Топ 7 систем согласований проектов для digital-агентства

Согласование множества макетов, креативов, текстов, планов и смет по десяткам и сотням проектов – рабочие будни любого Digital-агентства. От того, насколько эффективно выстроены процессы, зависит скорость выполнения заказов, качество продукта и удовлетворенность клиентов, которая, в конечном счете, повлияет и на выручку. В этом обзоре рассмотрим семь систем, которые помогут заменить зоопарк решений и оптимизировать процесс согласования проектов в digital-агентстве.

Критерии выбора системы

При выборе системы digital-агентства опираются на такие факторы:

• Специализация на креативных процессах — система должна понимать особенности работы с визуальным контентом, поддерживать различные форматы файлов и комментирование макетов.
• Гибкость настройки процессов — у каждого агентства свой путь согласования с клиентами и подрядчиками, поэтому важна настройка маршрутов утверждения под конкретные потребности.
• Контроль версий и история изменений — возможность отслеживать все итерации проекта, сравнивать версии и видеть полную историю правок.
• Управление правами доступа — гибкая система ролей для внутренних сотрудников, клиентов и подрядчиков.
• Аналитика и отчетность — инструменты для анализа узких мест в процессах, времени согласования и загрузки команды.

Mediaquad AMS

Mediaquad AMS отличается специализацией на согласовании креативного контента для агентств, FMCG-брендов и ритейлеров с большим количеством СТМ. Систему создали с пониманием специфики креативной индустрии для решения проблем, с которыми ежедневно сталкиваются агентства. Включает в себя функции таск-трекера и графического редактора, чтобы ускорять процессы.

Ключевые возможности

• Универсальность контента — система одинаково эффективно работает с проектами создания видеороликов, баннеров, упаковки, лендингов, пресс-релизов, озвучками, статьями, гайдлайнами, макетами POSM и упаковки.
• Специальный интерфейс для совместной работы по согласованию и проверке макета: помогает извлекать текст для проверки, измерять отдельные элементы и весь макет, раскладывать макет на слои, проверять штрих-коды и QR-коды, комментировать отдельные элементы, сравнивать версии и отслеживать любые изменения.
• Прозрачность процесса — менеджер проекта с первого взгляда понимает статус согласования, видит все комментарии и может оперативно реагировать на изменения. 
• Оптимизация коммуникации — система автоматически собирает и структурирует комментарии от всех участников процесса, минимизируя количество писем, звонков и самое главное – раундов согласования. Согласующие видят замечания коллег и не дублируют одни и те же правки.
• Бизнес-аналитика — есть инструменты для аудита процессов, оценки загрузки отделов и анализа причин задержек. Это помогает агентству оптимизировать работу.
• Контроль качества — система снижает риск ошибок в макетах благодаря удобной проверке визуальной части макета и структурированному процессу согласования.
• Интеграции по API, с CRM, PIM, ERP, CMS, PLM-системами, медиаплатформами.

Для кого подходит

Для креативных агентств, работающих с FMCG-брендами, ритейлерами, выпускающими СТМ, а также для внутренних креативных отделов крупных компаний. Система особенно эффективна там, где требуется согласование сложных многокомпонентных проектов с участием множества стейкхолдеров.

Битрикс24

Комплексная бизнес-платформа, которая объединяет управление проектами с CRM, коммуникациями и автоматизацией бизнес-процессов. Битрикс24 подходит агентствам, которым важно иметь «всё в одном месте» — от первого контакта с клиентом до сдачи проекта.

Основные возможности

• Интегрированная CRM — связка системы управления клиентами с проектами позволяет отслеживать всю историю взаимодействия: от лида и коммерческого предложения до выполнения задач и выставления счетов.
• Гибкое управление задачами — канбан-доски, списки, диаграммы Ганта и календарное планирование помогут адаптировать систему под задачи конкретного агентства.
• Внутренние коммуникации — корпоративные чаты, видеозвонки и онлайн-встречи для решения вопросов без переключения между приложениями.
• Автоматизация процессов — конструктор позволяет настроить процессы согласований, уведомления и переходы между этапами.
• Учёт времени и финансы — инструменты фиксации времени работы над задачами и формирования отчётов по проектам помогают контролировать рентабельность и загрузку команды.
• Готовые решения — библиотека шаблонов задач, процессов и отраслевых решений ускоряет внедрение и адаптацию системы.

Битрикс24 оптимален для digital-агентств малого и среднего размера, которым нужно комплексное решение для автоматизации всех бизнес-процессов — от привлечения клиентов и ведения сделок до управления проектами и внутренними коммуникациями.

Ограничения

Система не специализируется на согласовании визуального контента и креативных материалов. Интерфейс может показаться перегруженным.

Стоимость: есть бесплатный тариф для небольших команд, платные подписки стартуют от 2490 ₽ в месяц за 5 пользователей

ClickUp

ClickUp  — универсальная платформа с мощной автоматизацией. Выделяется благодаря впечатляющей гибкости и скорости развития системы, что особенно важно для динамичных агентств.

Сильные стороны

• Глубокая иерархия — многоуровневая структура пространств, папок, списков и задач позволяет организовать самые сложные агентские процессы.
• Система шаблонов — ClickUp предлагает наиболее проработанную систему шаблонов среди универсальных платформ, включая шаблоны клиентов, проектов и результатов.
• Множественные представления — от канбан-досок до диаграмм Ганта и календарей, что позволяет каждому участнику команды работать в привычном формате.
• Быстрое развитие — платформа регулярно добавляет новые функции, что делает ее перспективной для долгосрочного использования.
• Есть маркетплейс для подключения более 1000 приложений и публичный API

Недостатки

• Недоступна для пользователей с российскими IP-адресами.
• Недостаток функций для согласования визуальных материалов. Необходимо пользоваться интеграциями, например, от Bynder. Тогда появится доступ к контенту из Bynder и управление им непосредственно в ClickUp.
• Если понадобится готовить файлы до печати (препресс), то придется выстроить согласование по email или в мессенджере.

Стоимость: от $7 за пользователя в месяц

YouGile

YouGile позиционируется надёжным решением среди российских сервисов, в том числе благодаря концепции встроенного мессенджера и управления задачами.

Ключевые особенности

• Чат в каждой задаче — подход, когда каждая задача становится отдельным чатом, что иногда подходит для обсуждения творческих правок.
• Зеркала задач — возможность создавать синхронизированные копии задач для параллельной работы разных команд.
• Открытые доски — неограниченное количество гостей может участвовать в процессе без регистрации, что упрощает работу с клиентами и подрядчиками.
• Библиотека расширений — модульная архитектура позволяет добавлять функциональность по мере необходимости.
• Автоматизация – настройка шаблонов задач, передача коллегам.
• Интеграция по API с внешними сервисами. 

Ограничения

• YouGile больше ориентирован на IT-команды и требует адаптации для специфических потребностей агентств.
• Нет возможности комментировать визуальные материалы и макеты, а также работать с инструментами для проверки макета: сверка размеров, раскладка на слои, сравнение версий, отслеживание изменений.

Стоимость: бесплатно до 10 человек, далее 495 ₽ за пользователя в месяц

Kaiten

Kaiten — канбан для продуктовых команд. Попадает в рейтинг как специализированное решение для команд, работающих по Agile-методологиям с акцентом на визуализацию процессов.

Основные возможности

• Продвинутый канбан — возможность отображать несколько досок на одном экране, деление на дорожки и WIP-лимиты (Work In Progress) для ограничения максимального числа задач на этапе «В работе».
• User Story mapping — инструмент для проектирования продукта на основе пользовательского пути, что особенно полезно для UX/UI агентств.
• Мощная автоматизация — более 300 способов автоматизации рутинных операций, включая назначение исполнителей и изменение статусов.
• Планирование ресурсов — встроенные инструменты для контроля загрузки команды и планирования спринтов.
• Открытый API, интеграции с Tilda, Telegram, Gitlab, Github и другими сервисами.

Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 13201 тендер
проведено за восемь лет работы нашего сайта.

Ограничения

Kaiten требует времени на освоение и больше подходит для технических команд. Для творческих агентств может оказаться сложным. Не подойдёт тем, кому нужна визуализация проверки макета и совместной работы.

Стоимость: бесплатная базовая версия, расширенные возможности от 185 ₽ в месяц за пользователя для команд до 15 человек и от 430 ₽ в месяц за пользователя для команд до 250 человек.

Pyrus

Pyrus включили в подборку как универсальное решение для digital-агентств, которые ищут баланс между функциональностью и простотой настройки процессов согласования проектов.

Ключевые функции

• Гибкая настройка процессов согласования: пользователи могут самостоятельно выстраивать маршруты утверждения макетов и проектов без привлечения программистов.
• Канбан-доски для визуального управления проектами и задачами позволяют продакшн-командам отслеживать статус согласования от первой версии до финального утверждения.
• Обработка обращений, включая правки и комментарии клиентов, через email, мессенджеры и формы на сайте, объединяя чаты в едином интерфейсе.
• Совместная работа с подрядчиками: дизайнеры и копирайтеры могут участвовать в процессах согласования без доступа к данным агентства.
• Детальная аналитика процессов — отчеты по срокам обработки заявок и уровню сервиса.

Недостатки

Ограниченные возможности для сложных технических интеграций с профильными инструментами дизайнеров и верстальщиков, нет возможностей комментирования и просмотра макетов.

Стоимость: 30 дней бесплатно, далее от 415 ₽ за пользователя в месяц

WEEEK

WEEEK замыкает топ как комплексная платформа, объединяющая управление проектами, CRM и базу знаний.

Основные функции

• Множественные представления — канбан, календарь, диаграммы Ганта и списки покрывают различные потребности команды.
• CRM-интеграция — встроенная CRM помогает связывать проекты с клиентскими сделками.
• База знаний — централизованное хранение документации и регламентов.
• Детализация задач — до 10 видов кастомных полей позволяют настроить карточки под специфику агентства.

Слабые места

Недостаточно функций для проверки визуальной части макета

Стоимость: бесплатно до 5 человек, далее от 199 ₽ за пользователя в месяц

Выводы и рекомендации

Выбор системы согласования проектов зависит от специфики агентства, но несколько принципов остаются универсальными.

Для агентств, работающих с FMCG брендами оптимальным выбором станет AMS Mediaquad — система для согласования креативного контента со специализированными инструментами для проверки и согласований, аналитикой и пониманием процессов.

Для агентств с ограниченным бюджетом, которые только начинают структурировать процессы, подойдет YouGile с бесплатным тарифом до 10 человек и системой коммуникации.

Для крупных агентств с международными клиентами стоит рассмотреть, опять же, Mediaquad AMS или ClickUp с его шаблонами и мощными инструментами автоматизации.

Главное правило — система должна упрощать работу и процессы, а не усложнять ее. Поэтому перед выбором обязательно протестируйте систему на реальных проектах и убедитесь, что она решает именно ваши задачи, а не создает новые проблемы.

Выбор правильной системы согласования окупается уже в первые месяцы использования за счет сокращения времени на административные процессы и повышения качества итогового продукта. В конкурентной среде digital-индустрии это может стать решающим преимуществом.

Цены на сервисы актуальны на момент публикации