Автоматизация CRM и 1С для бизнес-процессов

До внедрения CRM информация по автопарку хранилась разрозненно: в Excel-файлах, отдельных папках и других источниках. Это усложняло совместную работу, контроль технического обслуживания, ремонтов, расходных материалов и договоров аренды.

Задача состояла в том, чтобы объединить основные процессы в одной системе и организовать командную работу с разграничением доступа.

Необходимо было реализовать:

• единое хранение информации по автомобилям;

• индивидуальные учетные записи пользователей;

• разграничение прав доступа в зависимости от роли сотрудника;

• учет записей на техническое обслуживание и ремонт;

• фиксацию выполненных работ по автомобилю;

• учет замены расходных материалов: ламп, дворников и других позиций;

• ведение договоров аренды;

• централизованное хранение истории по каждому автомобилю;

• формирование отчетов в удобном для руководителя виде;

• возможность получать необходимые выборки и показатели без ручного сведения нескольких Excel-файлов.

Разработал CRM-систему, которая объединила работу с автопарком в одном интерфейсе.

Для сотрудников были реализованы отдельные учетные записи и права доступа. Каждый пользователь работает только с теми функциями и данными, которые необходимы для его роли.

Процесс технического обслуживания был организован следующим образом:

• механик получает информацию по автомобилю и выполняемым работам;
• после завершения обслуживания фиксирует результат в системе;
• данные сразу становятся доступны техническому руководителю;
• руководитель видит, какой автомобиль обслуживался, какие работы были выполнены и какие запчасти или расходные материалы использованы;
• после списания система позволяет контролировать актуальные остатки запчастей и расходников.

В CRM также ведется история технического обслуживания и ремонтов по каждому автомобилю, включая замену ламп, дворников и других расходных материалов.

Отдельно реализован блок работы с арендой и договорами.

Для руководителей предусмотрена отчетность по данным системы. Можно получать информацию, например, о количестве обслуженных автомобилей, выполненных работах, загрузке механиков, расходе запчастей и других показателях, необходимых для управления автопарком.

В результате данные, которые раньше находились в разных Excel-файлах и папках, были объединены в единую CRM с общей структурой, историей и разграничением доступа.

Основной принцип системы — информация вводится сотрудником один раз в процессе работы и далее используется всеми связанными разделами CRM и отчетностью без повторного ручного переноса данных.

В результате была создана единая CRM-система для управления автопарком, техническим обслуживанием и арендой.

Основные изменения:

• данные по автомобилям, ремонтам, ТО, расходникам и договорам аренды объединены в одной системе;
• сотрудники работают под отдельными учетными записями с разграничением прав доступа;
• механик фиксирует выполненные работы непосредственно в CRM;
• технический руководитель сразу видит, какой автомобиль обслуживался, какие работы были выполнены и какие запчасти были использованы;
• после списания запчастей и расходных материалов система позволяет контролировать актуальные остатки;
• сохраняется история обслуживания каждого автомобиля;
• руководитель может анализировать загрузку механиков и количество обслуженных автомобилей;
• реализована работа с договорами аренды;
• отчеты формируются на основе данных CRM без ручного объединения нескольких Excel-файлов.

В результате разрозненные таблицы и папки были заменены единой рабочей системой, в которой данные доступны сотрудникам в соответствии с их ролями и используются для дальнейшей отчетности и контроля.