30% рентабельности на проектах: как внедрение Аспро.Cloud помогло повысить эффективность

Систематизировать работу отдела продвижения, который, несмотря на рост выручки и количества проектов, столкнулся с критическим снижением эффективности из-за внутреннего хаоса. Конкретные проблемы:

• Потеря контроля: Задачи и коммуникация были разбросаны по мессенджерам, таблицам и заметкам, что вело к потере контекста, срыву сроков и стрессу в команде.

• Медленные старты: Запуск каждого нового проекта (SEO, контекстная реклама) требовал несколько дней на ручное создание структуры, задач и согласований.

• Поглощающая рутина: До 25% рабочего времени сотрудники тратили на операционные задачи: напоминания о дедлайнах, сбор отчетов, проверку статусов вручную.

• Невозможность масштабирования: Микроменеджмент отнимал все время у руководителя, адаптация новых сотрудников затягивалась на недели, а пропускная способность отдела застыла на отметке 10 проектов в месяц.

Цель: Превратить отдел из «пожарной команды», постоянно решающей операционные проблемы, в слаженный механизм, способный брать больше проектов без потери качества и увеличения штата.

Мы провели внутренний аудит и пришли к выводу, что проблему не решить точечными инструментами — нужна единая система управления проектами и процессами. Решением стало внедрение собственной платформы Аспро.Cloud.

Основная идея — перенести все процессы отдела в единое цифровое пространство, стандартизировать их и автоматизировать рутинные операции.

Процесс работы над проектом:

• Анализ «как есть»: Фиксация всех проблемных точек и издержек времени.

• Создание цифровых шаблонов: Перевод опыта лучших проектов в готовые схемы в Аспро.Cloud.

• Настройка автоматизации: Определение рутинных действий, которые система может выполнять сама.

• Миграция и обучение: Перенос текущих проектов в систему и обучение команды работе по новым процессам.

• Запуск, контроль и итерация.

В первый месяц мы отказались от создания проектов с чистого листа. Для ключевых направлений (SEO, контекстная реклама, продвижение продуктов) внутри Аспро.Cloud были созданы детальные шаблоны. В каждый шаблон заложили всю структуру: этапы, задачи, чек-листы, ответственных и сроки. Это позволило исключить человеческий фактор на старте и обеспечить единый стандарт качества для всех проектов.

Когда шаблоны заработали, мы взялись за главного «поглотителя времени» — рутину. В Аспро.Cloud мы настроили систему автодействий (триггеров), которые срабатывают автоматически:

• Напоминание ответственным о приближающемся дедлайне.

• Автоматическое закрытие этапов и создание следующих задач.

• Уведомление руководителю о задержках.

• Автосбор и рассылка отчетов о статусе проекта.

Это позволило команде забыть об операционке и сосредоточиться на экспертной работе.

Чтобы руководитель перестал быть «надсмотрщиком», мы использовали возможности Аспро.Cloud для создания единой информационной панели. Все данные по проектам (сроки, бюджет, прогресс) стали видны в реальном времени. Пропала необходимость постоянно отвлекать команду вопросами «Как дела?». Контроль превратился из тотального в выборочный и стратегический.

Финальным шагом стала интеграция в систему процессов адаптации и планирования. Календарь для регулярных встреч, библиотека материалов для новичков, четкие регламенты коммуникации — все это было закреплено в Аспро.Cloud. Это позволило сократить время ввода нового сотрудника в проект и улучшить координацию между специалистами.

Спустя 3 месяца после полного внедрения Аспро.Cloud отдел продвижения стал работать как предсказуемый и эффективный механизм.

Количественные результаты:

1. Время запуска проекта сократилось с нескольких дней до 10 минут (благодаря шаблонам).

2. Пропускная способность отдела выросла в 3 раза:

• Было: 10 проектов в месяц.

• Стало: 30 проектов в месяц без увеличения штата.

3. Экономия времени на рутине: Команда сэкономила до 400 часов рабочего времени в месяц (около 25% от общего фонда).

4. Прямая финансовая экономия: Снижение операционных издержек и переработок позволило экономить до 300 000 рублей ежемесячно, что напрямую повысило рентабельность проектов отдела на 30%.

Качественные изменения:

• Исчез хаос и стресс: Все задачи, коммуникация и документы по проектам сосредоточены в одной системе.

• Руководитель перешел на стратегию: Вместо ежедневного контроля — фокус на развитии направления и анализе результатов.

• Выросла уверенность команды: Сотрудники получили четкий план и автономию, перестали тратить силы на рутину.

• Ускорилась адаптация новичков: Готовые шаблоны и процессы позволяют новым сотрудникам входить в проект за дни, а не за недели.