Автоматизация обработки заказов для производителя детской одежды в Битрикс24

► Автоматизировать обработку поступающих заказов

► Сократить затрачиваемое время и трудозатраты работников

С помощью Битрикс24 мы создали структурированную CRM-базу клиентов с полной историей взаимодействия и заказов, что повысило удобство работы менеджеров и контроль со стороны руководства. 

Автоматизация процессов минимизировала ошибки и сократила время на обработку заказов.

Наш клиент - производитель и оптовый онлайн-продавец детской одежды.

● Рабочие процессы делались вручную — ведение базы клиентов, выставление счетов, отправка документов.

● Список заказов и клиентскую базу вели в административной части сайта.

● Менеджер работал с документами в привычном Excel.

Все это приводило к ошибкам с комплектацией заказов, оформление документов и их отправка покупателю занимала много времени.

Первоначально для автоматизации предполагалось использовать CRM в облачной версии Битрикс24, настроив ее интеграцию с интернет-магазином. На наше счастье в этот момент появилась редакция «Интернет-магазин + CRM», и не пришлось настраивать интеграцию. Стоимость перехода с существующей редакции Бизнес оказалось примерно в 4 раза дешевле, чем годовая стоимость облачной версии, и это не считая затрат на интеграцию. Вся информация о заказах и покупателях, экспортировалась в CRM, при этом на переходный период остались все прежние возможности для обработки заказов в административной части.

Добавили соответствующие этапы заказа: проверка, подтверждение заказа, подтверждение оплаты, комплектация заказа, готовность заказа к отгрузке, передача в транспортную компанию.

Теперь отправка счетов и сообщений покупателю происходит по установленным формам в зависимости от условий: 

− заказ должен быть проверен и подтвержден менеджером.

− реквизиты и форма оплаты зависят от выбранного способа оплаты, суммы заказа и страны покупателя.

При ошибках заполнения полей выводятся соответствующие уведомления, и блокируется перевод заказа в следующий статус.

Для удобства работы менеджера и руководителя настроили сохранение документов по заказам на диск Битрикса в определенной иерархии папок (по годам, по диапазонам номеров заказов, по номерам заказов).

Интегрировали службу доставки «ПЭК», в части автоматического формирования и загрузки через API заявок на доставку заказов. 

Также в CRM разработали специальный документ в формате excel — ведомость по отгрузке заказов в службу доставки, содержащий необходимый набор полей и штрих-код, по требования службы доставки.

В карточку заказа добавили дополнительные пользовательские поля и задали необходимые фильтры в журнале заказов.

► Получили организованную базу клиентов в CRM, где хранится вся необходимая информация и можно быстро найти историю заказа или переписку с клиентом.

► Менеджеру стало удобнее работать с заказами, отслеживать их состояние.

► У руководителя появилась возможность контролировать выполнение всех заказов и выявлять проблемные места.

► Автоматизация обработки заказов в CRM значительно сократила время на сборку и передачу заказов для отправки.

► Исключили ошибки вследствие «человеческого фактора».