Тендеры и лиды
Информация
Когда на вакансию приходит несколько откликов в неделю, время собеседования не сложно согласовать вручную. Рекрутер пишет кандидату, предлагает два-три варианта, получает подтверждение и добавляет встречу в календарь. Сложности начинаются, когда вакансий несколько, кандидатов десятки, интервью проводят разные сотрудники, а часть встреч приходится переносить. Переписка становится отдельным процессом: свободные интервалы меняются, ссылки на онлайн-встречи теряются, кандидат может подтвердить время в одном канале, а рекрутер зафиксировать другое.
В таких ситуациях регистрация на собеседование нужна не ради самой формы – она помогает организовать участок между приглашением кандидата и фактической встречей: собрать необходимые данные, зафиксировать выбранное время, дать человеку организационную информацию и подготовить рекрутера к разговору.
Я часто вижу две крайности: в первом случае всю запись ведут вручную даже при массовом подборе, и HR тратит заметную часть дня на однотипную переписку, а во втором создают огромную анкету на несколько экранов и пытаются выяснить до разговора всё, что можно было бы обсудить за десять минут. Рабочий вариант находится посередине: форма записи на собеседование должна решать организационную задачу и давать HR только те сведения, которые действительно нужны до встречи.
Создать форму регистрации на собеседование имеет смысл не потому, что это технически возможно, а когда ручное согласование начинает мешать работе.
Если компания ищет одного руководителя и рекрутер общается с пятью подходящими кандидатами, персональная переписка может оказаться удобнее любой автоматизации. Здесь важны индивидуальный контакт и возможность сразу обсудить нюансы.
Совсем иначе выглядит массовый подбор операторов, продавцов, стажёров, курьеров или специалистов в несколько филиалов. За день HR может отправить десятки приглашений, получить переносы, уточнения и отказы. Чем больше таких коммуникаций, тем выше вероятность обычной человеческой ошибки: одному человеку отправили старое время, второго забыли предупредить об изменении ссылки, третьего записали одновременно с другим кандидатом.
Отдельный случай – карьерные дни, открытые собеседования и наборы на программы стажировок. Здесь запись участников на собеседование уже напоминает регистрацию на небольшое мероприятие: есть ограниченные интервалы, несколько интервьюеров и поток людей, который нужно распределить заранее. В таких случаях форма снимает с рекрутера значительную часть организационной переписки.
Поэтому я смотрела бы не на количество вакансий, а на количество повторяющихся действий: если HR несколько раз в день задаёт одинаковые вопросы, вручную переносит одни и те же данные и постоянно сверяет свободное время, процесс уже просится в более системный формат.
Главная ошибка при создании формы – желание использовать её сразу для всех этапов отбора. Помимо имени и контактов туда добавляют опыт, образование, ожидания от работы, причины увольнения, зарплатные ожидания, сильные стороны и ещё десяток вопросов. Формально компания получает много информации, но для кандидата это выглядит как дополнительное собеседование, которое нужно пройти ещё до разговора с человеком.
У формы регистрации на собеседование другая задача: подготовить встречу. Поэтому сначала стоит определить, какие сведения действительно необходимы рекрутеру до неё.
Обычно это:
фио и номер телефона;
вакансия или направление, если найм идёт сразу на несколько позиций;
выбранная дата и время;
формат встречи: офис или онлайн;
ссылка на резюме или портфолио, если её ещё нет у HR;
короткое поле для организационного комментария.
Остальное имеет смысл добавлять только тогда, когда ответ влияет на следующий этап: если наличие водительских прав обязательно для должности – вопрос оправдан; если работа возможна только из определённого региона – это тоже стоит выяснить заранее. А вопрос «Почему вы хотите работать именно у нас?» едва ли помогает организовать встречу и лучше подходит для самого разговора, если рекрутеру вообще нужна такая формулировка.
Полезный фильтр здесь очень простой: что изменится в процессе записи после этого ответа? Если ничего, поле, скорее всего, можно убрать.
Сбор заявок на собеседование полезен не только тем, что кандидат самостоятельно передаёт контакты. Гораздо ценнее возможность заранее собрать контекст, который HR в противном случае пришлось бы уточнять в первые минуты разговора.
Представим компанию, которая одновременно ищет дизайнеров, разработчиков и менеджеров проектов. Когда кандидат заранее указывает позицию, формат встречи, город и прикрепляет портфолио, рекрутер открывает заявку и сразу понимает, кто придёт и какие материалы стоит посмотреть до разговора.
А теперь представим другую форму: имя, телефон, электронная почта и кнопка «Отправить». Технически форма заявки на собеседование существует, но почти никакой подготовки не даёт. HR всё равно должен написать кандидату, выяснить позицию, попросить резюме и отдельно договориться о времени.
По моему опыту, именно здесь легко проверить полезность формы: если после её заполнения рекрутер начинает переписку почти с тех же вопросов, которые задавал раньше, процесс изменился только внешне. При этом не нужно пытаться сделать из формы полноценную карточку кандидата. Лучше собрать пять действительно рабочих параметров, чем пятнадцать ответов, которые никто не успеет прочитать до интервью.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13755 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Кандидат нажал «Отправить», а для HR процесс только начался. У кандидата в этот момент возникает другой вопрос: ушла ли заявка?
Неопределённость после отправки формы создаёт лишние обращения. Люди спрашивают, дошла ли заявка, куда подключаться, кому писать при переносе, сколько продлится встреча и нужно ли что-то подготовить. Поэтому онлайн-регистрация на собеседование должна заканчиваться понятным подтверждением. Не обязательно писать длинную инструкцию. Достаточно сообщить, что запись принята, напомнить выбранные дату и формат встречи и объяснить дальнейшие действия.
Для очного интервью кандидату пригодятся адрес, ориентир, информация о пропуске и контакт для связи. Для онлайн-встречи – ссылка или пояснение, когда она будет отправлена. Если ожидается тестовое задание, портфолио или документ, об этом тоже лучше сказать заранее.
Такая деталь кажется небольшой, но именно она отделяет форму записи на собеседование от обычного сбора контактов. Кандидат понимает следующий шаг, а HR получает меньше организационных вопросов.
Чем больше инструментов появляется вокруг найма, тем выше риск другой крайности: сведения о кандидате лежат в отклике, время встречи в календаре, комментарий в мессенджере, регистрационная форма в таблице, результаты интервью ещё в одном документе. Формально всё оцифровано, фактически информацию приходится собирать по нескольким местам.
Поэтому перед тем как создать форму регистрации на собеседование, полезно продумать не только поля, но и дальнейший маршрут данных. Кто увидит новую заявку? Где HR будет смотреть ответы? Нужно ли переносить сведения в CRM или другую систему? Какие данные пригодятся после встречи, а какие относятся только к организации времени?
В QForm можно собрать форму с контактными полями, вариантами ответа, датами и другими типами вопросов, а полученные заявки просматривать в одном месте и использовать дальше в рабочем процессе. Для HR здесь ценна не сама возможность «сделать форму», а то, что стандартную часть записи можно привести к единой структуре: каждый кандидат передаёт один и тот же необходимый набор данных, и рекрутеру не приходится восстанавливать его по переписке.
При этом я не стала бы переносить в регистрационную форму оценку кандидата после разговора. Анкета участника собеседования и внутренний лист оценки рекрутера решают разные задачи: первая помогает человеку записаться и передать исходные сведения, второй же нужен команде уже после общения. Их объединение обычно делает и форму длиннее, и процесс менее понятным.
В реальном подборе редко бывает так, что все записавшиеся приходят точно в выбранное время. Один кандидат заболел, другому перенесли рабочую встречу, третий получил предложение от другой компании, четвёртый просто забыл. Если система записи построена только вокруг первоначальной заявки, все изменения снова возвращаются в личную переписку.
Поэтому HR стоит заранее определить, что происходит при переносе. Куда кандидат пишет? Можно ли выбрать другое время самостоятельно? Кто обновляет информацию? Как рекрутер понимает, что слот снова свободен?
Неявки полезно рассматривать не только как дисциплину кандидатов, но и как показатель самого процесса. Если люди регулярно пропускают онлайн-встречи, причина может оказаться банальной: подтверждение пришло слишком рано, ссылка потерялась среди сообщений или из формы вообще не было понятно, что запись завершена.
При массовом найме такие мелочи быстро превращаются в часы потерянного времени. Именно поэтому регистрация – это не кнопка перед собеседованием, а небольшой организационный процесс со своим началом, подтверждением, изменениями и завершением.
Я обычно оцениваю форму не по количеству настроенных полей, а по тому, насколько легче после её появления становится обеим сторонам. Кандидат должен за пару минут понять, куда он записывается, передать необходимую информацию и получить ясный следующий шаг. Рекрутер – открыть заявку и увидеть достаточно данных, чтобы подготовиться к встрече, не начиная ещё одну анкету в переписке.
Если после запуска формы HR по-прежнему вручную уточняет вакансию, ищет резюме, согласовывает время в пяти сообщениях и объясняет каждому кандидату, куда подключаться, значит, сбор заявок на собеседование автоматизирован только формально.
Хорошая регистрация не заменяет работу рекрутера и тем более само интервью. Она убирает из этой работы то, что не требует человеческого участия: повторяющиеся вопросы, перенос данных и организационные уточнения. За счёт этого у HR остаётся больше времени на то, ради чего собеседование и проводится – понять опыт человека, его ожидания и соответствие будущей работе.
