Ось Бизнеса 
Тендеры и лиды
Информация
Сотрудники сканируют договоры и паспорта бесплатными приложениями. Куда уходят файлы, где тут утечка документов и 152-ФЗ и как выбрать безопасный сканер.
Менеджер подписал договор, сфотографировал его первым попавшимся бесплатным сканером на телефоне и отправил клиенту PDF. Кадровик так же сканирует паспорта новых сотрудников. Удобно, быстро, бесплатно.
Разбираю, куда при этом уходят файлы, почему утечка документов через бесплатный сканер — вопрос компании, а не сотрудника, и как выбрать инструмент, который документ никуда не отправляет. Не как юрист, а как разработчик: суммы и трактовки 152-ФЗ сверяйте с юристом.
Большинство сервисов для документов работают по одной схеме: файл загружается на сервер, там обрабатывается и часто там же хранится — для «облачного архива», синхронизации между устройствами или распознавания текста.
Обработка на сервере стоит денег: диски, трафик, вычисления. Бесплатный сервис отбивает их рекламой, подпиской или данными пользователей. Это не злой умысел, а экономика. Но для документа это значит одно: он побывал на чужом сервере, и сколько он там пробудет, решает не ваша компания.
Сотрудник этого не видит. Приложение показывает кнопку «Сохранить PDF», а не «Загрузить договор на сервер в другой стране».
Сканируют не открытки. Договоры с ценами и условиями — конфиденциальные документы. Паспорта сотрудников и клиентов — персональные данные, и за них по 152-ФЗ отвечает компания как оператор.
С точки зрения закона загрузка скана паспорта в сторонний сервис — передача персональных данных третьим лицам. Для неё нужны основание и договор поручения с тем, кто обрабатывает. У сотрудника, который скачал сканер из магазина приложений, нет ни того ни другого.
Если сервер сервиса за границей, добавляется трансграничная передача персональных данных. С 1 марта 2023 года оператор обязан уведомить о ней Роскомнадзор заранее, до начала передачи. Отдельно действует требование о локализации: персональные данные граждан России собираются с использованием баз данных на территории России.
И последнее, о чём забывают: ответственность перед человеком за действия того, кому поручена обработка, несёт оператор. Утечёт у сервиса — отвечать будет ваша компания.
С 30 мая 2025 года штрафы за утечку считаются от числа людей, чьи данные утекли. Для юридических лиц:
Что утекло Штраф данные от 1 000 до 10 000 человек 3–5 млн ₽ от 10 000 до 100 000 человек 5–10 млн ₽ больше 100 000 человек 10–15 млн ₽ повторная утечка 1–3% выручки, от 20 до 500 млн ₽
Отдельно: не уведомить Роскомнадзор об инциденте — 1–3 млн ₽, нарушить требование о локализации — 1–6 млн ₽, повторно — до 18 млн ₽.
Честно о масштабе. Один скан паспорта в чужом облаке — не утечка в смысле этих статей: они начинаются с тысячи человек. Риск в другом. Приложение со «своим архивом» копит сканы годами. Кадровик за три года — это сотни паспортов, отдел продаж — все договоры компании. Это уже база, и хранится она там, где компания её не контролирует.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13735 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Сканер никто не выбирает. Сотруднику нужно отправить документ через пять минут, он открывает магазин приложений и ставит первое, что там есть. Правила в компании нет — значит, решение принимает он, а отвечает за него компания.
Рядом та же история с мессенджерами: фото паспорта в личной переписке, договор в общем чате. Сотрудники пересылают документы тем, чем удобно, потому что другого им не дали.
Запрет здесь не работает: срочный документ всё равно уйдёт, просто тише. Работает другое — один разрешённый инструмент, который закрывает задачу не хуже, и короткое правило.
1. Режим полёта. Откройте приложение, включите режим полёта и отсканируйте документ. Если съёмка и сохранение PDF работают — файл обрабатывается на телефоне. Если приложение просит сеть, документ уходит на сервер. Самая простая и самая честная проверка: её можно провести за минуту без специалиста.
2. Регистрация. Аккаунт нужен, когда файлы хранятся у сервиса и их надо связать с вами. Сканер, который требует войти, почти наверняка держит документы у себя.
3. Пользовательское соглашение. Три вопроса: где сервер, сколько хранится файл, кому передаётся. Если ответов нет или сервер за границей — для паспортов и договоров такой инструмент не подходит.
Для IT-отдела есть проверка точнее: посмотреть в инструментах разработчика, уходят ли запросы во время съёмки, и какие заголовки безопасности отдаёт страница. Особенно если это сканер паспорта для кадров.
Мы столкнулись с тем же вопросом в своих проектах. В нашей CRM сканирование встроено в карточку клиента, и документы уходят на сервер самой компании, а не третьему лицу. А для всех остальных случаев сделали отдельный бесплатный сканер, который обрабатывает всё на устройстве.
Страница сканера отдаётся с заголовком, который запрещает браузеру отправлять с неё любые данные, — это правило выполняет сам браузер, а не наша добросовестность. Сканер работает в режиме полёта, без регистрации и без навязчивой сторонней рекламы. Снимает, собирает PDF, распознаёт текст, уменьшает размер PDF. Ставится на телефон прямо из браузера, без магазина приложений.
Это не единственный вариант: подойдёт любой инструмент, который проходит три проверки. Но если хотите начать с нашего — внизу приложения есть кнопка «Написать разработчику». Нам особенно интересны замечания компаний: какие документы вы сканируете, чего не хватило, что должно работать иначе.
Один разрешённый сканер — проверенный режимом полёта. Паспорта и договоры сканируются только им.
Без архива в телефоне. Скан сразу уходит в систему компании — в CRM, на портал, в общую папку — и удаляется с устройства.
Паспорта — не в личные мессенджеры. Для них есть рабочий канал.
Если сканы уже уходили в сторонние сервисы, обсудите с юристом: нужны ли договор поручения, уведомление Роскомнадзора, что делать с уже загруженным.
Бесплатный сканер платит за себя не всегда рекламой — иногда документами, которые проходят через его сервер. Для человека это личный выбор. Для компании — передача конфиденциальных документов и персональных данных, за которую отвечает она, а не сотрудник.
Закрыть это дешевле, чем кажется: одна минута на проверку режимом полёта, один разрешённый инструмент и правило на четыре строки.
