Ко всем материалам
#Менеджмент

Как организовать работу удаленных и распределенных команд: правила и подборка сервисов

2608 
 

Современным предпринимателям крупно повезло. В одном точно — чтобы организовать офис и собрать команду нет надобности арендовать помещение. Оно давно существует в сети.

Между тем, будь то удаленная или распределенная команда, которой вы управляете, вам придется её организовывать. Как-нибудь само не получится: сотрудникам за пределами офиса бывает трудно действовать слаженно и понимать общую цель. Если рабочие процессы не отлажены, то высоких результатов можно не ждать.

Проводить тысячи созвонов с командой и с каждым в отдельности неэффективно и трудозатратно. После 5 созвона захочется как минимум закрыть ноут и спрятать его так, чтобы самому не найти. Поэтому существуют правила и лайфхаки, а вместе с ними и специальный софт, без которого работа в тесной связке на расстоянии — гиблое дело.

Поговорим в статье о том, как настроить слаженную работу, чтобы команда:

  • понимала, что и для чего она делает;

  • выполняла задачи в срок;

  • работала эффективнее.

Также в статье подборка сервисов — они помогут отладить рабочие процессы и следить за прогрессом сотрудников.

«Да — гибкому графику, нет — принуждению»

После пандемии компании стали повально возвращать сотрудников в офис. Не всем это пришлось по вкусу: в Twitter после указа работать из офиса — сотрудники начали увольняться, и Илону Маску пришлось смягчить требования.

Возвращение в офис после пандемии стало одной из частых причин, почему сотрудники выгорали. Значит, не могли должным образом выполнять свои задачи, теряли эффективность и покидали рабочее место. Это сулило дополнительные траты для компании, чтобы найти и адаптировать новых сотрудников.

Тем не менее, руководство компаний заинтересованы, чтобы члены команды присутствовали в офисе, потому что считает, что так они будут лучше работать и креативнее мыслить. Например, СЕО Amazon недавно написал письмо, в котором указал, что с мая 2023 года сотрудники обязаны перейти на гибридный формат и быть в офисе не менее 3-х дней в неделю. Это тоже вызвало шквал недовольства.

На самом деле здесь не угадать, что лучше: есть сотрудники, которым хорошо в офисе, а есть — которым на удаленке. Так или иначе выполнять задачи, делать отчёт и общаться они будут в одном пространстве в интернете.

Большие организации используют около 211 разных сервисов и софтов для работы. И такая технологическая перегруженность — одна из весомых причин выгорания на работе. Вот почему стоит уделить внимание удобному, универсальному и понятному софту, от которого у сотрудников не будет дергаться глаз. О нем мы поговорим позже.

Первый и важный компонент слаженной работы на удаленке — настроенная коммуникация и соблюдение правил.

Как управлять командой на удаленке

Удаленная команда — когда сотрудники работают не в офисе, но некоторые из них могут посещать офис. Как правило, есть физическая точка, где они встречаются.

Распределенная команда — когда люди в команде работают в разных географических точках, это могут быть офисы, филиалы в разных странах. Сотрудники распределенных команд могут вообще не пересекаться и не посещать офис, и самого офиса может не быть.

В чем преимущество удаленных и распределенных команд?

Вы можете найти таланты за пределами города, страны. В вашей команде может работать человек и благодаря своим навыкам и завидной работоспособности, приносить компании прибыль и крутые идеи. Но и такие сотрудники могут выпасть из процесса, если не придерживаться правил.

Не «дышать в затылок»

Менеджеров кидает из крайности в крайность: то они полностью отпускают контроль, то «дышат в затылок» сотрудникам. Следующие правила помогут найти баланс, научиться доверять и оптимизировать бизнес-процессы:

1. Всё везде и сразу: соберите базу знаний о вашей компании в общем доступе

Не поленитесь и опишите миссию, ценности вашей компании/проекта. Отразите портрет целевой аудитории продукта/услуги, которую делает ваша команда. Распишите коммуникационную стратегию. И настройте общий быстрый доступ, чтобы всегда можно было обратиться к материалам. Например, всё можно хранить в Notion.

Кажется, да зачем это всё расписывать, можно кратко один раз рассказать. Но такие материалы помогут вам с командой смотреть в одном направлении и лучше адаптировать новичков. Чтобы потом самому не отвлекаться и не выдергивать из рабочего потока сотрудника.

2. «Свобода — это не привилегии, а обязанности»: установите четкие роли и ожидания

Убедитесь, что каждый знает, что он делает, какая у него зона ответственности. Для этого подробно распишите ваши ожидания в общем сервисе. Например, маркетолог настраивает рекламу, дизайнер делает креативы, копирайтер пишет тексты.

Чтобы сотрудник работал уверенно, он должен видеть, что его труд соответствует ожиданиям руководства. Человек получает больше свободы и сам определяет с помощью каких действий прийти к результатам.

3. «Сила в правде»: создайте культуру прозрачности

Смысл прозрачного управления сводится к тому, чтобы выстроить доверительную коммуникацию, без замалчивания. Что это значит?

  • не уклоняться от трудных разговоров. Например, разобраться, почему человек не сделал задачу;

  • давать и запрашивать обратную связь от подчиненных: всё ли ок, что можно улучшить, а что поменять;

  • быть честным и откровенным со своей командой: признавать свои ошибки и ошибки других, и думать вместе, как их исправить и не допустить;

  • не обесценивать трудные ситуации: например, не преуменьшать роль обстоятельств в результатах сотрудников;

  • делиться прогрессом по общим задачам: например, реализовали проект и он принес больше прибыли, у поста, который готовили дизайнер, копирайтер и SMM-щик рекордное количество лайков и т.д. — это мотивирует и воодушевляет команду двигаться в дальше, не сбавляя обороты.

4. Не тимбилдингом единым, но и без него никуда: создайте настоящую командную атмосферу

Работникам распределенных и удаленных команд может не хватать ощущения, что они принадлежат к одному сообществу. Как решить эту проблему? Ставьте совместные задачи, в которых каждый раскрывает свой потенциал.

Можно организовать неформальный чат, где люди будут делиться мемами, фото своих домашних питомцев, полезным контентом, играть, делиться опытом.

Главное — не принуждать сотрудников участвовать в общих движухах. Это должно быть по желанию. Цель неформальных чатов — сплотить людей, повысить доверие в команде и убрать напряжение, которое может мешать прорывным идеям и креативу.

5. Это база: используйте инструменты для совместной работы

По данным Economist Intelligence Unit, производительность, мобильность и удобство ПО, которым пользуется команда, сильно влияют на продуктивность.

Чтобы не впадать в микроменеджмент, передайте ответственность за выполнение задач вашим сотрудникам. В софте для совместной работы вы будете видеть, что делает ваш подчиненный, сколько времени тратит на задачу.

Сводные отчеты помогут лучше планировать задачи, а трекер времени с уведомлениями напомнит, что пора приступать к работе.

Подборка сервисов для управления проектами и задачами поможет в этом. Важно, что все сервисы доступны в России.

1. Shtab

Как организовать работу удаленных и распределенных команд: правила и подборка сервисов

  • Готовое решение по управлению проектами для бизнеса;

  • Встроенный трекер времени;

  • Можно настраивать задачи по приоритету, статусам, исполнителям;

  • Отображение задач в формате доски, календаря, списка и матрицы;

  • Скриншоты экрана сотрудников, с блюром переписок;

  • Автоматические отчеты о действиях сотрудников;

  • Графики эффективности, планирование бюджета;

  • Система уведомлений о дедлайнах и простое в работе;

  • Интеграция с ботом в Telegram;

  • Можно добавлять файлы, записывать скринкасты и прикреплять к задаче;

  • Можно делиться карточкой задачи с клиентами.

2. Monitask

Как организовать работу удаленных и распределенных команд: правила и подборка сервисов

  • Сервис для мониторинга продуктивности сотрудников;

  • Встроенные тайм-трекер;

  • Отслеживание переработок членов команды;

  • Отслеживание сайтов и приложений, которые во время рабочего времени посещают сотрудники;

  • Есть интеграция с CRM/ERP системами;

  • Двусторонняя авторизация для дополнительной безопасности.

3. Teamly

Как организовать работу удаленных и распределенных команд: правила и подборка сервисов

  • Платформа для совместной работы и управления знаниями;

  • Встроена полноценная рабочая среда, где можно сохранять и совместно редактировать статьи;

  • Упрощает онбординг новичков в компании;

  • Можно создавать тесты для сотрудников;

  • Нет списка задач;

  • Есть личные кабинеты сотрудников с подробным личным планом развития.

4. Webasyst

Как организовать работу удаленных и распределенных команд: правила и подборка сервисов

  • Таск-менеджер для команд и бизнеса;

  • Наводит порядок в задачах компании;

  • Можно управлять проектом, сроками и следить за эффективностью сотрудников;

  • Канбан доска;

  • Можно открывать обсуждения и добавлять комментарии;

  • Сохраняется история изменений по каждой задаче;

  • Есть интеграция с Git;

  • Можно настраивать задачи по приоритетам;

  • Есть сводные отчеты по активности сотрудников.

5. Upservice

Как организовать работу удаленных и распределенных команд: правила и подборка сервисов

  • Облачная система для B2B компаний — есть несколько бизнес-решений, не только управление проектами;

  • Сортировка задач по приоритету, поиск по задачам;

  • Автоматические отчеты о работе сотрудников;

  • Напоминания о делах;

  • Трекинг времени;

  • Есть хранилище файлов;

  • Карточки с информацией о сотрудниках;

  • CRM для B2B.

6. Neactor

Как организовать работу удаленных и распределенных команд: правила и подборка сервисов

  • Система для управления бизнес-процессами и работой компании;

  • Организует все процессы, которые относятся к оперативной, управляющей деятельности или back-офису;

  • Учёт клиентов, сделок, заказов;

  • Управление персоналом: подбор и согласование отпусков и отгулов;

  • Постановка задач сотрудникам в режиме Канбан;

  • Выставление счетов клиентам, согласование договоров;

  • Интеграция со множеством сервисов для документов, виртуальной телефонии, 1С и т.д.;

  • Есть шаблоны готовых бизнес-решений.

7. Projecto

Как организовать работу удаленных и распределенных команд: правила и подборка сервисов

  • Простая система управления сложными проектами;

  • Можно планировать события и вести протоколы;

  • Сохраняется история изменений по задачам, события и действиям;

  • Есть статистика по сотрудникам;

  • Документооборот, можно создавать и согласовывать документы;

  • Отображение задач в Канбан, Диаграмме Ганта, в формате тайминга целей и задач;

  • Есть чат для обмена сообщениями.

Вывод

У работы на удаленке для сотрудников масса преимуществ: чего только стоит гибкость рабочего дня и экономия времени и денег на дорогу. Для работодателя плюсов тоже не мало. Например, нет необходимости арендовать офис, следить за ним, а талантливые кадры можно найти в другом городе или стране.

Главное — подойти с умом к организации команды. Люди должны понимать свою цель, стратегию компании и требования руководства, чтобы приносить высокие результаты. В будущем тенденция к работе на удаленке или в гибридном формате будет только расти. Значит, пора создать все условия для рабочей среды в сети уже сейчас.

Разместить

Вакансии

Смотреть все
Выскажите мнение
Авторизуйтесь, чтобы добавить свой комментарий.
Спасибо! Подписка успешно оформлена

Подписка

Отлично! Мы отправили письмо на указанный вами электронный ящик с инструкцией по подтверждению.

Если письмо с подтвержением вашего e-mail не будет получено в течение 10 минут, пожалуйста, проверьте папку СПАМ в соответствующем почтовом ящике.

2610

Похожие статьи