Тендеры и лиды
Информация
Онлайн-регистрация нужна не только крупным конференциям — она подходит для вебинаров, деловых встреч, мастер-классов, корпоративного обучения и небольших офлайн-событий. Организатор заранее понимает, сколько человек планируют прийти, получает контакты участников и может подготовить дальнейшую коммуникацию.
Но сама форма регистрации на мероприятие решает только часть задачи. До запуска нужно определить, какие сведения собирать, что произойдет после отправки заявки и как человек узнает, что его участие подтверждено. Разберем весь процесс по шагам.
Перед тем, как создать регистрацию на мероприятие, нужно решить, какое действие участника будет считаться завершением записи.
Для небольшого открытого события схема может быть простой:
заполнил форму → получил подтверждение → место забронировано.
Для конференции с ограниченной вместимостью процесс выглядит иначе:
оставил заявку → организатор проверил данные → участие подтверждено.
Разница принципиальная: в первом случае человеку сразу можно сообщить, что он зарегистрирован, а во втором корректнее написать, что заявка получена и решение придет отдельным письмом.
Заранее стоит определить и правила отмены. Если участник передумал, организатору нужно понимать, освобождается ли место автоматически или заявку придется обрабатывать вручную.
Такая подготовка занимает несколько минут, зато помогает не переделывать форму и сообщения уже после запуска.
Хорошая форма для регистрации на мероприятие не должна превращаться в большую анкету. Каждый дополнительный вопрос увеличивает время заполнения, поэтому собирать сведения «на всякий случай» не стоит.
Обычно достаточно базового набора:
имя и фамилия;
email или телефон;
компания и должность, если это важно для формата события;
вариант участия, если доступны несколько форматов;
выбранная дата, поток или секция;
согласие на обработку персональных данных.
Остальные поля появляются из задач организатора.
Если после конференции нужно отправить материалы, потребуется email. Если участникам будут звонить перед событием, понадобится номер телефона. Для распределения по группам можно спросить должность, уровень подготовки или интересующее направление. У каждого вопроса должно быть понятное назначение — если организатор не знает, как будет использовать ответ, такое поле лучше убрать.
Есть и другая крайность: слишком короткая форма. Имя и телефон позволяют собрать контакты, но могут оказаться бесполезными, если потом участников нужно распределять по залам, потокам или форматам участия.
Когда набор данных определен, можно приступить к созданию формы. Начинать лучше с понятных вопросов: человек сначала указывает имя и контакты, затем переходит к выбору программы, даты или формата. Дополнительные сведения стоит переносить ближе к концу.
Логика должна соответствовать естественному ходу записи:
кто участвует → как с ним связаться → куда он записывается → дополнительные условия → отправка.
Если событие простое и вопросов мало, их можно разместить на одном экране. Длинную анкету удобнее разделить на несколько последовательных шагов.
Не все поля нужно делать обязательными. Если дальнейшая коммуникация идет по email, номер телефона можно оставить необязательным. То же касается комментариев и других дополнительных сведений, без которых заявку можно обработать.
Перед публикацией полезно пройти весь путь с телефона. Ссылки на события часто открывают из мессенджеров и социальных сетей, поэтому мобильный сценарий не менее важен, чем версия на компьютере.
Одна регистрация может включать несколько сценариев. Допустим, конференция проходит и очно, и онлайн. После выбора формата офлайн-участнику нужно предложить площадку или время посещения, а человеку, который подключается дистанционно, эти вопросы не нужны. То же самое относится к разным категориям участников: гостям, партнерам, спикерам, сотрудникам или представителям СМИ.
Вместо нескольких отдельных форм можно использовать условия показа: человек выбирает подходящий вариант и дальше видит только относящиеся к нему поля. Такую механику поддерживают современные конструкторы форм. Современные конструкторы, в том числе QForm, поддерживают такую механику и позволяют вести пользователей по нескольким сценариям.
Это не значит, что ветвления нужны всегда. Если различия между группами минимальны, сложная логика только усложнит настройку — она полезна там, где действительно сокращает форму или меняет дальнейший путь.
Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.
Заполнить заявку
13755 тендеров
проведено за восемь лет работы нашего сайта.
Одна из частых ошибок возникает уже после заполнения. Человек нажимает «Отправить» и видит только сообщение «Ваш ответ записан». С технической точки зрения всё сработало, а вот с точки зрения участника осталось несколько вопросов: принят ли он, нужно ли ждать письмо, где пройдет встреча и что делать дальше.
Сообщение после отправки лучше подготовить заранее.
Если регистрация подтверждается автоматически, на финальном экране можно повторить дату, время и формат события и сообщить, куда придут дальнейшие инструкции.
Если требуется проверка заявки, формулировка должна быть другой: данные получены, организатор рассмотрит их и отдельно сообщит о результате.
Не стоит помещать на этот экран слишком много сведений. Его задача состоит в том, чтобы подтвердить действие и объяснить следующий шаг.
После публикации формы нужен адрес, по которому участники смогут ее открыть.
В email-рассылке ссылку можно поставить на кнопку «Зарегистрироваться». В социальных сетях разместить в публикации или на странице события. Для афиш и печатных материалов подойдет QR-код. На сайте форму можно открыть отдельной страницей или встроить непосредственно в посадочную. Если регистрация продвигается через несколько каналов, к ссылкам стоит добавить UTM-метки.
К примеру:
utm_source=email — рассылка;
utm_source=vk — социальная сеть;
utm_source=partner — партнерское размещение;
utm_source=ads — реклама.
Так после запуска можно сравнить, какой канал дал больше переходов и завершенных регистраций.
Если сервис формы сохраняет эти параметры в аналитике, источники можно сопоставлять непосредственно с ответами. В QForm, к примеру, UTM-метки доступны в аналитике формы, поэтому можно отдельно посмотреть трафик и регистрации из разных каналов.
При этом самому участнику лучше давать один понятный путь. Несколько разных кнопок и адресов на одной странице могут создать впечатление, что существуют разные способы записи.
Когда нужно создать форму регистрации, организаторы нередко уделяют много внимания самой форме и меньше думают о работе с заявками после отправки.
Для открытого вебинара это не всегда проблема: человек зарегистрировался, получил ссылку и может подключаться. Для события с ограничением по числу мест нужен дополнительный этап.
Допустим, зал рассчитан на 80 человек. Получено 76 заявок, но несколько участников еще не подтвердили присутствие. В такой ситуации количество заполненных форм не равно числу занятых мест.
Удобно различать хотя бы три состояния:
заявка получена → участие подтверждено → участие отменено.
При необходимости добавляется лист ожидания.
Статусы особенно полезны перед событием. Организатор видит не просто таблицу контактов, а реальное состояние регистрации и может вовремя освободить места для других желающих.
Перед тем, как публиковать ссылку в рассылках и социальных сетях, сделайте несколько тестовых регистраций.
Одной проверки формы в редакторе недостаточно, нужно пройти весь сценарий со стороны обычного пользователя. Откройте ссылку с компьютера и смартфона. Выберите разные варианты ответов. Намеренно пропустите обязательное поле. Проверьте неправильный формат email или телефона. Отправьте форму и посмотрите финальное сообщение.
Затем проверьте путь со стороны организатора: появилась ли заявка, сохранились ли ответы, понятно ли, к какой категории относится участник.
Если настроено письмо-подтверждение, его также нужно получить самостоятельно. Особое внимание стоит уделить дате, времени, адресу и ссылкам. Ошибка в одном из этих элементов может затронуть сразу всех зарегистрированных.
После такого теста уже можно считать, что форма для записи на мероприятие готова к публикации.
Онлайн-регистрация работает как единый процесс: человек переходит по ссылке, отвечает на нужные вопросы, получает понятный результат и знает, что делать дальше.
Организатору важно не просто создать форму регистрации на мероприятие, а заранее связать ее с правилами подтверждения, каналами продвижения и дальнейшей работой с заявками. Тогда не придется вручную уточнять недостающие данные, разбираться в нескольких списках и объяснять участникам, дошла ли их заявка. Сам конструктор здесь вторичен — главное, чтобы выбранный инструмент позволял собрать нужный сценарий и не усложнял путь пользователя.
