Расстаться на хорошей ноте: как корректно отказать соискателю

Есть несколько базовых советов о том, как мирно прекратить личные отношения: откровенно поговорить, не провоцировать ссору, проявить тактичность. То же самое применимо и к сфере управления персоналом. В этой статье мы разберем, как вежливо отказать кандидату и не навредить репутации компании.

Обычно HR-менеджеры следуют определенному алгоритму действий. Однако даже опытные специалисты сталкиваются со сложными ситуациями, из которых нужно найти достойный выход без ущерба для корпоративного бренда.

Отказ неподходящим кандидатам — неизбежная обязанность рекрутера. Однако из-за недостатка времени или нежелания обидеть соискателя менеджеры по подбору персонала часто не предоставляют обратную связь после собеседования. 

Отсутствие фидбэка может негативно сказаться на компании в будущем. Во-первых, человек, которому вы отказали без объяснения причин, скорее всего, пройдет мимо другой вашей вакансии, на которую он может отлично подходить. Во-вторых, кандидаты нередко оставляют негативные отзывы о компании среди своих друзей и знакомых, что влияет на репутацию бренда. Чтобы увеличить шансы на повторный отклик, важно предоставить конструктивный ответ специалисту.

В этой статье мы рассмотрим общие советы, рекомендации по отказам на разных этапах воронки, способы поддержания связи с кандидатом, а также примеры писем с обратной связью.

Как отказать правильно

Чтобы сохранить положительное впечатление человека о компании, важно сформулировать отказ корректно. Вот несколько советов.

1. Не откладывайте обратную связь. Как только вы поймете, что кандидат не подходит на должность, скажите ему об этом. Так вы продемонстрируете уважение к его времени. Даже если его ждет плохая новость, лучше узнать об этом как можно раньше. А чтобы не забыть ответить кандидату, настройте напоминание в календаре и установите время для рассылки писем или звонков с отрицательным фидбэком.
2. Персонализируйте отказы. Если специалист находится на начальных этапах процесса найма, можно отправить письмо по электронной почте или написать в мессенджере. Но с теми, кто прошел несколько собеседований, лучше общаться лично. По телефону вы сможете искренне поблагодарить кандидата за потраченное время и предоставить конструктивную обратную связь. 
3. Предоставляйте честный и полезный фидбэк. По возможности объясните, почему на данном этапе соискатель вам не подходит. Сосредоточьтесь только на профессиональных требованиях, не переходите на личные качества. Например, слова «Мы ищем более энергичных сотрудников» можно воспринять как дискриминацию по возрасту.
4. Будьте открытыми. Подробно расскажите соискателям об этапах отбора, сроках и примерном количестве конкурентов. Информируйте их об изменениях и дайте понять, что они могут обратиться к вам по любым вопросам.

Это общие рекомендации по общению с кандидатами. Характер взаимодействия с каждым специалистом может варьироваться на разных этапах. Иногда не стоит подробно объяснять причины выбора другого соискателя, а порой, наоборот, необходимо предоставить качественную обратную связь.

Можно ли избежать обиды

Определенная доля разочарования со стороны кандидата будет в любом случае. Если специалист уверен, что его недооценили, никакая конструктивная обратная связь его не удовлетворит. Всегда существует вероятность получения потока гневных писем от отвергнутого соискателя. Некоторые идут еще дальше и оставляют негативные комментарии на сайтах отзывов о работодателях. Об этом следует помнить всегда. В любом случае будьте вежливы, покажите, что вам не все равно, и постарайтесь искренне поддержать человека.

Как отказывать соискателям на разных этапах отбора

HR-специалист может отклонить кандидатуру сразу после получения резюме, по результатам скринингового собеседования или после оценки компетенций. Рассмотрим каждый сценарий подробнее.

Отказ после получения резюме

Способ: электронная почта.

Срок: 2–3 дня.

После получения заявки от соискателя отправьте краткое письмо с текстом: «Мы получили Ваше резюме и передали его на рассмотрение команде». Можно настроить автоматическую рассылку. На начальном этапе компания устанавливает стандарты общения с кандидатами. С теми, кто не прошел отбор, следует общаться так же, как и с остальными соискателями. Не стоит отказывать сразу после получения заявки. В противном случае человек может подумать, что вы невнимательно изучили резюме.

На этом этапе нет нужды персонализировать отказы. Можно отправлять стандартные ответы в автоматическом режиме.

Отказ после скринингового собеседования

Способ: телефонный звонок или электронная почта.

Срок: 2–3 дня.

В зависимости от формата скринингового интервью и выбранного способа общения, на этом этапе можно отправить письменный отказ или позвонить соискателю. Также хорошим тоном будет предложить обсудить обратную связь лично. Нужно быть честным с кандидатом на всех этапах.

Отказ после собеседования по компетенциям

Способ: телефонный звонок или электронная почта.

Срок: 2–7 дней.

На этом шаге важно проявить тактичность и деликатность. Искренне поблагодарите специалиста за потраченное время и предоставьте конструктивную обратную связь

Постарайтесь сообщить решение в течение двух дней после собеседования. Сначала отправьте письмо с предложением обсудить обратную связь. Выбирайте однозначные формулировки, чтобы не давать соискателю ложных надежд.

Письменный отказ: 8 советов

Рассмотрим ключевые практические рекомендации по написанию писем с отказом кандидатам.

1. Обращайтесь по имени. Даже если вы отправляете стандартное письмо всем неподходящим соискателям, вначале обязательно укажите имя адресата. Получатели это оценят.
2. Благодарите за отклик. Каждое интервью с работодателем — это потраченные время и нервы кандидата. Неравнодушие со стороны организации — это не просто жест доброй воли, а показатель профессионализма.
3. Сообщайте об отказе прямо. Напишите, что кандидат не подошел на эту должность. Формулируйте решение четко, чтобы у получателя не возникло ложных ожиданий.

Примеры подходящих фраз:

• «К сожалению, в настоящее время мы не можем предложить вам эту позицию.
• «В связи с этим мы не можем продолжить рассмотрение вашей кандидатуры».
• «С сожалением сообщаем, что вы не прошли отбор на собеседование».
• Завершите сообщение доброжелательно. Подчеркните сильные стороны соискателя и предоставьте позитивную обратную связь в конце письма.
• Внимательно перечитайте текст. Убедитесь, что в письме нет грамматических и орфографических ошибок.

Не извиняйтесь за выбор другого соискателя. Вы действуете в интересах своей компании.

1. Не отказывайте сразу. Даже если вы с первого взгляда на резюме видите, что специалист не подходит, выждите немного времени, прежде чем давать обратную связь. Так кандидату будет легче воспринять отказ.
2. Держите обещание дать фидбэк. Если есть причины, по которым компания не может предоставить обратную связь, предупредите об этом соискателей заранее, например, перед собеседованием или в описании вакансии.
3. Вдохновите на повторный отклик. Если организация заинтересована в этом кандидате и в будущем готова рассмотреть его на другие позиции, сообщите об этом. Также предложите подписаться на корпоративные аккаунты в соцсетях для отслеживания актуальных вакансий.
4. Завершите сообщение доброжелательно. Подчеркните сильные стороны соискателя и предоставьте позитивную обратную связь в конце письма.
5. Внимательно перечитайте текст. Убедитесь, что в письме нет грамматических и орфографических ошибок.

Примеры 

Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 13203 тендера
проведено за восемь лет работы нашего сайта.

Приведем возможные варианты сообщений на разных этапах отбора.

Отказ после отклика

Тема письма: Отклик на вакансию «Младший разработчик JavaScript».

Уважаемый Михаил,

Благодарим за отклик на вакансию младшего разработчика JavaScript в . К сожалению, мы не можем продолжить рассмотрение вашей кандидатуры на данную позицию.

Мы ценим время и усилия, которые вы вложили в подачу заявки. Ваш опыт и навыки впечатлили нас, однако на данный момент мы предпочли выбрать другого соискателя, который, по нашему мнению, лучше соответствует требованиям этой должности.

Тем не менее, мы рекомендуем вам ознакомиться с другими вакансиями, представленными на нашем сайте. Возможно, одна из них окажется более подходящей для вас.

С уважением,

(имя HR-менеджера)

Отказ после интервью по компетенциям

Тема письма: Ваш отклик на вакансию бизнес-аналитика.

Уважаемая Анастасия,

Благодарим вас за участие в нашем интервью по компетенциям для позиции бизнес-аналитика. Ваш опыт произвел на нас впечатление, и ваше собеседование прошло успешно.

Однако, к сожалению, в данный момент компания не может предложить вам позицию. Мы тщательно рассмотрели все кандидатуры и приняли решение выбрать другого соискателя, который, по нашему мнению, лучше соответствует требованиям должности.

Мы ценим время и усилия, которые вы вложили в процесс отбора, и желаем вам успехов в дальнейшем поиске работы. Если у вас возникнут вопросы или потребуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.

Также предлагаю подписаться на наше сообщество в , где мы регулярно публикуем новые вакансии.

С уважением,

(имя HR-менеджера)

Как отказать по телефону

Если кандидат ценный и уже прошел последние этапы отбора, включая собеседования и выполнение тестовых заданий, вежливее будет отказать ему по телефону. Вот основные рекомендации для такого звонка:

1. Начните с представления себя. Когда кандидат ответит, назовите свое имя, компанию и объясните причину звонка: «Здравствуйте, Анна. Это [имя HR-менеджера] из компании [название организации]. Я звоню по поводу вашего отклика на вакансию тестировщика».
2. Поблагодарите. Выразите признательность за отклик и собеседование: «Благодарим вас за время и усилия, потраченные на интервью. Нам было очень приятно познакомиться с вами».
3. Сообщите об отказе. Объясните, что в настоящее время человек не подходит для этой позиции. Будьте вежливы и точны в формулировках. Если компания заинтересована в повторном рассмотрении кандидатуры, сообщите об этом: «К сожалению, на данный момент мы не можем предложить вам позицию. Рекомендуем следить за другими вакансиями на нашем сайте. Будем рады снова встретиться с вами в будущем».
4. Дайте обратную связь (при необходимости). Если отказ не связан напрямую с вакансией, лучше воздержаться от объяснения причин. Фидбэк имеет смысл, когда соискателю необходимо улучшить свои профессиональные навыки. Например: «К сожалению, на данный момент мы не можем пригласить вас на собеседование, так как ищем кандидата, чьи опыт и навыки наиболее точно соответствуют нашим требованиям».
5. Завершите разговор. В конце созвона предложите собеседнику возможные дальнейшие действия (если они есть) и еще раз поблагодарите его: «Пожалуйста, следите за нашими новыми вакансиями. Еще раз благодарим вас за интерес к нашей компании. Обновления можно отслеживать в ».

Стоит отметить, что многие компании обещают предоставить обратную связь, но потом пропадают. Если у вас не предусмотрен фидбэк, не упоминайте о такой возможности на собеседованиях или в описании вакансии. Если же вы оставляете обратную связь, старайтесь делать ее корректной и лаконичной: одной-двух причин отказа будет достаточно.

Важно, чтобы кандидат понимал, что у вас есть четкие критерии оценки, и, конечно, соблюдайте юридические и этические нормы. Конструктивная обратная связь поможет человеку развиваться.

Как сохранить связь с кандидатами

Завершение общения на положительной ноте — обязательное условие для поддержания позитивных отношений с соискателями и формирования хорошего имиджа компании на рынке труда. Вот несколько советов, которые помогут вам попрощаться на хорошей ноте:

1. Пригласите бывших кандидатов на мероприятие от вашей компании, в котором они могут принять участие.
2. Поддерживайте связь в социальных сетях. Поздравьте потенциального сотрудника с новой работой, оставляйте лайки и комментарии под его постами.
3. Храните информацию о кандидатах в CRM-системе или базе данных, чтобы иметь возможность связаться с ними в будущем.

Характер отказа влияет на мнение человека о вашей компании, поэтому рекрутеру важно вести себя профессионально. Искренность, доброжелательность и внимание к кандидату позволят избежать негативных отзывов о вашем HR-бренде и упростит поиск подходящих сотрудников в будущем.