Студия 505 
Тендеры и лиды
Информация
Экспорт презентации редко появляется в плане проекта как отдельная задача. Обычно кажется, что дизайнеру достаточно нажать одну кнопку, получить файл и отправить его клиенту.
На практике подготовка файла к передаче превращается в отдельный процесс. Нужно выбрать формат, проверить шрифты и ссылки, уменьшить размер документа, открыть его в нескольких программах и повторить экспорт, если что-то сломалось.
На потоке проектов стало заметно, что дизайнеры регулярно возвращаются к уже завершённым презентациям и выполняют одни и те же технические действия. Процесс зависел от внимательности конкретного человека, а результат оставался непредсказуемым.
Мы описали весь путь презентации — от исходного макета до файла, который получает клиент. В результате разделили процесс на два сценария и разработали для них отдельные инструменты. В статье рассказываем, как подошли к оптимизации и какие выводы из этого кейса можно применить к другим внутренним процессам.
Формально работа дизайнера заканчивается, когда готов последний слайд. Для команды проект на этом обычно не завершается: презентацию ещё нужно подготовить к передаче.
Простой сценарий: Figma → PDF → проверка → отправка
Реальный проект: Figma → экспорт → проверка → конвертация → сжатие → восстановление ссылок → повторная проверка → отправка
Если клиенту нужен PowerPoint или Keynote, добавляются новые шаги. Нужно найти подходящий плагин или сервис, проверить редактируемость, исправить сместившиеся элементы и убедиться, что файл корректно открывается на другом компьютере.
Если PDF получился слишком тяжёлым, его загружают в сервис сжатия, а затем снова проверяют изображения, мелкий текст и ссылки. Для проектов под NDA привычный облачный сервис может не подойти вовсе, поэтому часть операций приходится выполнять другим способом или вручную.
Так небольшая техническая задача превращается в самостоятельный производственный процесс, который редко учитывается при оценке сроков проекта.
Пока презентаций немного, проблему легко не замечать. Один дизайнер потратил десять дополнительных минут, другой повторно экспортировал файл, третий вручную восстановил ссылки. Каждая отдельная ситуация выглядит незначительной, но при регулярной работе эффект накапливается.
Один сервис экспортирует презентацию, второй уменьшает размер, третий собирает PDF, четвёртый помогает восстановить ссылки. Сотруднику нужно помнить, какой инструмент использовать в каждом случае, какие настройки выбрать и что проверить после обработки. Количество переключений растёт, а процесс становится сложнее передать новому человеку.
У каждого специалиста постепенно появляется собственный способ подготовки файлов. Один экспортирует презентацию напрямую, другой превращает страницы в изображения, третий использует облачный конвертер, четвёртый вручную собирает PowerPoint. Одинаковая задача может давать разный результат в зависимости от того, кто её выполняет.
Проблемы со шрифтами, ссылками и расположением элементов часто становятся заметны только после открытия итогового файла. Иногда их находит дизайнер, иногда — менеджер перед отправкой, а в худшем случае уже клиент или участник встречи. Команда возвращается к задаче, которую считала завершённой.
Две похожие презентации после экспорта могут весить совершенно по-разному. На размер влияют исходные изображения, количество векторных элементов, маски, прозрачности, шрифты и структура PDF. Если документ не проходит ограничение почтового сервиса или корпоративного портала, его приходится дополнительно оптимизировать.
При работе со строгим NDA договор может запрещать передачу материалов сторонним сервисам. Даже обычное сжатие PDF становится проблемой, если документ нужно загрузить на внешний сервер. Поэтому команда должна заранее понимать, какие инструменты допустимы для конфиденциальных файлов.
Сначала мы пробовали разные плагины, конвертеры и сервисы. Однако каждый инструмент закрывал только часть задачи. Где-то можно было быстро получить PDF, но пропадали ссылки. Другой сервис хорошо уменьшал размер, но заметно ухудшал изображения. Некоторые конвертеры создавали PowerPoint из плоских картинок: внешне слайды выглядели правильно, но редактировать их было невозможно.
В результате один ручной процесс заменялся другим. Тогда мы перестали искать универсальный сервис и описали полный путь файла.
В каком состоянии презентация попадает в процесс?
Какой результат нужен получателю?
Какие действия команда повторяет в каждом проекте?
Где чаще всего возникают ошибки?
Какие операции требуют участия дизайнера?
Какие ограничения связаны с безопасностью?
В какой момент задачу приходится переделывать?
После этого стало понятно, что мы имеем дело с двумя разными сценариями.
Сценарий 1. У команды есть исходник в Figma
В этом случае можно работать со структурой презентации: текстом, изображениями, положением элементов и порядком слайдов. Главная задача — сразу сформировать корректный PDF, PowerPoint или Keynote, сохранив как можно больше структуры и заранее обработав элементы, которые целевой формат не сможет воспроизвести корректно.
Сценарий 2. У команды есть только готовый PDF
Такой файл мог прийти от другой команды, подрядчика или клиента. Исходного макета уже нет либо возвращаться к нему слишком долго. Здесь приоритеты другие: уменьшить размер документа, стабилизировать отображение страниц, сохранить визуальное качество, восстановить кликабельные ссылки и не загружать конфиденциальный файл на внешний сервер.
Если есть исходник, важно сохранить структуру и редактируемость. Если остался только PDF, важнее зафиксировать внешний вид, оптимизировать документ и безопасно обработать его. Эти задачи требуют разных решений, поэтому мы разделили процесс.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13691 тендер
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Есть исходный макет.
Маршрут: Figma → выбор формата → экспорт → финальная проверка
Drop a Slide — плагин для Figma
Плагин работает непосредственно с макетом и экспортирует выбранные слайды в PDF, PowerPoint или Keynote. Он сохраняет порядок страниц, оптимизирует изображения и по возможности переносит структуру слайда:
текст остаётся редактируемым;
изображения сохраняются отдельными объектами;
элементы переносятся с учётом положения и размеров;
ссылки добавляются в итоговый документ;
сложные элементы растрируются, если целевой формат не может воспроизвести их корректно.
Так команда получает готовый файл без промежуточной сборки через несколько сервисов.
Есть готовый PDF
Маршрут: PDF → локальная обработка → оптимизированный файл → финальная проверка
Браузерный инструмент работает с уже собранным документом. Он:
растрирует страницы;
оптимизирует размер файла;
сохраняет визуальное качество;
находит ссылки в исходном PDF;
создаёт для них кликабельные области в итоговом документе.
Документ обрабатывается локально, остаётся на устройстве пользователя и не отправляется на внешний сервер. Поэтому инструмент можно использовать для внутренних материалов, конфиденциальных презентаций и проектов под NDA.
Идея одного сервиса для всех задач выглядит привлекательной, но максимальная редактируемость и полная визуальная идентичность требуют разных подходов. Универсальный инструмент пришлось бы перегрузить настройками и исключениями: сохранять ли текст, растрировать ли эффекты, как обрабатывать ссылки и неподдерживаемые элементы, какое разрешение выбирать.
Разделение по состоянию файла оказалось понятнее. Если есть исходник, сохраняем структуру. Если остался готовый PDF, фиксируем внешний вид и оптимизируем документ. Такой подход проще для пользователя и предсказуемее для команды.
Что изменилось для команды
Главным результатом стала стандартизация. Раньше сотруднику приходилось самостоятельно выбирать инструменты и выстраивать последовательность действий. Теперь решение зависит от одного вопроса: есть исходник в Figma или только готовый PDF? После этого у задачи появляется понятный маршрут.
Автоматизация сократила количество точек, в которых человек может ошибиться. При этом финальная проверка осталась частью процесса. Мы не стремились полностью убрать участие дизайнера: задача состояла в том, чтобы освободить его от повторяющихся технических действий и оставить контроль там, где он действительно нужен.
Автоматизировать нужно весь путь результата
Незаметная операция становится дорогой из-за частоты
Стандартный маршрут важнее количества функций
Безопасность должна быть встроена в процесс
Автоматизация должна сохранять контроль
Полезные внутренние инструменты часто появляются из повторяющейся рутины
Чтобы обнаружить скрытую рутину в своей команде, необязательно сразу проводить большое исследование. Можно начать с нескольких вопросов:
К каким завершённым задачам сотрудники регулярно возвращаются?
Какие действия повторяются почти в каждом проекте?
Где результат зависит от внимательности конкретного человека?
Какие операции выполняются через несколько сервисов?
На каких этапах чаще всего появляются ошибки?
Что сложно объяснить новому сотруднику?
Какие действия связаны с рисками безопасности?
Где специалист высокой квалификации выполняет техническую рутину?
Особенно полезно смотреть на переходы между этапами: между «дизайн готов» и «файл передан», между «отчёт собран» и «данные отправлены», между «контент написан» и «материал опубликован». Именно в таких переходах накапливаются ручные проверки, конвертации и исправления.
Сейчас оба инструмента бесплатны и открыты для тестирования. Нам важно проверить их на реальных проектах за пределами собственной команды: с разными шрифтами, эффектами, размерами файлов и требованиями к редактированию.
Особенно полезна обратная связь по трём направлениям:
какие элементы переносятся некорректно;
на каких типах презентаций возникает больше всего ручной работы;
каких функций не хватает в текущих сценариях.
Для обратной связи необязательно отправлять конфиденциальный документ. Можно описать проблему или приложить обезличенный фрагмент слайда. Написать нам можно на почту support@505.cx или в Telegram: @heyvlasenko.
Мы начали с локальной задачи — хотели упростить экспорт презентаций из Figma и обработку готовых PDF. Но проблема оказалась шире одной кнопки: время терялось на всём пути файла между готовым дизайном и передачей результата.
Разделение процесса на два сценария позволило заменить разрозненные цепочки сервисов понятными маршрутами. Этот принцип применим не только к презентациям: точки для оптимизации часто скрываются в задачах, которые формально уже завершены, но продолжают возвращаться в работу.
