Агентство ARTGK увеличило выручку в 3 раза с помощью цифровизации процессов

Необходимость обновления CRM, объединение управления продажами и проектами в единой системе, автоматизация документооборота.

Современный бизнес требует комплексного подхода к управлению различными процессами. Продажи, финансовый контроль, управление проектами — каждое направление нуждается в специализированных инструментах. Однако найти решение, которое объединит все функции без излишней сложности, крайне непросто.

Руководство интернет-агентства ARTGK на собственном опыте убедилось в этом, пока не обнаружило платформу Аспро.Cloud. История компании наглядно демонстрирует возможности комплексной цифровизации бизнес-процессов.

ARTGK функционирует на рынке интернет-услуг уже полтора десятилетия. За это время агентство сформировало устойчивую репутацию поставщика готовых решений на базе 1С-Битрикс и Аспро. Основной фокус — помощь предпринимателям в быстром выходе в онлайн-пространство через запуск эффективных интернет-магазинов.

Государственная аккредитация подтверждает профессионализм команды, а география клиентов охватывает всю страну. Компания специализируется на работе с представителями малого и среднего бизнеса, стремящимися увеличить продажи через интернет-каналы.

Предыстория: поиск оптимального решения

Изначально агентство полагалось на собственные разработки — ARTGK.CMS для создания сайтов и ARTGK.CRM для ведения проектов. Однако индивидуальный подход к каждому дизайну создавал серьезные проблемы: затягивались сроки согласований, смещались дедлайны, задерживались платежи. Поддержка и развитие собственных систем требовала все больше ресурсов.

Первая попытка перехода на внешнюю платформу не увенчалась успехом. Популярная российская система оказалась недостаточно гибкой для специфики агентства. Необходимая кастомизация требовала значительных затрат, а функционал не обеспечивал интегрированного управления продажами и проектами.

Определились ключевые требования к новой платформе:

• Интуитивный интерфейс без избыточной функциональности

• Единая система для коммерческих предложений, счетов и актов

• Интеграция продаж и проектного управления

• Гибкость настройки под бизнес-процессы

• Надежная техническая поддержка

Решающим фактором стало понимание, что платформа создавалась для внутренних нужд IT-компании. По словам Геннадия Быкова, руководителя ARTGK, выбор технологического партнера определяет траекторию дальнейшего развития бизнеса, и ретроспективно он полностью доволен сделанным выбором.

Процесс внедрения прошел без привлечения внешних специалистов и не потребовал значительных временных затрат. Команда быстро адаптировалась к новой системе благодаря продуманному пользовательскому интерфейсу. За весь период эксплуатации критических сбоев зафиксировано не было.

Геннадий Быков отмечает высокое качество технической поддержки: специалисты оперативно реагируют на запросы, учитывают пожелания пользователей и быстро устраняют возможные неполадки.

Модуль «Финансы» кардинально изменил подход к работе с коммерческими предложениями. Функционал построен по принципу счетообразования, где каждому клиенту формируется персональная смета на основе корпоративного прайса.

Система позволяет отправлять КП непосредственно из платформы с отслеживанием факта прочтения. В агентстве установлены KPI по ежедневному количеству коммерческих предложений для каждого менеджера.

Трансформация проектных процессов оказалась наиболее впечатляющей. Благодаря тайм-трекеру и автоматизированным действиям сотрудники смогли увеличить количество одновременно ведущихся проектов в три раза.

Модуль «Проекты» адаптируется под любую бизнес-модель. В карточках проектов концентрируется вся критическая информация о заказчиках и технических заданиях. Особую ценность представляют шаблоны проектов, которые предварительно структурируют рабочие процессы для типовых задач — запуска сайтов или SEO-продвижения.

Как подчеркивает Геннадий Быков, на момент приобретения функционал продаж и проектов у команды Аспро.Cloud был одним из лучших на рынке и остается таковым по сей день.

Система автодействий охватывает все ключевые этапы:

• Воронки продаж

• Постановку и выполнение задач

• Работу со счетами

• Реализацию проектных шаблонов

Автоматизация срабатывает при изменении статусов сделок, проектов, задач или других заданных параметров.

Наибольшую эффективность показал функционал работы с финансовыми документами. Команда настроила персонализированные шаблоны счетов с интеграцией печатей и подписей руководства.

Сотрудникам достаточно выбрать услугу и направить счет на согласование. При задержке отправки через CRM принудительное автодействие автоматически высылает документ клиенту через час. Ежедневно агентство формирует 20-30 счетов, процедура согласования занимает минуты.

Система напоминаний об оплате активируется через 3, 6 и 20 дней после выставления неоплаченного счета:

Агентство реализует лицензионные продукты 1С-Битрикс и Аспро. Ранее менеджеры отправляли активационные ключи вручную, теперь процесс полностью автоматизирован.

Модуль «Списки» содержит реестр всех доступных лицензий. После поступления оплаты покупатель автоматически получает купон активации с подробной инструкцией:

По словам Геннадия Быкова, иногда клиенты все еще обращаются за помощью с активацией, но в планах создание видеоинструкций для полной автоматизации этого процесса.

Агентство не теряет связь с потенциальными клиентами. Сделки, переведенные в статус «Проиграна», автоматически запускают отправку email-визитки с предложением будущего сотрудничества.

Руководство ARTGK активно инвестирует в развитие команды. В офисе создана «Библиотека успеха» с лучшими бизнес-изданиями, включая книги, рекомендуемые Германом Грефом и Владимиром Моженковым.

Модуль «Списки» отслеживает движение литературы — кто взял книги и когда планирует возврат. Коллеги видят доступность изданий в режиме реального времени.

Обязательное изучение английского языка также контролируется через систему. Геннадий Быков подчеркивает, что это бесплатное и обязательное направление развития для каждого сотрудника.

KPI по английскому языку и чтению специальной литературы влияют на карьерный рост. Как отмечает руководитель, отсутствие прогресса в обучении служит первым сигналом о проблемах в развитии сотрудника.

Цифровизация охватила практически все аспекты деятельности агентства. У руководства появилась единая панель управления бизнесом с полным контролем денежных потоков, документооборота и временных затрат на задачи.

Возможность детального мониторинга позволила увеличить рабочую нагрузку без ущерба для качества и соблюдения дедлайнов. Выросла конверсия продаж благодаря оцифровке и подотчетности каждого действия сотрудников.

Геннадий Быков отмечает, что теперь может эффективно контролировать работу команды через мобильное приложение, находясь в отпуске с семьей в Сочи.

Ключевой результат: выручка компании выросла в 3 раза после внедрения Аспро.Cloud. На текущий год команда прогнозирует аналогичную динамику роста с планами дальнейшей цифровизации процессов.

Руководитель агентства убежден, что выбор Аспро.Cloud оказался правильным решением. По его мнению, команда разработчиков постоянно создает актуальные инструменты для digital-агентств, что делает платформу лучшей CRM для веб-студий на современном рынке.