Тендеры и лиды
Информация
Операционные управленцы с недоверием относятся к бумажным чек-листам. Причина — отсутствие существенной пользы. Проверка с их использованием занимает много времени, а количество и "качество" выявляемых нарушений крайне мало.
Другое дело — электронные чек-листы. Их преимущества: меньше времени уходит на заполнение, применение форм необходимого объема, возможность использования механизмов фотоконтроля, геометок, аналитической сводки. При этом, цифровизация часто происходит путем переноса документа из бумажного формата в электронный, что оставляет в тени все преимущества.
Такой подход не изменит ситуацию, а решение кроется в пересмотре архитектуры самого процесса аудита. Это становится возможным при полноценном внедрении цифровых чек-листов, как регулятора управленческого цикла: план → выполнение → верификация → аналитика.
При внедрении цифровизации возможно возникновение негативного эффекта — улучшение операционного управления не наступает. Это происходит из-за ошибок, допускаемых при включении электронных чек-листов в указанные процессы.
Ошибка №1: слишком объемный чек-лист.
"Перегруз" пунктами вносит больше хаоса, чем порядка. Например, в документе может быть много повторяющихся вопросов. Отвечая на каждый, сотрудник напрасно тратит рабочее время.
Ошибка №2: нет единого стандарта заполнения.
Каждый из работников отвечает на вопросы из чек-листа так, как считает нужным. Разница в формулировках создает сложности для работы платформы, например, при формировании сводного отчета для руководителя. В результате управленцу для выработки решения придется потратить время на разбор информации, чтобы убедиться в ее достоверности. Соответственно, операционные процессы будут приторможены.
Ошибка №3: отсутствие обратной связи.
Сбор данных сам по себе результата не принесет. Что нужно с ними делать:
Не выполнение третьего пункта ставит под сомнение результативность отданных распоряжений.
Эффективность электронных документов фиксируется, когда их включают в каждый этап управленческого цикла.
1. Планирование
Чек-лист начинается с ответа на вопрос: какую задачу он решает? Ответ строится на основе значений конкретных KPI и показателей SLA (измеримые параметры, по которым оценивается качество предоставляемых услуг). От этого формируется план, состоящий из перечня пунктов, выполнение которых ведет к достижению поставленной цели. Цифровизация этого процесса позволяет автоматически ставить задачи по расписанию или после выполнения предыдущего указания.
2. Выполнение
На этом этапе определяющее значение имеет качество операционного действия. Чтобы оно повышалось в структуру цифрового чек-листа внедряют:
Эти позиции фиксируют внимание аудитора на целевых показателях операционки, что приводит выработке решений, влияющих на качество.
3. Проверка и анализ
Для выполнения этих действий руководитель использует еще одну технологию цифрового чек-листа — дашборд. Это графический отчет, позволяющий в режиме онлайн отслеживать нарушения и реагировать на них. Такой подход экономит время на принятие решений.
4. Коррекция и обучение
Для сбора и анализа повторяющихся ошибок руководитель использует функцию автоматической аналитики. На основе ее результатов вносятся изменения в процесс подготовки персонала.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13202 тендера
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Электронный формат меняет представление об автоматизации контроля, благодаря ряду преимуществ:
Результативность аудита зависит от правильного разделения ролей между работниками.
Для исполнителя основная задача заключается в заполнении чек-листа: внесении необходимой информации, добавление фото, отметки геоданных. Эта работа оценивается по показателям времени выполнения задач и полноты заполнения документа.
Аудитор проверяет корректность заполнения пунктов чек-листа. В его задачи входит фиксация ошибок, в том числе повторных.
В обязанности руководителя входит контроль выполнения задач подчиненными и реагирование на выявленные нарушения в режиме онлайн. Показателем выполнения его работы является процент выполненных сотрудниками поручений.
Управляющий вырабатывает стратегию операционной деятельности магазина. Для этого он отслеживает и анализирует общие тренды организационных процессов. Это возможно, благодаря фиксации показателей окупаемости и результативности цифровизации.
Рассмотрим, какие IT-продукты для оцифровки чек-листов предлагают ведущие вендоры.
MD Audit: фокус на контроле исполнения и SLA
Платформа делает упор на наведение порядка в операционке. Функционал продукта позволяет контролировать соблюдение SLA и отмечать обязательные для заполнения поля для более тщательного выявления нарушений. Такой подход повышает дисциплину персонала.
Imredi: аналитика исполнения и визуализация
Программа обладает функцией сводки и автоматического анализа полученной информации. В распоряжении руководителя графический отчет с метриками и нарушениями. Он имеет полный набор данных для принятия решения.
Короткий чек-лист для внедрения (без ошибок)
1. Определите цель. Какой нужен результат? Привяжите чек-листы к конкретным показателям KPI. Итог применения цифрового чек-листа станет измеримым.
2. Ограничьте объем документа. Сократите форму до количества критически значимых пунктов. В результате рабочее время персонала будет оптимизировано.
3. Добавьте обязательство по предоставлению доказательств выполнения задач. Для этого внедрите обязательные фотофиксацию и отметку геоданных.
4. Назначьте ответственных. Четко распределите роли между работниками персонала. Настройте автоматические уведомления при появлении нарушений.
5. Настройте аналитику. Создайте индивидуализированные дашборды для каждого руководителя и распределите их между ними.
Цифровой чек-лист — инструмент, который является частью управленческого цикла. Его результативность определяется показателями эффективности аудита: количеством выявленных нарушений и их значимостью. От этого зависит насколько качественным будет принятое руководителем управленческое решение.
