Агентство Structura: как мы адаптировали коробочный портал Битрикс24 для event-индустрии

• внедрить Битрикс24 в компанию,

• адаптировать стандартный функционал Битрикс24 под деятельность клиента,

• реализовать инструменты для контроля графика сотрудников и площадок,

• обеспечить удобное взаимодействие с поставщиками, клиентами, бюджетированием мероприятий.

Редакция Битрикс24: Коробочный портал

Срок: 6 месяцев

Результат: реализован проект по внедрению коробочного портала Битрикс24.

В рамках проекта требовалось адаптировать стандартные возможности CRM Битрикс24 под потребности компании, занимающейся организацией и проведением различных мероприятий:

 • настроить систему для эффективного управления свободным временем сотрудников и контроля загруженности разных площадок;

 • обеспечить удобную и интуитивно понятную работу с поставщиками и клиентами, в частности, автоматизировать взаимодействие и улучшить коммуникации;

 • внедрить функционал для бюджетирования, чтобы клиент мог легко отслеживать финансовые показатели и контролировать расходы на каждом этапе подготовки и проведения мероприятия.

На первом этапе был проведен анализ бизнес-процессов и выявлены нетипичные требования компании. Разработана демо-версия портала Битрикс24, позволяющая клиенту оценить возможности и адаптацию под его нужды. На основе бизнес-анализа составлено подробное ТЗ, декомпозированное на задачи, что обеспечило четкое планирование, распределение обязанностей и контроль над исполнением задач.

Далее, были настроены права доступа в CRM для каждого отдела, что повысило безопасность данных и оптимизировало внутренние операции. Далее разработана структура хранения данных о клиентах, поставщиках и партнёрах, на основе которой создана централизованная база. Это позволило систематизировать информацию, улучшить коммуникации, упростить расчёты и юридическое оформление, а также минимизировать риски.

Третий этап был посвящен автоматизации организации мероприятий. В качестве основы был выбран стандартный функционал CRM «Битрикс24», ведь он предоставляет широкие возможности для управления бизнес-процессами и взаимодействием с клиентами.

Одно из ключевых решений здесь — представление мероприятий в CRM-системе в виде сделок, что упрощает управление их подготовкой и проведением. Для визуализации используется канбан-доска с адаптированными стадиями: от запроса предварительной сметы до завершения мероприятия.

Цветовая дифференциация стадий помогает быстро ориентироваться, а в дальнейшем будет использоваться в графике работ для удобного мониторинга прогресса.

Также мы разработали карточку мероприятия (сделки) — это ключевой инструмент для отслеживания всех аспектов организации. Она состоит из двух блоков и помогает структурировать информацию, контролировать расходы и доходы, улучшает планирование и эффективность управления мероприятиями.

Для эффективного планирования была внедрена фиксация данных о локациях, залах и этапах работ через смарт-процессы:

 • «Локации» привязаны к сделке и содержат информацию о площадке, партнере и сроках работ;

 • «Залы» связаны с локацией и фиксируют даты начала и завершения подготовки, что позволяет детально контролировать этапы — от доставки оборудования до демонтажа.

Это обеспечило удобное управление, минимизацию рисков и своевременное выполнение поставленных задач.

Для учета всех расходов с помощью смарт-процесса была создана система блоков клиентской сметы, которая позволяет гибко настраивать статьи расходов в зависимости от специфики и масштаба события.

Блоки сметы включают детализированную информацию по каждому аспекту бюджета: оборудование, декорации, кейтеринг, услуги персонала и другие расходы. Это помогает точно планировать бюджет, контролировать затраты и обеспечивать прозрачность для клиента на всех этапах подготовки мероприятия.

Для точного контроля финансов был создан смарт-процесс «Поставщики», связанный с каждой сделкой и блоком клиентской сметы. Он систематизирует информацию о поставщиках, их услугах и условиях сотрудничества, включая стоимость услуг, дату и сумму предоплаты/постоплаты. Это позволяет учитывать себестоимость и контролировать бюджет, минимизируя риски превышения затрат. Смарт-процесс также автоматизирует заключение договоров, контроль выполнения обязательств и управление платежами, повышая эффективность взаимодействия.

Смарт-процесс «Условия оплаты» фиксирует ключевые аспекты оплаты услуг, включая дату предоплаты и суммы постоплат. Это помогает отслеживать сроки поступления средств, планировать дальнейшие этапы и минимизировать риски ошибок. Процесс автоматизирует фиксацию условий оплаты, обеспечивая прозрачность для клиентов и надежный инструмент для организаторов для управления платежами и контроля обязательств.

Ключевым этапом стало создание приложения «График работ», обеспечившего гибкость, детализацию и удобное управление ресурсами. Оно позволяет отслеживать загруженность сотрудников, управлять событиями и сроками, предлагая удобные представления с фильтрацией данных по различным критериям. Представление «Сотрудники» позволяет отслеживать занятость каждого специалиста, а представление «Мероприятия» — управлять событиями с использованием наглядной цветовой кодировки. Приложение адаптируется под нужды пользователей, обеспечивая прозрачность процессов, оптимизацию рабочего времени и повышение эффективности планирования.

Автоматизация повысила эффективность планирования, точность расчетов и прозрачность финансов. Разработаны бизнес-процессы, автоматически определяющие даты мероприятий, залы и локации, что свело к минимуму вероятность ошибок. Внедрена система расчета прибыли, рентабельности и премий для менеджеров, а также автоматизирован учет расходов по услугам поставщиков, что улучшило контроль затрат и синхронизацию данных.

Обучение сотрудников и техническая поддержка: мы оптимизировали интерфейс, упростив левое меню, скрыв неиспользуемые разделы и адаптировав CRM под специфику компании. Улучшенные карточки сущностей и сокращение лишних полей сделали систему удобнее, ускорили работу сотрудников, снизили время на обучение и повысили продуктивность.

Обучение сотрудников с тестовыми кейсами, инструкциями и разбором сценариев ускорило адаптацию к системе, а поддержка через обратную связь и анализ обращений повысили уверенность пользователей и обеспечили успешный переход.

Мы провели комплексную работу от анализа бизнес-процессов до внедрения системы, разработали ТЗ с учетом специфики Агентства Structura и автоматизировали ключевые расчеты, что повысило точность управления. Приложение «График работ» обеспечило прозрачность и удобство, а регулярная обратная связь способствует дальнейшему развитию проекта, повышая эффективность процессов.

Что привело нас к успеху:

 • Понимание потребностей и ожиданий заказчика.

 • Погружение в предметную область.

 • Адаптация и гибкость мышления.

В ходе реализации проекта мы нацелились на результат, искали и находили те решения, которые позволят реализовать проект в соответствии с нестандартными процессами бизнеса.

Мы продолжаем сотрудничать с клиентом, активно собираем обратную связь и планируем дальнейшее развитие проекта. Нестандартные задачи открывают перед нашей командой возможности для роста, а совместная работа с заказчиком помогает находить уникальные решения.