Rightex 
Тендеры и лиды
Информация
Закупочные процессы постепенно дают сбои. Сначала часть заявок уходит в почту и мессенджеры, потом согласование зависает у одного руководителя, затем контрагент сдвигает срок поставки. Выясняется это в момент, когда договор подписан, деньги зарезервированы, а производство или продажи уже ждут.
В 2026 году закупочный цифровой контур средних и крупных компаний обычно собран из нескольких независимых источников: учетная система хранит договоры и платежи, почта – переписку с поставщиками, таблицы – планы, лимиты и рейтинги, мессенджеры – фактические договоренности о том, кто и что согласовал. Каждый источник функционирует сам по себе, общей картины процесса нет.
В этом материале я хочу рассказать, почему закупки теряют управляемость, какие этапы требуют постоянного контроля, какие метрики помогают руководителю принимать решения и как SRM-система делает закупочный процесс прозрачным и управляемым.
Закупочный процесс становится прозрачным, когда каждая потребность проходит по единому маршруту: заявка, проверка бюджета, согласование, выбор поставщика, договор, заказ, поставка, счет, оплата и аналитика. У каждого этапа есть ответственный, регламентный срок и статус, а история решений сохраняется в системе.
Руководитель в этом случае получает полную картину: где находится закупка, кто отвечает за нее, сколько времени занимает каждый этап, укладывается ли сумма в бюджет, и какие поставщики создают риски. Класс систем, которые собирают такой маршрут, называют SRM – supplier relationship management, управление закупками и отношениями с поставщиками.
SRM – система для управления закупками и поставщиками. Заявки, процедуры, договоры, поставки, счета, оплату и оценку поставщиков ведут в одном контуре, где у каждого шага есть ответственный, срок и статус.
Чаще всего проблемы возникают в четырех типовых точках. Мы рекомендуем вам проверить каждую из них применительно к своей компании.
Одни заявки оформляются по регламенту, часть уходит в почту руководителю снабжения, остальные решаются устно или в рабочем чате. Отдел закупок в итоге ведет два реестра: официальный и фактический.
Последствия предсказуемые. Реальный объем запросов неизвестен, компания не может укрупнить однотипные закупки и получить более выгодные условия от поставщиков, планирование строится на данных прошлого периода. Внеплановые заявки приходят в конце квартала и проходят по сокращенной процедуре.
Маршрут согласования держится на конкретных людях. Инициатор отправляет документы финансисту, финансист пересылает юристу, юрист возвращает правки в почту, комментарии теряются между версиями файла. Согласование закупок в такой схеме не имеет ни сроков, ни точки контроля.
Отдельная проблема – возвраты на доработку. Заявка уходит назад из-за отсутствующего документа или неверной статьи бюджета, цикл начинается заново. Формально процесс куда-то двигается, но фактически закупка стоит.
Коммерческие условия лежат в почте, договоры – в учетной системе, история претензий – у юристов, оценка качества поставок – в таблице категорийного менеджера. Работа с поставщиками при таком хранении сводится к опросу коллег.
Сравнить нескольких контрагентов по совокупности критериев в этом случае очень сложно: нет единой карточки, где видны действующие договоры, объем закупок, дисциплина поставок, рекламации и статус проверки контрагента. Оценка поставщиков каждый раз превращается в неприятное упражнение, особенно перед крупной процедурой, где предстоит сравнить десятки предложений и их инициаторов (поставщиков) между собой.
Отчет по закупкам собирается вручную и приходит с задержкой в неделю или месяц. К моменту, когда цифры доходят до руководителя, отклонение по сроку или бюджету уже стало фактом. Управлять остается последствиями: искать замену поставщику, объяснять смежным подразделениям срыв сроков, согласовывать дополнительные расходы.
Ручная сборка отчета создает и вторую проблему – данные в нем отражают прошедшие события. Пока на совещании обсуждают итоги закрытого квартала, текущие заявки уже выходят за нормативные сроки согласования. Контроль превращается в разбор уже произошедших инцидентов, а не в управление закупочным процессом. При этом выстроенный процесс в ERP, зачастую, все равно не дает прозрачной картины, так как часть информации остается в почте или других системах.
Прозрачность начинается со сквозного процесса. Ниже – двенадцать этапов, которые важно описать и закрепить в системе до начала автоматизации.
1. Потребность
Кто инициировал, какая категория, плановая стоимость, какое обоснование, к какому сроку нужен результат.
2. Заявка
Единая форма с обязательными полями и вложениями. Все подразделения направляют заявки через единый канал.
3. Проверка бюджета
Автоматическая проверка со статьей бюджета и лимитом до старта согласования.
4. Согласование
Маршрут по ролям и суммовым порогам с фиксацией сроков и комментариев.
5. Закупочная процедура
Способ закупки, список участников, критерии сравнения, протокол решения.
6. Договор
Версии, условия, ответственные, сроки действия, связь с закупочной процедурой.
7. Заказ
Спецификация, количество, цена, адрес и дата поставки.
8. Поставка
Фактические даты, приемка, расхождения по количеству и качеству.
9. Счет
Проверка с договором и заказом, комплектность закрывающих документов.
10. Оплата
График платежей, факт оплаты, просрочки перед контрагентом.
11. Оценка поставщика
Регулярный рейтинг по срокам, качеству, цене и документообороту.
12. Аналитика
Срезы по категориям, подразделениям, поставщикам и периодам.
Маршрут закупки не обязан быть одинаковым для всех категорий. Закупка канцелярии на небольшую сумму и приобретение оборудования на десятки миллионов требуют разного уровня контроля и количества согласований. Рабочая практика – описать два-три сценария с разной глубиной согласования и привязать их к суммовым порогам и категориям. Тогда мелкие закупки идут быстро, а крупные проходят полную процедуру.
Роли имеет смысл согласовать внутри компании еще до настройки какой-либо SRM-системы. Типовая схема по нашему опыту выглядит так:
Когда роли размыты, контроль поставщиков и сроков сосредотачивается в руках специалиста отдела закупок. В результате весь процесс зависит от одного сотрудника.
Если вы занимаетесь закупками, можете отметить, на каких этапах в вашем случае ответ на вопрос из третьей колонки требует звонка, письма или выгрузки из учетной системы:
Таблица используется как рабочий инструмент диагностики. Строки с такой отметкой в вашем случае и есть зоны, где закупки непрозрачны.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13735 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Управление закупками без цифр сводится к разбору отдельных инцидентов. Я выделил базовый набор метрик, которые помогут вам контролировать закупки на уровне процесса.
Срок обработки заявки – время от регистрации запроса до размещения заказа. Ключевой показатель скорости контура SRM
Доля заявок с просрочкой – процент заявок, вышедших за регламентный срок хотя бы на одном этапе
Число возвратов на доработку – показывает качество входных данных и понятность формы заявки
Средний срок согласования – считается по каждому согласующему отдельно. Это позволяет выявить этапы, на которых возникают задержки
Экономия по закупочным процедурам – разница между начальной ценой и ценой договора по сопоставимым процедурам
Рейтинг поставщиков – сводная оценка по срокам, качеству, цене и документообороту
Нагрузка на закупочную команду – число активных заявок и процедур на одного специалиста
Доля закупок вне регламента – объем закупок, прошедших мимо стандартной процедуры
Первые три показателя позволяют быстро оценить состояние закупочного процесса. Остальные становятся полезны, когда процесс уже описан и данные накапливаются в одном месте. Последний показатель, если вы сможете его посчитать, дает понимание, насколько критично вам перенести процессы закупок на полноценную SRM-платформу, чтобы все из них проходили через нее.
Метрики работают в связке. Короткий срок обработки заявки при высокой доле закупок вне регламента говорит о том, что скорость достигается обходом процедуры. Рост числа возвратов на доработку после запуска новой формы заявки указывает на неудачные обязательные поля. Стабильный рейтинг поставщиков при регулярных срывах поставок означает, что оценку заполняют формально.
Разрез по подразделениям добавляет управляемости: видно, чьи заявки приходят без обоснования, где чаще всего зависает согласование и какие категории закупок дают основную нагрузку на команду. Такой срез удобно выносить на ежемесячный операционный комитет вместо общего отчета по расходам.
Для управления заявками, закупочными процедурами, поставщиками, договорами, счетами, оплатой и аналитикой я рекомендую использовать SRM-системы, которые обеспечивают прозрачность процессов с помощью нескольких механик:
Единый контур закупок
Потребность, заявка, процедура, договор, заказ, поставка, счет и оплата ведутся в связанных объектах. Из карточки закупки видна вся цепочка вместе с документами и историей изменений.
Маршруты согласования
Маршрут строится по ролям, категориям и суммовым порогам. Система сама определяет состав согласующих, ставит задачи, считает сроки и эскалирует просрочку. Ручная пересылка писем из процесса уходит.
Статусы и ответственные
У каждой заявки есть текущий статус, ответственный за этап и время последнего изменения. Благодаря этому в любой момент можно увидеть, на каком этапе находится закупка и кто отвечает за ее дальнейшее движение.
Портал поставщиков
Контрагент регистрируется, подает документы, участвует в процедурах и согласует договоры в отдельном интерфейсе. Переписка и файлы остаются в системе и привязаны к конкретной закупке.
Реестр договоров
Договоры хранятся с версиями, условиями, сроками действия и связью с закупочной процедурой и заказом. Это позволяет заранее отслеживать истечение договоров и контролировать исполнение обязательств.
Аналитика закупок
Дашборды по срокам, категориям, подразделениям, экономии и поставщикам собираются из данных процесса. Отчет не нужно готовить вручную к совещанию.
Узкие места закупочного процесса
Тепловая карта процессов внутри SRM-системы показывает этапы закупочной процедуры от заявки до формирования заказа, на которых происходят задержки.
Интеграции с ERP и ЭДО
Справочники контрагентов и номенклатуры, складские остатки, счета и платежи синхронизируются с учетной системой, документы подписываются через электронный документооборот. Благодаря интеграции департамент закупок не порождает рост невостребованных остатков на складах, а данные не нужно вводить повторно в разных системах.
Закупочные процедуры и каталог
Запрос цен, тендер, конкурс и закупка у единственного поставщика оформляются как отдельные сценарии со своими шагами и критериями сравнения. Регулярные позиции выносятся в каталог с действующими ценами и условиями по рамочным договорам – в результате повторная закупка проходит по короткому маршруту.
SRM-система решает и вопрос снижения рисков. Единая карточка контрагента с историей поставок, претензий и результатов проверок делает управление поставщиками измеримым: видно, кто срывает сроки, на кого приходится критическая доля объема и по каким категориям нет альтернативного поставщика.
Отдельный эффект – восстановление истории решений. Когда протокол выбора поставщика, комментарии согласующих и версии договора хранятся вместе с закупкой, разбор спорной ситуации через полгода занимает несколько минут. То же касается внутреннего и внешнего аудита: обоснование каждого решения находится в системе.
Если кратко, то процесс работы по автоматизации закупок в Rightex выглядит так:
Аудит текущего закупочного процесса
Фиксируются реальные процессы, каналы входа заявок, точки согласования, источники данных о поставщиках и места, где процесс выходит из системы в почту и таблицы.
Описание ролей и маршрутов
Составляется целевая схема: кто инициирует, кто согласовывает, по каким значениям, с какими сроками и документами. Схема утверждается бизнес-подразделениями до начала автоматизации.
Настройка SRM BPMSoft под конкретный закупочный контур
Формы заявок, справочники категорий и контрагентов, маршруты согласования, статусная модель, реестр договоров, права доступа и отчеты собираются под процессы каждой конкретной компании. Возможности платформы позволяют адаптировать SRM-решение под любую отрасль и сложность процессов.
Дополнительная автоматизация процессов с помощью ИИ-инструментов
К слову, пока у меня был перерыв в публикациях, наша компания Rightex стала первым сертифицированным партнером со статусом “ИИ-эксперт BPMSoft”, применяя различные ИИ-решения для автоматизации процессов в интеграции с данной платформой. Для закупок одна из ключевых точек ИИ-автоматизации, дающая быстрый и прозрачный результат – автоматический разбор коммерческих предложений поставщиков различных форматов (.docx, .pdf, сообщение, почта и т. п.) и дальнейший перенос информации в карточки предложений уже в самой SRM.
Интеграции с текущим ИТ-контуром
Связка с ERP, бюджетным контуром, СЭД, почтой, BI и внутренними системами через low-code, API или шину данных. Платформа не заменяет ваши текущие системы, а связывает данные и процессы между собой, забирая на себя только сам слой закупок.
Внедрение и обучение
Запуск, перенос исторических данных, поддержка пользователей на старте, обучение закупщиков, финансистов и согласующих.
Сопровождение и развитие
После запуска система развивается вместе с бизнесом: добавляются категории, меняются правила согласования, формируются новые отчеты.
Такой подход позволяет автоматизировать закупки без переноса неэффективных процессов в новую систему. Сначала описывается процесс, затем настраивается инструмент.
Отметьте пункты, которые уже выполняются в вашей компании:
1. Все запросы подразделений оформляются в стандартной форме заявки через единый канал.
2. У каждого этапа закупки есть ответственный, а также установлен регламентный срок.
3. Маршрут согласования определяется категорией и суммовым порогом, а не личными договоренностями.
4. Бюджетные лимиты доступны на момент подачи заявки.
5. Возвраты заявок на доработку фиксируются с причиной и сроком рассмотрения.
6. По каждому поставщику есть единая карточка с договорами, поставками, претензиями и результатами проверок.
7. Критерии выбора поставщика и протокол решения хранятся вместе с закупкой.
8. Договоры ведутся в реестре с версиями, условиями и сроками действия.
9. Руководитель может получить статус любой закупки без дополнительных запросов сотрудникам.
10. Отчет по срокам, категориям и поставщикам собирается из данных системы, а не вручную.
Семь и более отмеченных пунктов означают, что процесс готов к переносу в систему. Менее пяти – начинать стоит с описания регламентов, ролей и зон ответственности.
Прозрачный закупочный процесс строится на одном маршруте от потребности до оплаты, закрепленных ролях, нормативных сроках и общей аналитике.
SRM-система как инструмент даст вам положительный эффект, только когда закупочный процесс описан, согласован с бизнес-подразделениями и реально выполняется – это значит, что большинство закупок осуществляются по нему.
Ваш практический первый шаг – пройти по таблице прозрачности и чек-листу выше, отметить этапы, где ответ на вопрос руководителя требует ручного запроса, и с них начать пересмотр и оптимизацию всего процесса.
