Workspace Digital Awards 2025 — престижнейшая международная премия в сфере диджитал. Принять участие!
Назад
#Маркетинг и реклама

Как организовать мероприятие на высшем уровне: секреты пиарщиков и маркетологов

364 
 
9 дек 2024 в 22:48

Любое деловое мероприятие требует колоссальных затрат. Необходимо предусмотреть все: от выбора площадки проведения и приглашения интересных спикеров до самых мелких, но значимых деталей. Оформление помещений, изготовление всей полиграфии, от визиток до листовок, каталогов и баннеров, промо-подарки и бизнес-сувениры, мерч или аксессуары для сотрудников, награды — всё важно, работает на имидж вашей компании, развитие бизнеса, влияет на лояльность партнеров и клиентов.

Кейс LIFE PRINT: молодежный форум “Наследие”
Кейс LIFE PRINT: молодежный форум “Наследие”

Привет! C вами Виолетта Васильева из LIFE PRINT. Праздники-праздниками, но если предстоит провести конференцию, организовать бизнес-семинар, принять участие в выставке — мы тоже пригодимся! Выдыхаем и делегируем профессионалам изготовление полиграфической продукции, промо, мерча, бизнес-сувениров, раздаточных материалов с корпоративной символикой — особенно, когда можно выбрать одного подрядчика на все работы и спокойно заниматься внутренней подготовкой.Помогаем организовать любое мероприятие, от камерного до масштабного: предлагаем клиентам работающие идеи, делаем заказы под ключ с дизайном и по готовым макетам, в срок доставляем до места проведения мероприятия. Можете на нас положиться!Читайте статью, выбирайте интересные варианты полиграфической и подарочной продукции на сайте LIFE PRINT, вдохновляйтесь трендами в нашем ТГ-канале.

Виолетта Васильева, генеральный директор LIFE PRINT

Старт подготовки к мероприятию

Значение деловых мероприятий как инструмента маркетинга и связей с общественностью (PR) трудно преувеличить. Это рабочий и популярный способ заявить о персоне и(или) компании как экспертах в отрасли, поддерживать деловой имидж, повысить статус среди партнеров и клиентов, увеличить продажи и выйти на новые рынки.

Пиарщики классифицируют мероприятия так: деловые мероприятия (коммерческие, презентационные, обучающие и смешанные форматы), для представителей СМИ, внутрикорпоративные и для широкой аудитории. И хотя они проводятся для разных целевых аудиторий, основные этапы подготовки всегда одинаковые. От идеи события до оформления площадки, отдельных зон, привлечения и обучения персонала, а также изготовления полиграфической, сувенирной и промо-продукции, рекламных конструкций.

Какие виды продукции стоит включить в ваш чек-лист?

Полиграфия: визитки, листовки, каталоги, брошюры, флаеры — любые раздаточные материалы, а также баннеры, таблички, указатели и пр.

Промо-подаркинаграды, бизнес-сувениры с брендированием под мероприятие и заказчика;

Мерч: одежда для волонтёров, сотрудников, отличительные знаки бренда для каждого участника;

POS-материалы: оформление самой площадки, изготовление и брендирование стендов, промостоек, ролл-апов, фотозон, пресс-воллов и пр.

Встречаем гостей со “стартовым пакетом”

Любое мероприятие начинается с регистрации участников и вручения им брендированного пакета (папки) со всем необходимым для комфортной работы на мероприятии. “Стартовый пакет” формируют с учетом тематики и целей мероприятия, формата его проведения и, конечно, исходя из вашего бюджета.

В базовом пакете стоит предусмотреть:

  • бейджи с ланъярдами (лентами)
  • канцелярию (блокноты, ручки)
  • рекламную полиграфию (буклеты, листовки, каталоги, визитки и пр.)
  • брендированные пакеты, портфели, сумки, папки, рюкзаки и др., в которые и вкладывают всю полиграфию с канцелярией
  • промо-сувениры (браслеты, брелоки, маскоты)
Как организовать мероприятие на высшем уровне: секреты пиарщиков и маркетологов

! Не стоит экономить на качестве. Блокноты из дешевой бумаги или плохо пишущие ручки могут испортить впечатление о вас раз и навсегда.

Обратите внимание на раздаточные материалы и сувенирную продукцию 2-в-1, выполненные в единой стилистике. Если позволяет бюджет и особенно если участвуете в платном мероприятии для серьезной аудитории, предусмотрите что-то более ценное и памятное — например, брендированные аксессуары для гаджетов (пауэрбанки, качественные ежедневники или папки для бумаг с функцией подзарядки, беспроводные наушники и пр.).

Как организовать мероприятие на высшем уровне: секреты пиарщиков и маркетологов

Полиграфия для мероприятий: что включает и зачем нужна?

Полиграфическая продукция разнообразна и служит разным целям: от рекламных до имиджевых, а прежде всего выполняет основную информационную роль — рассказывает о компании в целом, её услугах, продукции, возможностях партнерства.

Чем крупнее мероприятие, тем больше полиграфической продукции потребуется для раздатки: каталоги, брошюры, сертификаты, открытки, наклейки и многое другое.

Также полиграфическая продукция необходима для оформления и проведения самого мероприятия. Из таких казалось бы мелочей как указатели, таблички, плакаты формируется имидж и повышается статус вашей конференции или форума. Удобство, комфорт, минимум времени на поиск нужного помещения — за это гости мероприятия скажут вам спасибо!

Как организовать мероприятие на высшем уровне: секреты пиарщиков и маркетологов

К слову, полиграфия для мероприятий — это не только листовая продукция. Всевозможные плакаты, баннеры, фотозоны, ролл-апы и прочие презентационные форматы для привлечения внимания — это широкоформатная печать с особыми условиями по материалам, технологиям и т.д. И очень удобно, если все варианты можно заказать в одном месте без дополнительных фотопроб, минимизируя ошибки цветопередачи и соответствия брендбуку компании.

Фотозоны и поп-апы, которые работают на имидж

Выбирать площадку для проведения выставок, конференций, бизнес-семинаров и пр. необходимо исходя из задач мероприятия и целевой аудитории. Выбранное пространство прежде всего должно дополнять и подтверждать имидж вашей компании.

Эксперты чаще отдают предпочтение пространствам “чистый лист”, которые можно приспособить под цели и нужды любого мероприятия. При этом следует предусмотреть хорошие технические возможности пространства: от современного мультимедийного оборудования, качественной связи (Wi-Fi на площадке для всех участников обязателен!) до оформления, которое можно добавить или убрать, исходя из стилистики мероприятия и брендбука компании. А также предоставить другим участникам форматы участия как с собственной застройкой и оформлением, так и вашими услугами “под ключ”.

Итак, какие POSM (дословно Point of Sale Marketing — материалы для точек продаж — всевозможные рекламные конструкции, которыми помимо магазинов и офисов продаж застраивают площадки деловых мероприятий. Чаще всего на мероприятиях мы встречаем следующие POSM:

  • Информационные, презентационные и регистрационные стойки.
  • Поп-апы, штендеры, указатели, ролл-апы.
  • Фотозоны, пресс-воллы, баннеры, навигационные таблички и пр.

LIFE PRINT предлагает различные форматы застройки и оформления выставочного пространства по готовым макетам и индивидуально на заказ. Например, вы нашли отличное пространство, но цветовое решение помещения вас не совсем устраивает. Предлагаем использовать баннеры, пресс-воллы, ролл-апы, попап-стойки и пр. брендированные конструкции, чтобы достойно выделяться на общем фоне, с учетом брендбука и самого предложения. Ведь не секрет — эффектнее всего выглядят именно ярко брендированные зоны выставок, а если они ещё и креативно оформлены, внимание им обеспечено!

Как организовать мероприятие на высшем уровне: секреты пиарщиков и маркетологов

Не забудьте про мерч!

Встречают по одежке. И в этом смысле мерч работает отлично, повышая узнаваемость вашего бренда. Он давно стал эффективным инструментом маркетинга. И было бы странным не использовать его на деловых мероприятиях. О тенденциях в мерче читаем здесь.

Мерч или просто отличительные элементы на одежде с вашей корпоративной символикой выделят представителей организаторов мероприятия, промоутеров, волонтеров. Это создаст благоприятное впечатление как о мероприятии высшего уровня.

Кроме того, сотрудники компаний-экспонентов в зонах выставки с корпоративной символикой во внешнем виде привлекают потенциальных клиентов и формируют представление как о компании, в которой все продумано до мелочей.

Не забываем, что мерч и аксессуары отлично “работают” для привлечения внимания к бренду розыгрышами и различными активностями.

Самые распространенные варианты мерча на деловых мероприятиях: футболки, свитшоты и худи, кепки (будет актуально, если мероприятие проходит летом на открытом воздухе), шейные платки (банданы), а также брендированные значки, текстильные наклейки и многое другое. Некоторые элементы мерча в качестве промо-подарка может быть уместно положить в качестве “комплимента” в стартовый пакет гостя и тем более разыграть в процессе мероприятия — например, за контактные данные, в виде беспроигрышной лотереи и пр. Самые популярные варианты — шопперы с логотипом, зонты и другие аксессуары.

Как организовать мероприятие на высшем уровне: секреты пиарщиков и маркетологов

Награда найдет героя


Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 12319 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.


Если вы проводите форум или любое другое масштабное торжественное мероприятие с награждением, необходимо предусмотреть наградную продукцию. Если она будет нестандартной, отражающей тематику мероприятия, обыгрывать отрасль и пр. — будет ещё эффектнее.

Современные награды не уступают настоящим произведениям искусствам. Стильные кубки, эксклюзивные стелы и статуэтки изготавливают из стекла, дерева, пластика, металла и других материалов.

Как организовать мероприятие на высшем уровне: секреты пиарщиков и маркетологов

Также LIFE PRINT может разработать и изготовить другие виды наград: сертификаты, дипломы, плакетки. И не забудьте дополнить наградную сувенирку гравировкой с элементами бренда и памятными надписями!

Мелочи решают!

Подарки любят все! Гораздо проще привлечь внимание гостей на выставке или форуме розыгрышами, необычными мастер-классами, интерактивом с участниками. Принял участие, оставил визитку или контактные данные, выполнил подписку (что-то одно, не жестите!) — получил презент с вашей корпоративной символикой.

Сувенирная продукция бренда поможет привлечь внимание, повысить доверие к вашей компании, привлечет потенциальных клиентов и повысит лояльность существующих. Это возможность “познакомиться” с новыми людьми и информировать их о ваших услугах и товарах. А ещё — если сувенир придётся по душе, будет носибелен или иметь другую практическую ценность — человек сам станет “ходячей рекламой”, просто демонстрируя другим вещь с вашей символикой. И когда у людей, ранее даже не слышавших о вашей компании, возникнет потребность в товаре или услуге из вашей сферы - по ранее увиденному логотипу они могут выбрать вас как “знакомый бренд”.

В общем, брендированные сувениры со счетов списывать не стоит. Даже наоборот: включить в бюджет мероприятия расходы на них как долгосрочную инвестицию. При условии, что “инвестиция” будет достойно исполнена и практична.

Сувенирная брендированная продукция бывает разной, для каждой целевой аудитории своя. Будут на мероприятии дети и молодежь? Им точно понравятся яркие браслеты с вашим логотипом, маскоты (талисманы), симпатичные значки и брелоки.

Для взрослых и более солидных гостей подготовьте ежедневники, брендированные бокалы и…на самом деле забрендировать можно почти любую сувенирную продукцию. Все зависит от ваших предпочтений, тематики мероприятия, самого бизнеса и финансовых возможностей.

Как организовать мероприятие на высшем уровне: секреты пиарщиков и маркетологов

Кейс LIFE PRINT: оформление Молодёжного форума «Наследие»

По окончании любого мероприятия у человека остаются воспоминания.

“Было круто и познавательно”, - делятся одни.

“Скукота, зря время потратил”, - говорят другие.

Чтобы организаторы форумов, выставок и конференций как можно чаще слышали первую фразу, при подготовке лучше обратиться к экспертам, которые сделают ваше мероприятие эксклюзивным.

Представляем вам один из наших успешных проектов - оформление Молодежного форума “Наследие” для Департамента культурного наследия города Москвы под эгидой ВШЭ. Совместный проект включал оформление пространства форума (залов, фойе, зоны бизнес-ланча и пр.), изготовления брендированных сувениров, полиграфической продукции: промо-стойки с экранами и без, баннеры, ролл-апы, стенды, брендированные световые конструкции и многое другое. Вот такое стильное оформление основной сцены, залов и фотозон у нас получилось.

Как организовать мероприятие на высшем уровне: секреты пиарщиков и маркетологов

Плюс вся раздатка, программа форума, стенды участников, настольная игра, разработанная специально под мероприятие, и конечно наградные комплекты и сами награды лауреатам Форума.

Как организовать мероприятие на высшем уровне: секреты пиарщиков и маркетологов

Плюс вся подготовительная работа перед форумом, включающая рекламу и приглашение молодых участников принять участие в очередном Форуме.

Как организовать мероприятие на высшем уровне: секреты пиарщиков и маркетологов

Как рассчитать бюджет и сроки на подготовку мероприятия?

Расходы на любое мероприятие, от небольшого до грандиозного, разумеется, тщательно планируются заранее. Мы недавно выпустили подробный Гайд по маркетинговому планированию, там всё подробно описано.

Итак, где-то раннее бронирование площадей наступает сразу после разборки прошедшего мероприятия, где-то это происходит за полгода или за несколько месяцев… В любом случае, уже сейчас готовя календарь событий для компании на будущий год, необходимо учитывать не только стоимость места и участия, но и прочие расходы, связанные с оформлением, брендированием, раздаточными материалами и пр.

Какими они будут, зависит от целей и масштаба предстоящего события, количества приглашенных гостей и экспертов. Необходимо максимально выгодно спланировать мероприятие, чтобы оно принесло пользу вашему бренду.

Помимо расходов не забываем о “дедлайнах”. Пункт №1 в вашем списке подготовки - заказ полиграфической продукции, больших рекламных конструкций, промо-сувениров. Сроки играют важную роль: для создания эксклюзивной продукции потребуется гораздо больше времени.

LIFE PRINT готов помочь в реализации ваших идей для мероприятий любого уровня. Наши преимущества:

  • Минимальная сумма заказа — 15 000 руб.;
  • Профессиональная печать всех видов полиграфии — от 3 рабочих дней;
  • Подбор готовых сувениров, брендирование — от 10 рабочих дней, производство — от 21 дня.

Если примерно в одно время проходит несколько крупных событий или рядом праздники (Новый год, 23 февраля, 8 марта, крупные профессиональные события) - сроки могут увеличиваться. Например, уже сейчас мы не сможем взять эксклюзивный заказ к Новому году, т.к. все производственные мощности максимально загружены. Учитывайте такие дедлайны в своей работе, а лучше обращайтесь заранее. Наши менеджеры помогут определиться с нюансами заказа, помогут выбрать наилучший вариант и отправят в производство с гарантией соблюдения сроков и прочих нюансов.

Не стоит мучиться в поисках потрясающих идей для оформления пространств для различных событий. Учитесь делегировать! С вас - пожелания и грамотное ТЗ, с LIFE PRINT - воплощение ваших идей в реальность.

P.S. А для подписчиков нашей email-рассылки - на днях придет не только анонс этой и других свежих и актуальных статей для маркетологов, закупщиков и всех тех, кому нужно заказывать полиграфию, сувенирку и пр., но и презентация с примерами всего того, что наша компания делает для подготовки ваших мероприятий. Мы регулярно рассылаем примеры как собственной продукции, так и наших партнёров, благодаря которым успеваем выполнить заказы в сжатые сроки и удивлять уже ваших клиентов и партнёров качественным и эксклюзивным сервисом. Часто на спамим, письма приходят два раза в месяц, зато регулярно напоминают о событиях, к которым стоит быть готовым маркетологам и закупщикам. Если актуально - подписывайтесь, будем вместе делать качественную сувенирную продукцию, мерч, полиграфию и всё то, без чего современным компаниям на рынке так сложно быть на виду и сердцах клиентов!






Выскажите мнение
Авторизуйтесь, чтобы добавить свой комментарий.