РЕЦЕПТ №2: АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. КАК СОЗДАТЬ «КАРТУ» ДЛЯ УСПЕШНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ В BPMSOFT.

Представьте, что вы отправляетесь в путешествие без карты. Шансы заблудиться – 99%. Так же и с внедрением CRM: даже мощная платформа, как BPMSoft, не сработает, если вы не понимаете, как движутся процессы в компании. Анализ бизнес-процессов – это ваша карта, которая помогает найти короткий путь к автоматизации. Сегодня я расскажу, как превратить хаотичные операции в четкие схемы и избежать тупиковых решений.

ЗАЧЕМ АНАЛИЗИРОВАТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ?

Без анализа вы рискуете:

• Автоматизировать бесполезное: потратите ресурсы на процессы, которые не влияют на прибыль
• Упустить скрытые проблемы: например, дублирование задач между отделами
• Создать новые проблемы: например, пропустить точки контроля со стороны ответственных лиц или потерять кого-то из участников процесса
• Столкнуться с саботажем: сотрудники не примут систему, которая усложняет их работу

Главная цель анализа – понять, как процессы работают сейчас (AsIs) и как они должны работать после внедрения BPMSoft (ToBe).

ЭТАПЫ АНАЛИЗА: ОТ ХАОСА К ПОРЯДКУ

1. Сбор данных – как всё работает сейчас (AsIs)

• Анализ документации: при ее наличии
• Интервью с сотрудниками: узнайте, кто, что и зачем делает (например, менеджер по продажам тратит час в день на перенос данных из почты в Excel)
• Документирование процессов: используйте нотации BPMN для визуализации шагов и решений
• Выявление “узких мест”: например, согласование договора проходит через 5 инстанций и занимает 3 дня
• Согласование AsIs с заказчиком: помогает убедиться, что вы правильно поняли, как работает бизнес заказчика, а также создает фундамент для последующей подготовки ToBe модели

2. Проектирование будущего (ToBe)

• Упрощение – уберите лишние этапы, например:

- замените ручное согласование КП на автоматическую генерацию через BPMSoft

- упростите визирование договора\счета\акта\заказа

• Автоматизация – определите, какие задачи можно передать системе:

- напоминания клиентам, расчет сроков доставки, формирование отчетов

- автоматическое формирование печатных документов и отчетов

- автоматический разбор входящих

• Интеграция – подключите внешние сервисы:

- 1С

Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 13203 тендера
проведено за восемь лет работы нашего сайта.

- Телефония

- ERP

- и др.

3. Визуализация и согласование

• Создайте диаграммы процессов в понятном формате BPMN
• Проведите воркшоп с участием всех отделов, цель которого – утвердить ToBe-процессы и распределить роли (RACI-матрица)

ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ

Кейс 1. Производственная компания

• Проблема: заказы терялись между отделом продаж и цехом
• Решение: внедрили сквозной процесс от заявки до отгрузки в BPMSoft и настроили автоматические уведомления для менеджеров и цеха
• Результат: сокращение времени обработки заказов на 40%

Кейс 2. Сеть клиник

• Проблема: пациенты ждали запись к врачу 2–3 дня из-за ручного расписания
• Решение: автоматизировали расписание через BPMSoft с интеграцией в мобильное приложение и добавили онлайн-оплату услуг
• Результат: увеличение количества пациентов на 25%

ТИПОВЫЕ ОШИБКИ И КАК ИХ ИЗБЕЖАТЬ

Ошибка 1. Игнорирование мнения сотрудников

• Проблема: руководство описывает процессы «сверху», но не учитывает реальные задачи сотрудников
• Решение: вовлекайте команду в интервью и тестирование прототипов

Ошибка 2. Слишком детальная визуализация

• Проблема: диаграммы становятся настолько сложными, что их никто не понимает
• Решение: разделяйте процессы на подпроцессы и используйте многоуровневое описание

Ошибка 3. Отсутствие метрик

• Проблема: невозможно измерить эффективность изменений
• Решение: заранее определите KPI (например, время выполнения этапа, % ошибок)

ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ АНАЛИЗА

• BPMN 2.0 – «золотой стандарт» для моделирования процессов (можно использовать отличный инструмент Stormbpmn)
• Miro – для совместной работы над схемами
• Jira – чтобы отслеживать задачи по оптимизации
• Power BI – для анализа данных и поиска узких мест

ИТОГ: 3 ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОГО АНАЛИЗА

1. Не копируйте AsIs

Используйте текущие процессы только как отправную точку.

2. Думайте о масштабировании

Проектируйте процессы, которые можно адаптировать под рост бизнеса.

3. Тестируйте гипотезы

Перед полным внедрением запустите пилот в одном отделе.

ЧТО ДАЛЬШЕ?

В следующей статье я расскажу, как превратить ваши схемы процессов в рабочие автоматизированные сценарии в BPMSoft, а вы узнаете:

• как выбрать между кодом и дизайнером процессов
• как настроить уведомления и триггеры