Как планировать дела на день

Прежде чем начать писать умные мысли...

Вопрос в лоб: является ли дневное планирование оптимальным или лучше предпочесть другой период?

Павел Берсенев, генеральный директор агентства цифрового маркетинга «НеВсем»

У меня планирование неделя / месяц. В течение дня возникает множество вещей, которые невозможно заранее просчитать — сломалась машина, сервер с сайтом упал, заболел ребенок, клиент не перечислил оплату, как обещал. Обычно такие случайности можно решить в течение рабочей недели.

Кроме того, приоритетность задач в течение недели / месяца тоже может меняться (не спеши выполнить приказ, может поступить команда «отставить»). Поэтому недельное планирование для меня более гибкое и позволяет закрывать большую часть задач вовремя.

О недельном планировании мы поговорим в другом материале, а сейчас самое время описать универсальные способы распланировать свой день на примере работы в digital-сфере.

Способ первый: планируем в уме

Плюсы:

• абсолютно бесплатно;

• всегда с собой.

Минусы:

• дела абсолютно не структурированы;

• вы все равно все / почти все забудете сделать.

Мы так или иначе определяем у себя в мозгу то, что будем делать в течение дня. И даже просто валяться на диване перед телевизором! Мы можем планировать рабочие дела в своей голове, когда не имеем возможности их записать, когда, например, едем в переполненном транспорте. А сколько чудных мыслей, идей и задач приходит прямо перед сном и наутро благополучно забывается!

На этот случай:

Книга вам поможет, если не забудете ее прочитать

Резюме: серьезно рассматривать такой вид планирования я бы не стал, но как тренировку ума, который все и вся стремится записывать — почему бы и нет. Тем более у всех у нас бывают дела, которые лучше нигде не фиксировать.

Способ второй: планируем на бумаге

Плюсы:

• не зависишь от электронных устройств;

• высокая скорость записи и исправлений в делах.

Минусы:

• нет синхронизации между устройствами;

• неудобно таскать с собой крупногабаритную записную книжку / ежедневник.

Я люблю мыслить на бумаге: блокноты на работе и дома по всем комнатам квартиры, блокнот с собой в сумке.

Для рабочих задач завел недатированный ежедневник и «сливаю» все туда:

Образец моих дел на день. В заметках всегда отражаю денежный вопрос

Резюме: часто забываю три вещи: вычеркнуть / выполнить все задачи из списка, написать новые / открыть ежедневник. Иногда пользуюсь просто блокнотом без дат, а то и вовсе листочком бумаги. Тем не менее, продолжаю пользоваться «бумагой»: она все стерпит и будет хранить данные тогда, когда вся «электроника» морально устареет или выйдет из строя.

Способ третий: планируем в электронном виде

Плюсы:

• синхронизация данных между разными устройствами;

• автоматизация операция с делами на день.

Минусы:

• зависимость от электрической сети (ПК, ноутбук) и / или емкости аккумулятора (смартфоны, планшеты);

• сбои и ошибки в ПО могут привести к потере или утечке данных.

Трудно себе представить человека, занятого в «диджитале», который не будет пользоваться программами для планирования. Вопрос в том, какие потребности они должны удовлетворять у планирующего.

Если нужен просто список: блокнот Windows

Можно совершенно не заморачиваться с поиском, установкой и настройкой программ для планирования, а воспользоваться стандартным блокнотом операционной системы. Вот так в нем будут выглядеть дела, описанные выше в бумажном ежедневнике:

Быстро и очень просто

Если не хочется нумеровать дела и иметь более богатый инструментарий для работы с текстом, воспользуйтесь Notepad++:

Со списком дел на день становится работать интереснее

Маленький лайфхак: добавьте такой файлик в облачные диски «Яндекса» или Google и у вас всегда будет синхронизируемый список дел, но не более того. Если нужны напоминания о задачах, их логическая сортировка, назначения приоритетов, нужно двигаться дальше, что мы сейчас и сделаем.

Если нужен чек-лист: Wunderlist

Wunderlist полюбился мне и тысячам других людей за свои списки дел, которые можно разнести по папкам, за работу в десктопной, веб- и мобильной версиях программы. Его также можно использовать как дневной планировщик. Судите сами:

Все, что мне надо сделать

А если что-то было сделано, это можно «чекнуть», нажав в квадратике напротив задачи с возможностью всегда посмотреть, какие из них были решены:

Почта России позади, машина заправлена

Хорошо, вот мы составили список дел, все красиво и понятно...

А всегда ли получается выполнить ВСЕ запланированное?

Тимур Фехрайдинов, специалист по маркетингу студии Obscura

Моё состояние напрямую влияет на то, как я планирую свою день. Мы все люди, а не роботы, можем приболеть, приуныть, залениться в конце концов. Поэтому я давно перестал питать иллюзии и строить строгие планы на день.

Я не работаю по принципу «вот 7 пунктов, я должен обязательно их сделать», потому что это самообман, который в итоге приводит к разочарованию и выгоранию. Я стараюсь выписывать по одному важному делу на каждый день, которое я должен выполнить обязательно, пусть даже за окном начнётся зомби-апокалипсис. Всё остальное решается вне планов. Сначала я, как и люди вокруг, в эту схему не особо верил, но теперь всё чаще вижу, как и мои коллеги начинают работать по такому же принципу.

Вернёмся к вопросу влияния вашего состояния на планы и продуктивность. Есть такой пласт людей, которые любят дотошно прописывать каждую задачу и разбиваются о стенку, но выполняют всё записанное. Пускай идут к чёрту. Я имею право так говорить, потому что и сам был таким, пока в результате не оказался в кабинете у психиатра. Выводы из этого делайте сами. Главная мысль: не мучайте себя. Выполняйте по одной главной задаче в день, а всё остальное решайте исходя из свободного времени / настроения / здоровья. Да, можно переступить через себя, но в итоге это негативно скажется на будущих задачи. Всем piece.

Резюме: Если вам нужно дневное планирование в электронном виде, «чек-листовый» формат будет оптимален по соотношению «автоматизация-простота». Тем не менее, когда у вас большое число проектов и связанных задач, чек-листы лучше оставить для тех, у кого один-два клиента и идущих в магазин за покупками (а это все люди, да-да).

Если нужно следить за делами: Trello

Trello используется для управления проектами по принципу канбан, однако его можно использовать и по-другому.

Как и в чем планируете дела на день?

Виктория Кучинова, коммерческий писатель, проект «Итирий. Жизнь коммерческого писателя»

Я фрилансер, но придерживаюсь четкого расписания: работаю с 9 утра до 5 вечера. Нет такого, что до двух часов дня валяюсь и смотрю сериалы, а в ночи с безумными глазами пишу статьи. Поэтому планирование — мое все, без этого нереально построить день и не закопаться в ворохе задач.

У коммерческого автора, особенно если он работает не по одному проекту, задач, что пушинок на вербе весной. Все это надо как-то уместить в один рабочий день. Мне помогает сервис Trello. В нем я работаю по всем проектам (на каждый — отдельная доска) и ставлю себе задачи на день. Прямо каждое утро создаю отдельный столбец с расписанием на день, а вечером с чувством полного удовлетворения грохаю (чтобы завтра создать новый).

Начинаю обычно с неотложных дел, которые надо решить как можно раньше. По многим проектам я работаю с напарником (привет, автор статьи!), и обычно по утрам мы обсуждаем рабочие планы. Дальше идет текучка: составление документов, созвоны с заказчиками, сбор экспертизы, поиск и обсуждение новых тем. После обеда обычно занимаюсь непосредственно текстами: сбором фактуры и написанием. Также подбиваю задачи, которые остались нерешенными или накопились в течение дня.

Trello удобен тем, что для каждой задачи можно ставить метки для удобства восприятия. Например, задачи по каждому проекту я размечаю разными цветами.

Вот как выглядит идеальное расписание дня:

Но если бы все было так просто...

Если задача срочная, ставлю дедлайн, чтобы точно успеть. Например, статью нужно сдать завтра к вечеру, значит сегодня мне кровь из носу нужно собрать для нее материалы.

Trello напомнит, что срок скоро истекает, и заставит работать быстрее

Разумеется, в течение дня все меняется, и в стройные столбцы врываются срочные задачи и непредвиденные обстоятельства. Некоторые дела делаются параллельно, какие-то переносятся на другое время, а на отдельные сегодня просто нет сил. Случаются накладки: на решение одной задачи внезапно уходит намного больше времени, чем задумывалось (тема оказалась сложной, нужно полное погружение и детальная экспертиза от заказчика). Это нормально: при планировании предугадать все невозможно.

Если планы на день претерпевают серьезные изменения, я обязательно отмечаю все в расписании. В этом плане Trello удобен тем, что задачи легко вносить и удалять. Если прилетает задача по мелочи (например, внесение небольших правок), делаю по факту и забываю о ней.

Резюме: не рассматривал Trello в таком контексте использования, но после развернутого объяснения Виктории мнение свое поменял. Тем более, что программа проста в использовании и доступна с любого устройства.

Если нужно все и сразу: электронный органайзер

Здесь в качестве примера привожу программу EssentialPIM в ее бесплатной (free) и портативной (portable) версии. Кроме того, она устанавливается на ПК или мобильные устройства под управлением Android или iOS.

Скачиваем программу с официального сайта, запускаем и весьма быстро и легко настраиваем. У меня в результате получился вот такой план:

Дневной распорядок в Essentialpim: задача на 19.00 — самая важная

Разумеется, не все задачи одинаково важны, поэтому им можно и нужно назначать приоритеты:

Подготовка текста договора получает высокий приоритет

Вы заметили, что задачи раскрашены разными цветами, потому что они относятся к разным направлениям деловой и личной жизни. Вот как это делается:

Хочется больше праздника, но по факту больше работы

Вы увидели, как записать задачи на день, расставить приоритеты и разделять их по цветовым меткам в EssentialPIM. Так нужно действовать не только в в компьютерной программе, но и в реальной жизни...

Как определяете приоритетность задач? Как отмечаете, что более важно, а что менее?

Дмитрий Дементий, редактор в «Хекслете»

Есть контент-план, с помощью которого решаем задачи бизнеса. Это главный ориентир при выборе приоритетов и планировании рабочих дней и недель.

Люблю фразу «порядок бьёт класс». В каждый момент времени вижу цель, знаю, что нужно сделать, чтобы её достичь. Знаю, чем буду заниматься сегодня, завтра или через три недели, если кирпич на голову не упадёт.

Это не значит, что в работе нет случайностей, срочных и неожиданных задач, форс-мажоров. Но это значит, что основные действия, нужные для достижения цели, планируются заранее.

Важный момент: я работаю в команде. Есть задачи, над которыми трудятся несколько человек. Такие задачи делаю в первую очередь, чтобы члены команды не ждали меня. Это к вопросу выбора приоритетов.

Есть задачи, связанные с пользовательским контентом. Пользователей тоже стараюсь не заставлять ждать, решаю их вопросы как можно быстрее.

В Хекслете мы пользуемся Trello. Здесь отслеживается прогресс выполнения конкретных задач. В тикетах обсуждаем и согласовываем вопросы, отмечаем сделанное.

Каждый день у нас проходит daily meeting. Рассказываем, чем занимались вчера, что будем делать сегодня, что нам может помешать. Митинг помогает синхронизироваться с ребятами, понимать, чем занимается каждый член команды. Благодаря этому работаем, как оркестр, а не группа отдельных исполнителей.

Самые сложные задачи делаю в первую очередь. Задачи попроще оставляю на конец рабочего дня. Каждый день до начала работы стараюсь выделить хотя бы полчаса на обучение. Если не получается заниматься утром, переношу учёбу на вечер.

Резюме: серьезное «многошаговое» планирование, где учитывается большой массив данных, лучше делать в электронном виде. Тем более, когда ваш план на день грядущий напрямую влияет на положение дел у руководства, коллег и клиентов. Скажу больше: в своей работе я часто составляю план на день одновременно для себя и для партнера. Получается два списка дел в одном, с частичным или полным перекрытием.

Все идет по плану?

Я писал эту статью, попутно общаясь с клиентами и согласовывая разные активности. Мне не раз пришлось менять свои планы на день, а на неделю и даже на месяц. В конце добавлю: не относитесь к плану как к тому, что нельзя поправить, а то и вовсе отменить. Планирование для человека, а не человек для планирования. Пафосно, но правда.