АО “Инпром Эстейт” — BTS-девелопмент и управление коммерческой недвижимостью

О проблеме

Для автоматизации работы сотрудников из всех регионов в компании внедрили корпоративный портал Битрикс24 на 500 пользователей. На момент обращения к нам, IT отделом АО «Инпром Эстейт» уже были произведены работы по разворачиванию коробочного решения, приглашению сотрудников на портал, формированию структуры компании и настройки стадий в воронках.

С сентября 2021 по июнь 2022 года сотрудники приучались к работе в едином портале. С трудностями в работе в первую очередь столкнулись сотрудники отдела продаж. Для них были подготовлены этапы воронки продаж, но кроме самих этапов никакая другая автоматизация еще не была реализована. При этом сама логика движения Лида/Сделки по воронке также не была проработана.

Одной из особенностей проекта было то, что компания предоставляет услуги рекламы. Это аренда рекламных площадей в своих торговых центрах (разные типы поверхностей), рекламные аудио ролики, флаера, визитки и многое другое. Каждый тип рекламы требует индивидуальный подход для формирования предложения. (спойлер!) Эту задачу мы успешно решили.

С чем к нам обратилась компания АО «Инпром Эстейт»

Провести аналитику текущих бизнес-процессов для отдела продаж

Сформировать логику работы отдела продаж в CRM Битрикс24

Автоматизировать работы отдела продаж

Подготовить шаблоны отчетов для РОП

Что мы предложили

 Провести интервью с руководителями отделов компании по которым будет проводиться автоматизация.

 Составить блок-схему БП продаж

 Настроить каналы коммуникации с клиентами и получение заявок отделом продаж

 Разграничить первичные, регулярные и повторные продажи

 По каждому типу продаж настроить формирование отчетов для РОПа

 Автоматизировать документооборот, в первую очередь формирование договоров и счетов

Процесс автоматизации

Предварительных задач от заказчика было немного. Но уже на моменте предварительного бронирования руководителей компании и аудита CRM-системы, сформировалось понимание, что для решения общих задач потребуется их декомпозиция.

На этапе брифования и аудита было выявлено, что сотрудники компании не работают с лидами. Это нарушало логику обработки входящих заявок и осложняло работу руководителя отдела продаж для сбора статистики и аналитики.

На основании собранной информации было решено автоматизировать воронки лидов и сделок.

На рисунках первая итерация схемы автоматизации процесса продаж. В дальнейшем с учетом обратной связи рядовых сотрудников компании и руководителей отделов она будет глубоко доработана.

Так как каждая реализация доработок этапов воронки или создания направления воронки требовала предварительного согласования с руководителями и обучения сотрудников, то предварительно мы настраивали роли для ограничения работы с ними. Таким образом, на этапе работ сотрудники продолжали работать в привычном для себя интерфейсе, а после обучения, получали доступ к новому функционалу.

После настройки этапов воронки и списка полей в карточке лида были произведены работы по автоматическому переносу сделок в лиды. То есть ранее все обращения в компанию заходили, как сделки, что не устраивало, для сбора статистики. При этом не все сделки удалось перенести автоматически и создались дубли. Работу по очистке дублей лидов сделали вручную.

Рекламой в ТЦ пользуются не только арендаторы, но по большому счету, все заинтересованные организации. Клиентов много, бОльшая их часть это ИП. Для того чтобы менеджеру не нужно было каждый раз вспоминать какую деятельность ведет тот или иной клиент было принято решение сделать дополнительное поле в карточке лида «Коммерческое название».

Теперь, при переводе Лида в сделку (в дальнейшем сразу в самом лиде), безликая карточка ИП Байрамбеков М.М. превращалась во вполне понятную и запоминаемую ИП Байрамбеков М.М GYROS ONE ТАГАНРОГ. Исходя из этого менеджер сразу понимал с кем работает и какой тип рекламы лучше предложить клиенту.

Для работы в сделках, с повторными клиентами была разработана отдельная воронка для повторных продаж. Но факт повторной продажи может возникнуть в случае продления рекламы или допродажи новых услуг. Так как процесс подготовки документов отличается для продления и допродажи, а плодить воронки для схожих процессов не хотелось, было создано обязательное поле с выбором «продление» или «доп.продажа». Теперь при создании карточки сделки в воронке «повторные» эта дополнительная информация подтягивается в наименование сделки. Так карточка «ИП Иванов реклама» переименуется в «ИП Иванов реклама «продление». В таком случае менеджер по названию сделки сразу понимает, как ему корректно вести сделку.

Формирование отчета для отдела продаж

Для понимания эффективности отдела продаж мы в первую очередь анализируем какое количество звонков, встреч, коммерческих предложений и прочей активности было совершено конкретным менеджером в единицу времени. По итогу мы смотрим на количество закрытых сделок и средний чек. И в таком разрезе РОП в самом деле может влиять на продажи, имея на руках статистику. Но такой отчет не покажет нам, кто именно наши клиенты и с какими задачами они заходят. Именно поэтому нами был разработан дополнительный отчет для отдела продаж.

Поля для фильтрации:

 Дата начала действия договора

 Дата окончания действия договора

 Ответственный

 Сфера деятельности

 Тип компании

 Стадия сделки

 Направление сделки

Отчет получился универсальный. Он подходит как под направление бизнеса продажи рекламы, так и под арендаторов торговых помещений и даже поставщиков.

По итогу отчет помогает сформировать представление о том, какие договоры заключены, на какие сроки, с каким бюджетом, что помогает финансовому планированию. Отчет выводит номер договора, формирует выборку по сфере деятельности компаний для подготовки специальных отраслевых предложений.

Поля в сделках, лидах и роботах

В ходе оптимизации бизнес-процессов отдела продаж были внесены изменения и настроены дополнительные поля в системе автоматизации, таких как:

Дополнительные данные клиента: Были добавлены поля для более подробной информации о клиентах, включая контактные данные, предпочтения, историю общения и другие релевантные детали. Это помогает менеджерам иметь более полное представление о клиентах и персонализировать взаимодействие с ними.

Автоматизация роботов: С использованием роботов были настроены автоматические действия и уведомления на основе определенных событий или условий. Например, при достижении определенной стадии сделки или при получении нового лида, робот может автоматически отправить уведомление менеджеру или выполнить определенные задачи.

Кастомизированные поля сделок. Мы кастомизированные поля сделок, чтобы они полностью соответствовали уникальным потребностям нашего бизнеса. Теперь каждая сделка имеет дополнительные поля, которые необходимо заполнить в зависимости от конкретных особенностей сделки.

Например, в случае сделок по аудиороликам мы добавили поля для указания интервала, периода проката, названия и процесса изготовления и других параметров. А для сделок по аренде тейбл-тентов мы учли важность полей, таких как количество, рекламный материал, период размещения и другие соответствующие данные.

Эти дополнительные поля позволяют нам автоматически генерировать договоры, основываясь на заполненных данными. Кроме того, они обеспечивают более точное отслеживание и управление каждой сделкой, учитывая ее уникальные особенности и требования. В результате мы можем достичь более успешных результатов в наших сделках.

Улучшение кастомизированных полей позволяет нам более эффективно адаптироваться к различным видам сделок, улучшает процесс подготовки документов и обеспечивает точность и полноту информации. В итоге, мы можем предоставить нашим клиентам более персонализированный и профессиональный опыт с нами.

Эти дополнительные поля и настройки помогают отделу продаж более эффективно управлять информацией, анализировать данные, принимать обоснованные решения и улучшать общий процесс продаж. Они позволяют собирать и систематизировать более точную и полезную информацию о клиентах и сделках, что способствует повышению эффективности и результативности работы отдела продаж.

Обновление портала

В рамках нашей техподдержки мы постоянно обновляем Битрикс24. Недавнее обновление включало исправление ошибок, улучшение производительности и внедрение новых функциональностей, которые значительно повысили эффективность работы с системой. В результате этих обновлений, наши пользователи получили более надежную и функциональную версию корпоративного портала. Кроме того, мы успешно перешли на версию 8.1 PHP, что позволило улучшить работу портала еще более.

Повторные сделки

Мы автоматизировали переход от новой сделки к повторной. Это позволяет эффективно управлять клиентами, которые уже сотрудничали с компанией в прошлом. При наступлении определенных условий, таких как окончание действия предыдущего договора или предложение о дополнительных услугах, новая сделка автоматически переводится в стадию повторной, что упрощает процесс обработки и обновления информации о клиентах.

В итоге:

Внедрение кастомизированных полей сделок, обновление портала и автоматизация повторных сделок оптимизировали бизнес-процессы и повысили эффективность работы отдела продаж.