Автоматизация документооборота для юридической компании

Когда мы начали работать с этой юридической компанией, ситуация с документооборотом была типичной. В компании использовались сотни шаблонов договоров, ежедневно оформлялись десятки счетов, а документы хранились как попало — часть на сервере, часть в почте, часть на Google Диске.

У одного и того же договора нередко было несколько версий. Разные сотрудники вносили правки независимо друг от друга. Кто-то правил в Word, кто-то пересылал файл в чат, кто-то искал нужный вариант в почте, ориентируясь на дату отправки или название вроде «финал-финал-итог2».

Согласование документов происходило несистемно: через переписку, устные обсуждения и отдельные сообщения в мессенджерах. Единых маршрутов не существовало, и отследить, что, кому и когда согласовывалось, было невозможно.

Менеджеры не видели текущие статусы оплат, потому что 1С и CRM никак не взаимодействовали. У бухгалтерии, юристов и менеджеров были свои подходы и отдельные хранилища.

Было понятно, что при дальнейшем росте объёмов такая система просто не выдержит. Задача заключалась не в «оптимизации», а в создании единой цифровой среды, где договоры, акты и статусы из 1С работают как единый связанный процесс

Мы провели серию интервью с бухгалтерами, юристами и операционным директором. Выяснилось, что:

Согласование договоров — как квест: не тот шаблон, устаревшие реквизиты, юрист “впервые слышит”.

Актов нет на месте — они теряются в Excel, почте, чатах.

Информация из 1С не передаётся в Битрикс24 — менеджеры не видят, что с оплатой.

Единый реестр отсутствует — данные разрознены.

Реквизиты вводятся вручную, часто с ошибками.

Совместно с клиентом мы разработали архитектуру решения и внедрили ключевые блоки автоматизации:

Стадии: Черновик → Согласование у юриста → Согласование у клиента → Утверждён → Подписание

Данные (сумма, стороны, тип работ) вносятся один раз — из них формируется шаблон

Документ генерируется автоматически и направляется на подписание

Юрист подключается, только когда всё готово

 Результат: один шаблон, минимум ручных ошибок, полный контроль процесса.

Для каждого договора формируется акт с указанием клиента, суммы, даты и статуса

Cмарт-процесс в Битрикс24 инициирует создание закрывающего документа в 1С

Привязка к ответственному, уведомления о дедлайнах

Стадии: Сформирован → Отправлен → Подписан → Обработан бухгалтерией

 Результат: ни один акт не теряется, видна стадия, ответственный и задержка.

Счета из 1С отображаются в сделках Bitrix24

Статусы оплат актуальны для бухгалтерии и менеджеров

Подписанные акты автоматически передаются в 1С

 Результат: единый источник правды по оплатам — без ручного дублирования.

По клиентам, дате, типу, статусу

Все документы связаны со сделкой, ответственными и проектом

 Результат: вместо поиска в почте — поиск в один клик по всей истории взаимодействия.

Договоры и акты можно подписать онлайн — прямо из карточки сделки

Подпись имеет юридическую силу и хранится вместе с документом

Не нужно скачивать, распечатывать, сканировать — всё происходит в один клик

Подписанные документы фиксируются в реестре и автоматически передаются в 1С

 Результат: ускорено подписание, повышена юридическая значимость, исключены потери документов.

Первоначально сотрудники сомневались:

Юристы — “слишком много лишних полей”

Бухгалтеры — “договоры вручную всё равно быстрее”

Менеджеры — “ещё одна система, только мешать будет”

Через месяц после запуска:

Юристы оценили шаблоны: меньше ошибок, быстрее работа

Бухгалтеры перестали искать акты по чатам

Руководство получило контроль над всеми документами по каждому клиенту

 95% договоров теперь формируются автоматически

 Время согласования сократилось с 3–5 дней до 1

 100% актов закрываются вовремя

 Счета между 1С и Bitrix24 синхронизированы

 Полный документ-оборот — прозрачен и управляем

 Онлайн-подпись ускорила подписание и избавила от бумажной волокиты

Теперь бухгалтерия клиента — не хаотичный поток писем и файлов, а структурированный процесс. Битрикс24 стал не просто CRM, а надёжным цифровым ассистентом юридической и финансовой команды. Мы не просто внедрили систему — мы выстроили устойчивую, управляемую инфраструктуру документооборота.