Государственный образовательный портал вместо лендингов и Яндекс Форм

У компании был основной сайт на Tilda, на котором к лету 2023 года был достигнут лимит в 500 страниц.

Автономные лендинги создавались с целью:

1) хранения отчетной документации о деятельности компании и всех структурных подразделений;

2) информирования учеников и родителей;

3) набора участников на все образовательные активности.

Сбор заявок осуществлялся через Яндекс.Формы, так как государственным учреждениям необходимо использовать только отечественные ПО.

В таком режиме удалось проработать 1,5 года, но накопились проблемы, которые стопорили развитие проекта:

– процессы не автоматизированы и занимают много времени для обработки;

– нет единой системы взаимодействия персонала и учеников;

– информационный хаос: лендинг на одном сервисе, форма для регистрации на другом, база контактов учеников хранится на третьем;

– ограниченность Tilda: невозможность интегрировать часть обязательных баннеров.

В связи с этим клиентом были сформулированы задачи, которые должен выполнять новый сайт:

1) Распространение информации об организации и её деятельности.

2) Информирование целевой аудитории о мероприятиях, проектах и образовательных курсах.

3) Помощь в получении информации об обучении и повышении квалификации.

4) Обеспечение удобного поиска необходимых документов, новостей, проектов.

5) Взаимодействие со средствами массовой информации.

6) Публикация новостей и министерства образования.

7) Получение обратной связи от пользователей.

Так как компания очень часто взаимодействует с пользователями, то для хранения личных данных и информации о достижениях, автоматизации процесса регистрации на мероприятия, курсы и проекты компании, продвижения образовательных продуктов на портале требовался личный кабинет.

Для клиента мы разработали единую целостную систему, которая позволяет максимально избежать использование посторонних сервисов в работе и хранить все данные безопасно в одном пространстве. Сейчас у организации есть портал с личным кабинетом и интеграцией с CRM, что позволяет сотрудникам по обеспечению всех внутренних процессов и их коллегам, которые освещают материал на внешнюю аудиторию, быть в едином информационном поле и получать данные автоматически. 

Визуальная часть сайта основана на брендбуке компании. Минималистичная визуальная концепция украшена яркими акцентами и графическими элементами в школьной тематике. «Дизайнеры очень тонко сразу уловили фирменный стиль, разнообразили и расширили его», — говорит руководитель проекта со стороны заказчика.  

Главную проблему с лендингами мы решили с помощью «шаблонов активности», которые «встроены» в портал на Битрикс. Это конструктор с набором блоков, которым можно управлять, отмечая галочками в админ-панели, какие блоки показывать, а какие нет.  

Пользователи на сайте могут принимать следующие роли:

1. Администратор: управляет пользователями, справочниками и пр. 

2. Контент-менеджер: создают активности, управляют контентом сайта.

3. Ученики. Школьники и педагоги, которые обучаются в организации.

4. Преподаватели. Могут размещать свои достижения, резюме, сертификаты с курсов, чтобы ученики могли узнать заранее, к кому они идут. А также хранить лекции и видео-материалы.

5. Внешние эксперты. Приглашенные эксперты для проведения единичных лекций.

6. Контактные лица. Сотрудники, которые отвечают за организацию мероприятий.

Одна из целей системы — привлечение и удержание талантливых школьников, CRM настроена так же, как воронка продаж у коммерческих компании: хранятся все базы данных, источники привлечения новых учеников, кто в каких активностях участвовал, комментарии сотрудников CRM к пользователям и пр. Благодаря личному кабинету на сайте и CRM коммуникация преподавателей со школьниками стала более оперативной и легкой, так как все изменения в статутах заявки видны на обоих ресурсах.

Компания носит статус государственного бюджетного образовательного учреждения, это влечет за собой ряд требований к сайту, установленных: 

– Федеральным законом Российской Федерации от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (статьи 28, 29).

– Постановлением от 10 июля 2013 г. № 582 «Об утверждении Правил размещения на официальном сайте образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и обновления информации об образовательной организации».

– Приказом от 29 мая 2014 г. N 785 «Об утверждении требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети «интернет» и формату представления на нем информации».

– Методическими рекомендациями о размещении <…> информации о безопасном поведении и использовании сети «Интернет».

В рамках проекта мы задокументировали все этапы реализации и придерживались четко обозначенных сроков — весь портал необходимо было разработать за 8 месяцев: 

Всю информацию по проекту мы сохранили в техническом задании, которое осталось у клиента по завершению работ, где описали требования к сайту, его структуру, доступы. Также мы разработали инструкцию для заказчика по пользованию административной панелью. Она содержит 150 страниц со скриншотами и видео-уроками о том, как создавать и редактировать контент на сайте.

Бриф и список пожеланий к сайту на 70 страниц от клиента мы перевели в техническое задание для разработчиков. Очень важно, тем более в больших проектах, уделять особое внимание техническому заданию. Без него никак. Здесь к реализации проекта подключаются системные аналитики, которые сканируют весь объем желаемых функций на сайте и логику.

«От качественного технического задания (ТЗ) зависит пользовательский опыт взаимодействия с цифровым продуктом, скорость реализации проекта и, конечно, впечатления заказчика от команды разработчиков.

В данном проекте мы провели большую аналитическую работу, чтобы соединить в одно полноценное и понятное ТЗ: пожелания заказчика к сайту, весь массив контента и необходимые законодательные требования.

Так как мы запараллелили этапы разработки дизайна, макетов и аналитики, была велика вероятность сбиться с пути и забыть об изначальной миссии сайта. Чтобы такого не допустить, мы приоритезировали задачи: 

– требования к сайту на законодательном уровне и цели из брифа.

– требования для корректной работы системы.

– все остальные «хотелки», которые при невыполнении не сломают логику платформы и не нарушат пользовательский опыт. 

Подобное разделение помогло быстрее ориентироваться в скоупе проекта и быть более гибкими. 

По итогу вся платформа покрыта техническими заданиями, благодаря чему проект реализован в срок. А у заказчика есть документ со всеми подробными описаниями, которые в будущем пригодятся для развития платформы».

Ася Васильева, системный аналитик Amiga

Ранее у клиента все лиды собирались в Яндекс.Формах и не было общей базы. Мы сформировали модель пользовательского пути в соответствии с бизнес-процессами компании: 

Статусами заявки можно управлять как из CRM, так и с админ-панели сайта. 

К началу разработки в дизайн-макете был подробный UI-кит. Мы экспортировали блоки и UI-элементы в код, а затем уже выстраивали из них сайт.

UI-кит — это набор готовых элементов для дизайна интерфейса: иконки, разнообразные кнопки, выпадающие списки, стикеры и другие элементы сайта. Проще говоря, сначала делаем компоненты, а потом, как из конструктора, собираем страницы.

В компании регулярно проходит множество разнообразных событий и олимпиад. Для быстрой ориентации по расписанию, мы реализовали его в виде календаря, где можно легко понять когда и какое мероприятие проходит.

Вместе с клиентом мы решили, что для реализации будем использовать готовое решение из маркетплейса Битрикс. В процессе выяснилось, что в нём события можно создавать только на одну дату. Мы провели большую кастомизацию исходного календаря под нужный формат хранения активности учреждения и сделали возможным заводить периодические события: на неделю, месяц, ежедневно, еженедельно.

Теперь процесс добавления новых событий в календарь автоматизирован, то есть при создании лендинга мероприятия, оно автоматически попадает в календарь на необходимые даты события.

Мероприятия организации предполагают разную структуру лендинга для регистрации. Нам было необходимо создать вариативное наполнение шаблонов. Мы кастомизировали валидацию полей в админке таким образом, чтобы менеджер выбирал блоки галочками и заполнял их строго определенным количеством контента. Тогда при публикации лендинга для общего доступа его визуальная часть выглядит гармонично и не выбивается из общей концепции портала.

Мы разработали государственный образовательный портал с личным кабинетом и интеграцией с CRM для заказчика в четко обозначенные сроки. Сейчас у компании есть единое пространство, где хранится вся информация о ней, её студентах и преподавателях.

Благодаря возможностям портала и её гибкой административной панели мы автоматизировали процесс создания посадочных страниц под мероприятия и избавили менеджеров от трудоемкой работы и лишних времязатрат. 

С помощью личного кабинета и CRM упростили коммуникацию с учениками и ускорили процесс обработки поступающих заявок.