Автоматизация бизнес-процессов мебельной компании "Ренессанс"

Главная задача автоматизации – уменьшить влияние человеческого фактора на обработку заказов и уменьшить среднее время работы с заказом.

В процессе работы мы должны были решить следующие задачи:

- внедрить Битрикс24 как единый центр управления заказами и коммуникациями с клиентами;

- подключить к процессу обработки заказов смежные отделы, работа которых критично влияет на каждый заказ, – технологов, конструкторов, снабженцев.

- настроить функционал контроля качества работы сотрудников с заказами;

- Разработанный функционал на Битрикс24 требовалось синхронизировать с 1С для экономии времени сотрудников и увеличения скорости обработки заказов;

Было сделано:

- Осуществлен выезд к Заказчику на производство для лучшего понимания специфики работы.

- Проведены встречи с руководителями компании для описания бизнес-процессов работы с заказами: поступление заказа, распределение, обработка, согласование смежными отделами и т.д.

- В результате обследования и многих встреч с Заказчиком нами подготовлен план перевода Заказчика на цифровую обработку заказов, чтобы в итоге отказаться от почты и мессенджеров. 

- Настроили воронки для работы, первичной обработки заявок и для выполнения заказов.

- Мы разработали функционал личного кабинета дилера. Теперь дилер оставляет заявку онлайн по заранее определенной форме. Заказ автоматически создается в Битрикс24 и закрепляется за ответственным оператором и менеджером.

- Разработана архитектура программного обеспечения для работы сложного проекта.

- Все переписка по заказу ведётся: клиентом – из личного кабинета, сотрудником фабрики – из Битрикс24. Таким образом общение через почту и мессенджеры свели практически к 0.

- Выполнена индивидуальная интеграция с 1С Заказчика для двустороннего обмена большим объемом информации по каждому заказу. Для этого создали базу данных заказов на сервере Заказчика.

- Разработан удобный алгоритм согласования новинок для запуска в производство внутри Битрикс24.

- В личный кабинет и Битрикс24 встроен функционал контроля качества работы сотрудников над заказами для отслеживания руководством.

- Реализованы отчеты BI-аналитики для моментального получения разносторонней информации по заказу.

- Вся переписка по заказу ведётся: клиентом – из личного кабинета, сотрудником фабрики – из Битрикс24. Таким образом общение через почту и мессенджеры свели практически к 0.

- Увеличили скорость обработки заказа почти в 3 раза.