Тендеры и лиды
Информация
«Итак, нам нужно провести собственную конференцию – что делать?»
Этот вопрос год назад задавали себе мы, команда агентств Rocket Business и RocketDev. Тогда у нас родилась идея «Digital-на-Дону» – большого агентского мероприятия со звездным составом спикеров.
К моменту написания этой статьи мы провели его уже дважды. Давайте же разбираться, что важно учесть при организации агентской конференции и какую работу необходимо провести после ее окончания.
С чем мы столкнулись при организации первой конференции?
Итог: в 2024 году первый «Digital-на-Дону» посетили 100+ человек и 7 звездных спикеров – хороший старт, чтобы проанализировать результаты и на второй год пойти в масштаб. Подробнее об этом здесь.
В апреле 2025 года мы провели вторую бесплатную конференцию уже на 250+ человек. Выступили 12 спикеров, которые с разных сторон рассмотрели тему управления агентствами. Помимо докладов, включили два новых для нас формата: круглый стол и офлайн-подкаст.
Ниже рассказываем о том, в чем мы прокачались. Если впервые планируете организовывать свое мероприятие – берите на вооружение!
На подготовку таких мероприятий в среднем уходит от 3 до 6 месяцев. Мы уложились в 5:
При подготовке второй конференции мы сразу ориентировались на то, что гостей будет в несколько раз больше. Поэтому подобрали оптимальную локацию – просторную, полностью оборудованную, в самом центре города. Кстати, удобно, что площадка находилась на территории отеля – многие спикеры поселились именно в нем.
Важно: заранее обговорите с представителями площадки все нюансы – вместимость, тайминги, наличие необходимой техники, услуги кейтеринга, дополнительные опции и т.д.
Люди идут на мероприятие, которое на слуху. Недостаточно пару раз анонсировать конференцию – поток информации в соцсетях бесконечен. Нам было важно снова подогреть интерес среди digital-тусовки и расширить «географию» продвижения.
Начали с «горячих»: в первую очередь уведомили участников чата конференции – тех, кто был на первом DнД и получил положительные эмоции. Там же на протяжении месяца рассказывали о подготовке, спикерах, программе, отвечали на вопросы, делали вовлекающие посты.
Далее составили список тематических чатов, согласовали анонсы с админами, разослали приглашения в агентства Ростовской области и ближайших регионов.
При подборе чатов и групп не стоит сильно распыляться – выберите топ тех, которые подходят вам по тематике. Именно там преобладает заинтересованная аудитория.
Параллельно отвечали на вопросы, которые прилетали в лс, и общались в чатах. Потенциальным гостям вдвойне приятно, когда организаторы проявляют внимание и заботу.
В этом году в тестовом режиме запустили систему донатов. На странице регистрации предложили три варианта билетов: бесплатный, за 1000 руб. и за 5000 руб. Сильно на них не рассчитывали, но были приятно удивлены, когда более 30 человек решили поддержать мероприятие. За это мы выдавали особые золотые бейджи и мерч Rocket Business.
Есть два варианта подбора спикеров: открыть набор заявок на сайте или приглашать звезд самостоятельно.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13202 тендера
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Мы остановились на втором варианте по нескольким причинам:
Мы делали ставку исключительно на СЕО и управляющих партнеров крупных агентств, которые могут поделиться релевантным опытом. Многие коллеги писали нам и хотели выступить, но нам пришлось им отказать. При организации будущих мероприятий мы обязательно с ними свяжемся.
Самостоятельное формирование списка спикеров очень экономит время на коммуникацию. Она сокращается до 3х этапов: изучил информацию о кандидате – составил приглашение – обсудил со спикером детали в случае согласия.
Для отбора спикеров мы разработали собственную тактику: делили кандидатов на группы и отдельно связывались с каждой. По итогам коммуникации сформировали финальный пул. Ознакомиться с ним можно здесь.
Также пригласили тех, кто выступил на первой конференции – Андрея Терехова, Анатолия Денисова, Павла Мищенко и Дмитрия Алояна. Тут еще раз похвалили себя за организацию первой конференции, ведь все они с радостью согласились участвовать повторно.
Спикер согласился, что дальше? Дальше начинается важная рутина, от которой зависит качество программы конференции:
Учитывайте, что спикеры – люди занятые, и ваши сообщения часто могут пролетать мимо. Не стесняйтесь регулярно напоминать им о договоренностях, дублировать информацию – они вас потом за это еще поблагодарят:)
Популярный формат на конференциях и новый для нас. Для него мы собрали отдельную группу топовых спикеров ЮФО – из Ростова, Таганрога, Краснодара, Волгограда.
Сценарии рассматривали разные: разборы кейсов, ответы на вопросы, открытый диалог. В итоге остановились на золотой середине – заранее подготовили популярные дилеммы бизнеса и предоставили их спикерам на обсуждение.
Круглый стол очень понравился гостям, больше всего откликов мы получили именно по нему. Есть над чем работать – спикеры так погрузились в обсуждение, что не успели охватить все темы. Сделали вывод, что на круглый стол нужно выделять не менее 1 часа, а может даже и 1,5.
Этот формат придумали не мы. Все началось с того, что мы пригласили редактора Рейтинга Рунета Анатолия Денисова – он выступает только в формате «Вопрос-ответ» в паре с «интервьюером». Хотели подготовить кого-нибудь из команды, но тут знакомимся с Вадимом Митякиным (бизнес-консультант, автор книги «Метод параноика»). Он и предложил тот самый офлайн-подкаст, связался с Анатолием и согласовал формат. Так «Вопрос-ответ» превратился в открытое обсуждение насущных тем.
Приятно, когда спикеры вовлекаются в процесс подготовки к конференции и предлагают идеи по ее улучшению. Наша задача, как организаторов, вызвать у спикеров доверие: быть на связи, своевременно решать вопросы и оперативно делиться контентом.
Офлайн-подкаст и остальные выступления спикеров мы уже собрали в отдельном плейлисте. Приятного просмотра.
После конференции наше коммьюнити выросло сразу на 200 человек – чат продолжает расти. Там всегда можно попросить совета у коллег и обменяться опытом.
Всегда есть куда расти. Сейчас мы проводим планерки по улучшению и масштабированию «Digital-на-Дону». В планах – сделать несколько направлений, придумать новые интерактивные форматы, увеличить базу топовых спикеров, провести еще одну профильную конференцию без привязки к DнД.
