1MICE — сайт и CRM для управления заявками, заказчиками и мероприятиями

Проекту 1MICE требовалось объединить публичный сайт и внутреннюю работу с заказчиками в одной системе.

Сайт должен был представлять проект, публиковать отраслевые материалы, продвигать мероприятия и принимать заявки пользователей. За каждой такой заявкой стоял дальнейший процесс: обработка обращения, работа с заказчиком и подготовка документов.

Поэтому задача включала разработку двух связанных частей: публичного интерфейса для аудитории проекта и внутренней CRM для сотрудников. Информация, поступающая через сайт, должна была становиться основой дальнейшей работы без повторного ручного ввода.

Разработали сайт 1mice.ru и внутреннюю систему управления заявками и заказчиками. Связали пользовательские формы с CRM, а обработку обращений — с формированием документов.

Создали публичную часть проекта

На сайте объединили отраслевое медиа, страницы мероприятий и профессиональное сообщество.

Посетители могут читать новости, статьи и интервью, знакомиться с программами событий и спикерами, выбирать пакеты участия и подавать заявки. Раздел «Мой1MICE» позволяет участникам публиковать записи, обмениваться впечатлениями и обсуждать материалы.

Публичная часть знакомит аудиторию с проектом и обеспечивает поступление обращений во внутреннюю систему.

Связали формы сайта с CRM

Заявки пользователей поступают в единую систему обработки. Сотрудники работают с собранными данными внутри CRM и используют их для дальнейшего взаимодействия с заказчиками.

При проектировании форм учли различия между категориями участников. Например, для заказчиков и поставщиков мероприятий предусмотрены разные наборы сведений, а для коммерческих заявок собираются реквизиты организации.

В результате сайт передаёт сотрудникам структурированную информацию, необходимую для работы с обращением.

Организовали внутреннюю работу с заказчиками

CRM стала рабочим инструментом сотрудников: в ней обрабатываются заявки и ведётся работа по заказчикам.

Публичный сайт и внутренняя система используют связанные данные. Сведения, которые пользователь указал при обращении, доступны для последующей обработки и подготовки документов.

Это объединяет приём заявок и их сопровождение в один рабочий процесс.

Автоматизировали формирование документов

Реализовали генерацию документов на основе данных заявок и заказчиков.

Сотрудникам не требуется заново переносить уже собранную информацию в каждый документ. Система использует сведения, поступившие через сайт и обрабатываемые в CRM.

Так подготовка документов стала частью работы с заявкой.

Учли особенности регистрации на мероприятия

Разработали страницы событий с программой, спикерами, пакетами участия и регистрационными формами.

Для разных категорий участников предусмотрели отдельные сценарии регистрации. В формах поставщиков реализованы промокоды и выбор места на схеме мероприятия.

Пользователь выбирает условия участия на сайте, а дальнейшая обработка его обращения проходит во внутренней системе.

Добавили оформление рекламных размещений

Для рекламодателей создали сценарий выбора баннерного места и срока размещения с автоматическим расчётом стоимости.

Форма собирает контактные данные и реквизиты организации, предусматривает применение промокода и принятие оферты. Полученная заявка становится основой дальнейшей работы с заказчиком.

Разработана единая система, которая объединяет публичный сайт 1MICE и внутреннюю CRM.

Для аудитории сайт служит площадкой с отраслевыми материалами, профессиональным общением и регистрацией на мероприятия. Для сотрудников CRM обеспечивает обработку поступающих заявок, работу с заказчиками и генерацию документов.

Связка сайта и CRM позволяет использовать данные обращения на следующих этапах работы, сокращая повторный ввод и ручной перенос информации.

В результате 1MICE получил инструмент для сопровождения полного процесса: от первого обращения пользователя до обработки заявки и подготовки документов.