Автоматизация документов и оплат: как избавиться от рутины с помощью Vitamin.tools

Рассказываем, как перестать тонуть в хаосе — и наконец-то разобраться с текучкой.

Почти каждый менеджер хотя бы раз закапывался в текучке: одни клиенты срочно требуют акты, другие теряют счета, третьи забывают пополнить бюджет вовремя. В итоге рабочий день уходит не на развитие проектов, а на бесконечные проверки, рассылки и ручной контроль. В этом обзоре рассказываем, как навести порядок в проектах и освободить время для реальной работы — на примере рекламной экосистемы Vitamin.tools.

Наводим порядок в документах и оплатах

Когда в агентстве ведут рекламу на нескольких площадках сразу, рутинные задачи начинают копиться. Один клиент размещается в Telegram Ads, другой — в Директе и VK, третий просит загрузить отчёт для бухгалтерии. Без единой системы менеджеры переключаются между кабинетами, теряют время на согласования. 

Вместо того чтобы заниматься настройкой и оптимизацией рекламы, команда тратит время на действия, которые напрямую не влияют на результат. В итоге операционка съедает рабочий день, а ключевая задача — рост результатов по рекламе — уходит на второй план.

С Vitamin.tools менеджер работает в едином кабинете: видит, где заканчивается бюджет, пополняет счёт за пару кликов — без входа в каждый рекламный кабинет. Платформа сама формирует документы по расходам и актам. Их можно сразу отправить в бухгалтерию или налоговую — без ручной подготовки.

Vitamin.tools — рекламная экосистема для специалистов, работающих с трафиком. Платформа позволяет управлять кампаниями сразу на 16 площадках из одного клиентского кабинета, включая Яндекс Директ, VK Рекламу, Telegram Ads и Avito. 
Ключевое преимущество Vitamin.tools — возможность увеличивать доход. Клиенты получают возврат до 18% за пополнение рекламы. Также они могут зарабатывать на предоплатных счетах и партнёрской программе, получая процент от оборотов рефералов.

Получаем помощь, когда она действительно нужна

Форс-мажоры бывают у всех. Неожиданно отклоняют объявление, не проходит оплата, заканчивается бюджет. В этот момент важно быстро разобраться с проблемой, чтобы не потерять время и деньги клиента.

В Vitamin.tools поддержка реагирует сразу. В мессенджерах отвечают на общие вопросы, например, о сроках зачисления денег. Через личный кабинет и почту решают ситуации, связанные с доступами, документами и настойками. А персональный менеджер берёт на себя сложные задачи: связывается с рекламными площадками, помогает разобраться с модерацией, находит решение, если документ задержался или возник сбой с оплатой. 

Даже если обращение поступило вечером или в выходной, дежурный менеджер поможет разобраться. В итоге проблемы решаются быстрее. Клиент видит, что ситуация под контролем, а проект продолжает работать без простоев.

Зарабатываем больше на тех же проектах — не меняя условия для клиентов

Когда агентство наводит порядок в документах и автоматизирует рутину, всегда встаёт вопрос: как расти дальше и не терять прибыль, если клиенты не готовы к повышению цен? В Vitamin.tools можно получать агентское вознаграждение с каждого пополнения бюджета. Деньги можно вывести на карту или расчётный счёт, потратить на оплату сервисов Kokoc Group или рекламу.

Отдельная возможность — предоплатный счёт. При пополнении баланса заранее, например, за месяц до запуска кампании, агентство получает дополнительное вознаграждение до 1,4% от суммы. Это удобно, если проекты идут с сезонными пиками: средства лежат на счёте и приносят доход до момента запуска рекламы.

Партнёрская программа работает на оборот: чем больше клиентских проектов ведёт агентство, тем больше начислений оно получает. Это реальный способ увеличить прибыль и при этом не повышать цены для клиентов.

Если хотите перейти от ручной работы с документами и бюджетами к прозрачной системе с поддержкой и дополнительным доходом — попробуйте Vitamin.tools на практике. Зарегистрироваться можно за пару минут.

Регистрируемся в Vitamin.tools

1. Откройте сайт Vitamin.tools, в правом верхнем углу нажмите «Регистрация» и создайте новый кабинет.
2. Заполните форму, примите условия работы и нажмите «Зарегистрироваться».
3. Введите код из СМС и завершите регистрацию.

Выберите тип аккаунта, подпишите оферту и дождитесь письма на почту. В нём будет указан пароль для входа в личный кабинет.

Зарегистрироваться в Vitamin.tools можно как с компьютера, так и с телефона. Шаги одинаковые и отличаются только оформлением

Создаём платёжный профиль

Платёжный профиль — это набор реквизитов компании или предпринимателя, которые используются для выставления счетов, формирования актов и передачи данных в ОРД. Без профиля нельзя пополнить баланс, поэтому его создают в самом начале работы.

Как создать платёжный профиль:

1. В личном кабинете Vitamin.tools откройте раздел «Финансы» — вкладка «Договор (платёжный профиль)» — кнопка «Добавить».
2. Заполните форму с реквизитами и сохраните данные. Данные для счёта заполняются автоматически. Нужно вписать только ИНН или название Юридического лица.
3. Введите код из СМС и завершите регистрацию.

Готово — теперь можно выставлять счета, оплачивать рекламу и получать закрывающие документы автоматически.

Заводим карточку рекламодателя

Карточка — это профиль компании или человека, чьи продукты или услуги вы продвигаете. Если работаете как агентство или фрилансер, карточки помогают разделить заказчиков. Если продвигаете собственный бизнес, то это профиль вашей компании.

Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 13287 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.

Как создать карточку:

1. В личном кабинете выберите в раздел «Маркировка рекламы» — вкладка «Карточки рекламодателей» — кнопка «Добавить рекламодателя».
2. Заполните данные о рекламодателе: тип организации — юрлицо, ИП или физлицо, ИНН конечного рекламодателя и код ККТУ.
3. Укажите данные договора. Нажмите «Сохранить» и «Отправить».
4. В разделе «Маркировка рекламы» — «Список аккаунтов» выберете нужную карточку из списка и нажмите «Добавить». 

Если выбрали «Указать вручную», а между агентством и Vitamin.tools есть ещё промежуточные звенья, нажмите «Добавить еще одного контрагента» и заполните данные

Пополняем баланс Vitamin-аккаунта

Есть два способа пополнения: картой и по счёту. В первом случае деньги придут в течение 1 минуты. Во втором — в срок до трёх рабочих дней при первом пополнении и 1-2 часа — при последующих.

Лицевой счёт можно пополнить банковской картой или по счёту. Карта подойдёт физлицам и самозанятым, счёт — компаниям и ИП.

Как внести средства:

1. Перейдите в раздел «Финансы» — «Мои финансы» — «Пополнить баланс личного кабинета».
2. Выберите договор, сумму и тип пополнения: карта — для физических лиц и самозанятых, счёт — для юридических лиц и ИП. Верификация карты займёт до 1 часа. Дождитесь, когда карта станет активной, и только потом нажимайте на кнопку.
3. Нажмите кнопку «Пополнить» или «Скачать счёт».

Инструкция, по пополнению баланса в Vitamin.tools

Переводим деньги на баланс рекламного кабинета

1. Перейдите в раздел «Финансы» — «Мои финансы»— «Перевод средств».
2. Выберите рекламный кабинет для пополнения и баланс, с которого будут списаны средства.
3. Укажите сумму перевода с учётом НДС. 
4. Нажмите «Перевести».

Как перевести деньги из Vitamin.tools в рекламную систему

Как зарегистрироваться в Vitamin.tools? 

Создать аккаунт можно с любого устройства — компьютера или смартфона.

1. Заполните форму: укажите имя, электронную почту и номер телефона. Нажмите на «Зарегистрироваться» и введите код из SMS.
2. Выберите тип аккаунта.
3. Подпишите оферту.
4. Нажмите «Перевести».

Как написать в поддержку Vitamin.tools?

1. Через Telegram-чат. Этот способ подходит для консультаций по функционалу и возможностям сервиса, а также если вы не знаете, с чего начать работу.

Ссылка на чат: https://t.me/vitamin_help

2. Через личный кабинет Vitamin.tools. Этот способ подходит для консультаций, внесения изменений, выдачи доступов и других запросов, связанных с аккаунтом.

Как отправить запрос через личный кабинет:

1. Откройте кабинет Vitamin.tools.
2. В левом меню выберите «Помощь» → «Отправить заявку» → «Открыть форму».
3. Укажите тему обращения, ваш ник в Telegram и опишите вопрос. При необходимости прикрепите файлы или скриншоты.

3. По электронной почте. Вы можете написать напрямую на support@vitamin.tools. Письмо нужно отправлять с почты, зарегистрированной в рекламной экосистеме. Обязательно укажите ID кабинета и подробно опишите проблему.

Можно ли в Vitamin.tools работать без регистрации ИП? 

Да. Платформа подходит для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и самозанятых.

Вы можете оплачивать рекламу и услуги как по счёту, так и банковской картой.

Платформа подходит для новичков без опыта в рекламе?

Да. В Vitamin.tools интерфейс построен так, чтобы сервисом было удобно пользоваться: все рекламные кабинеты и бюджеты собраны в одном месте, а основные действия понятны без глубокой технической подготовки.

Кроме того, новички могут получить консультацию в поддержке или воспользоваться базой знаний. 

Три ключевых факта о Vitamin.tools

• Vitamin.tools — это не просто платформа для документооборота и оплат. Это сервис, который делает работу агентства системной, прозрачной и выгодной для всех участников процесса.
• Автоматизация документов, оплат и управления бюджетами освобождает команду от ручных операций и снижает риск ошибок. Все процессы видны в одном кабинете, что упрощает контроль и планирование.
• Дополнительные финансовые возможности платформы — агентское вознаграждение и партнёрские условия — помогают агентствам и специалистам получать доход с каждого проекта и удерживать клиентов без увеличения нагрузки.