Если же видим поэтапную конверсию, то она указывает на конкретный этап, с которого стоит начинать работу над воронкой. Оценка каждого перехода отдельно позволяет сравнивать вакансии между собой и видеть, повторяется ли проблема из позиции в позицию или связана с конкретным набором.
Пример счёта. Цифры условные и показывают только механику расчёта.
200 откликов, из них 60 прошли скрининг. Конверсия скрининга 30%.
Из 60 до интервью с рекрутером дошли 25. Конверсия 42%.
Из 25 до интервью с заказчиком дошли 10. Конверсия 40%.
Из 10 оффер получили 3, вышел на работу 1. Общая конверсия воронки 0,5%.
Решение принимается по самому узкому переходу, в примере выше это скрининг, там теряется 70% потока. Правка текста вакансии и согласование требований с заказчиком дадут здесь больше, чем работа с офферами в конце воронки.
Универсальной нормы нет, всё зависит от отдельной компании.
Норма зависит от позиции. Массовый подбор и подбор руководителя дают несопоставимые цифры на одних и тех же этапах.
Норма зависит от источника. Отклики с сайта вакансий и кандидаты по рекомендации конвертируются по-разному, и общая цифра по ним мало что показывает.
Рабочий ориентир берётся из истории компании. Три-четыре закрытые вакансии одного типа можно сравнить, дальше если отклонились от собственной цифры, то это важнее отклонения от среднего по рынку.
Время закрытия вакансии считается в календарных днях от момента, когда вакансия открыта, до дня выхода человека на работу. Показатель отвечает на вопрос, сколько времени компания фактически теряет между решением о найме и выходом сотрудника на позицию, и напрямую влияет на то, сколько задач в отделе остаются без исполнителя.
Долгое закрытие вакансии чаще складывается из нескольких пауз подряд, недели на согласование зарплатной вилки, недели ожидания слота в календаре у заказчика вакансии и ещё двух-трёх недель отработки кандидата на прежнем месте. По отдельности каждая пауза выглядит небольшой, но вместе они растягивают срок закрытия до нескольких месяцев, и руководитель узнаёт об этом только тогда, когда спрашивает, почему позиция всё ещё открыта.
Дата открытия вакансии. Отсчёт идёт от заявки руководителя отдела, при счёте от публикации объявления неделя согласования зарплатной вилки выпадает из срока.
Дата выхода. Между принятием оффера и первым рабочим днём стоит отработка на прежнем месте, и для бизнеса эти недели входят в срок закрытия позиции.
Отменённые вакансии. Позиция, закрытая решением «нанимать не будем», в среднее время закрытия не попадает и учитывается отдельной строкой.
Когда срок растёт, общее время раскладывают по этапам из таблицы выше и находят переход, который занимает больше всего дней. Чаще всего это ожидание слота в календаре у заказчика вакансии и пауза между оффером и выходом.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13769 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Скорость первого касания считается от момента отклика кандидата до первого реального контакта рекрутера с ним. Первым касанием считается звонок или сообщение, на которое кандидат ответил, обычная отправка сообщения без ответа в счёт не идёт.
На рынке труда с высокой конкуренцией за кандидатов эта метрика определяет исход всей воронки ещё до интервью, потому что кандидат обычно откликается на несколько вакансий в один день и договаривается с тем работодателем, кто вышел на связь первым. Чем дольше рекрутер молчит после отклика, тем выше шанс, что кандидат уже принял предложение у конкурента и до интервью с компанией просто не дойдёт. Задержка на этом этапе не сокращается, неделя молчания после отклика остаётся неделей, даже если все дальнейшие шаги пройдут быстро.
Кандидат откликается на несколько вакансий в один день. Порядок ответа работодателей определяет, с кем он дойдёт до интервью.
Задержка на первом этапе переносится в конец воронки целиком. Неделя молчания после отклика не сокращается ни на одном следующем этапе.
Показатель считается по всем откликам. Кандидат, до которого не дозвонились с одной попытки, из статистики первого касания не исчезает.
В аутсорсинговой компании ЭГ-Стафф отклик обрабатывается за 4 минуты, отклики с hh.ru и других job-порталов парсер сразу раскладывает по воронкам, а чат-бот на Avito и в мессенджерах проводит первичную квалификацию ещё до подключения менеджера.
В студии Code Pilots, которая нанимает IT-специалистов, на обработку отклика уходит 5 минут при потоке больше 200 откликов в месяц на одного менеджера. Обе цифры считались как время обработки отклика в CRM. Скорость первого касания по формуле выше получится больше, потому что в ней учитывается ещё и момент, когда кандидат ответил.
Стоимость найма собирает все расходы на закрытие позиции и делит их на число вышедших на работу людей. В отчётах и в интерфейсах систем подбора показатель называется cost per hire. В расчёт входят прямые траты на размещение вакансий, часть зарплаты рекрутера, доля стоимости используемых инструментов подбора и оплата подрядчиков вроде кадровых агентств.
Показатель полезен для сравнения источников кандидатов между собой и для планирования бюджета на подбор на следующий квартал. Читать его в отрыве от остальных метрик рискованно. Низкая стоимость найма часто означает медленный, но дешёвый канал подбора и вакансию, закрытую на месяц дольше нужного. Рост стоимости найма по этой же причине не всегда говорит о проблеме, иногда он объясняется тем, что закрывалась более сложная или дорогая позиция, чем обычно.
Что входит в расходы:
Прямые расходы: публикация вакансий, доступ к базе резюме, реклама вакансии в соцсетях, гонорар кадрового агентства.
Стоимость работы рекрутера: доля фонда оплаты труда, приходящаяся на закрытые за период позиции.
Инструменты: подписка на систему подбора или доработка CRM под воронку найма, распределённая на число вакансий за период.
Время заказчика вакансии: часы руководителя на интервью, посчитанные по его ставке. Эту часть обычно пропускают, и на дорогих позициях она заметно меняет итог.
Если растет стоимость найма, это сама по себе не проблема, но читать её нужно вместе со сроком закрытия и качеством выхода.
Экономия на источниках кандидатов часто оборачивается вакансией, которая не закрывается много месяцев. Каждый месяц обходится компании дороже сэкономленного бюджета на размещение.
Две метрики отвечают на вопросы, которые обычно задают, когда уже посчитаны конверсия, срок закрытия и стоимость найма. Первый вопрос - сколько позиций одновременно тянет один рекрутер и где предел его нагрузки, после которого срок закрытия вакансий начинает расти сразу по всем позициям. Второй вопрос - какой канал приносит кандидатов, которые выходят на работу, а какой только увеличивает число откликов без результата.
Обе метрики редко считают в компаниях, где подбор ведётся вручную, хотя именно они чаще всего объясняют, почему срок закрытия вакансий растёт при том же бюджете и том же числе людей в команде рекрутинга. Перегруженный рекрутер и канал, который приносит только отклики без выходов, работают в одном направлении: обе проблемы удлиняют воронку незаметно, шаг за шагом.
Тип позиций. Массовые линейные вакансии и подбор руководителя дают разную нагрузку при одинаковом числе позиций в работе.
Полнота роли. Рекрутер, который сам проводит скрининг и сам согласовывает офферы, тянет меньше позиций, чем рекрутер с координатором.
Стадия вакансий. Десять вакансий на этапе скрининга и десять на этапе финальных интервью нагружают по-разному.
В Хагемаер Групп в воронке подбора работают 18 рекрутеров, через неё проходит больше 13 800 заявок от кандидатов в квартал, около 770 на человека. После автоматизации компания трудоустроила на 29% больше людей, а штат рекрутеров за это время вырос только на 15%. В Code Pilots после настройки парсера резюме и Telegram-бота один HR-менеджер отрабатывает как минимум вдвое больше откликов, чем до внедрения. Предел нагрузки зависит от того, сколько ручной работы остаётся у рекрутера на каждом отклике.
Все шесть метрик, сведены в одну таблицу с формулами, источниками данных и рекомендуемой частотой расчёта. Такую таблицу можно скопировать в рабочий файл и использовать как чек-лист при внедрении регулярного счёта воронки подбора.
Сначала проверяется, фиксируются ли нужные даты и суммы, затем настраивается периодичность расчёта под каждую метрику отдельно. Конверсия по этапам и время закрытия вакансии считаются по каждой закрытой позиции и показывают точечные проблемы конкретной вакансии. Стоимость найма и нагрузка на рекрутера считаются реже, ежеквартально и еженедельно соответственно, и показывают тенденции на уровне всего отдела подбора. Перед тем как выстраивать регулярный отчёт, стоит свериться со списком источников данных в правом столбце: если часть дат нигде не фиксируется, часть метрик из таблицы посчитать не получится.
Считать шесть метрик руками получается, пока вакансий немного и ими занимается один человек, который помнит даты по каждому кандидату. На потоке из нескольких открытых позиций одновременно собирать вручную все данные сложно, приходится поднимать переписку, звонки и заметки по каждому кандидату отдельно, чтобы восстановить дату перехода между этапами. Пока цифры собираются вручную, они просто могут потерять актуальность.
Если эти процессы автоматизировать, то это снимает с рекрутера часть этой рутины и переносит фиксацию дат в систему, где кандидат и так уже ведётся, вместо отдельной таблицы, которую приходится заполнять параллельно с основной работой.
Чем это поможет:
Фиксация дат перехода. Когда воронка подбора ведётся в CRM, даты перехода по этапам записываются автоматически, время закрытия вакансии и скорость первого касания считаются из них без ручного ввода.
Выгрузка в таблицу. Сценарий автоматизации по расписанию выгружает данные по вакансиям и кандидатам в Google Sheets.
Отчёт. Поверх таблицы собирается дашборд, где конверсия по этапам и срок закрытия видны по каждой вакансии и в среднем по типу позиции.
Уведомления по отклонениям. Сценарий отправляет сообщение, когда вакансия остаётся открытой дольше заданного срока или когда отклик остался без первого касания.
Во Флайск отчёты по воронкам собирают на связке прямого подключения к amoCRM, сценариев автоматизации n8n, выгрузки в Google Sheets и дашборда в Yandex DataLens. Тот же набор инструментов используется во внутренней работе, поэтому описание опирается на собственную рабочую практику, под воронку подбора набор остаётся тем же, меняются этапы и названия полей.
